O processo de desmaterialização de documentos que estamos vivendo no Brasil é irreversível. A cada dia, novas aplicações com o uso da certificação digital ajudam a gestão de documentos a reduzir o uso do papel e a tornar os ambientes de trabalho mais seguros, ágeis e organizados.
Como toda mudança de cultura, essa não é uma tarefa fácil. Mas na avaliação de especialistas do setor, já entramos no ponto de não-retorno, em que todos enxergam os benefícios do uso da tecnologia. Usuários, empresas e governos comprovam que é mais produtivo e seguro usar documentos eletrônicos em suas rotinas de trabalho. E a tendência é que as aplicações com certificação digital cresçam cada vez mais.
Antes da criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), em 2001, para comprovar a autenticidade de documentos era preciso usar assinaturas à caneta, carimbos, selos, reconhecimento em cartório e outros recursos. O certificado digital padrão ICP trouxe segurança jurídica aos negócios garantindo a confiabilidade da assinatura digital. “A ICP-Brasil deu o alicerce legal para a realização de transações comerciais, como a nota fiscal eletrônica (NF-e) e a assinatura de contratos, entre outros”, avalia Julio Cosentino, diretor de Relações Institucionais da AC Certisign. Assim foi possível, por exemplo, criar um ambiente novo de interação entre a Receita Federal e os contribuintes. Vários projetos dentro do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), passaram a exigir certificado digital. A NF-e é o maior deles. Até o final de agosto de 2011, as empresas brasileiras já tinham emitido 3,15 bilhões de notas eletrônicas modelo A1, o que significa uma economia de papel equivalente a 1,5 milhão de árvores. Isso sem falar nas notas de serviços, como aquelas emitidas pelos hotéis e que são controladas pelo Fisco Municipal. “A não produção de papel gera uma economia substancial de energia e água, além de contribuir para a preservação das matas nativas e refloorestadas“, diz Carlos Susumo Oda, supervisor do SPED na Receita Federal.
As declarações do imposto de renda (IR), tanto de pessoas físicas como jurídicas, já são totalmente eletrônicas. Outro projeto de grande porte em funcionamento, no âmbito da Receita Federal e do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF), é o e-processo, que permite aos contribuintes o acompanhamento de seus processos pela internet. O projeto foi reconhecido internacionalmente com o Prêmio à Inovação na Administração Tributária 2011, concedido pelo Centro Interamericano de Administrações Tributárias (CIAT). Segundo o secretário da Receita Federal, Carlos Alberto Freitas Barreto, até o final de 2012 serão mais de três milhões de processos eletrônicos nos sistemas da Receita, economizando muito papel mas também reduzindo os custos para o contribuinte, que não precisará se deslocar a uma repartição para ter conhecimento do seu processo fiscal. Se a redução do uso de papel é o elemento mais visível nesse processo de desmaterialização ou despapelização, como chamam alguns – proporcionado pela certificação digital, é preciso destacar os outros benefícios da tecnologia. “Nós temos a tendência de pensar só no papel, mas com a certificação digital pode-se eliminar outras variáveis de consumo, como energia elétrica, combustível e armazenamento, que repercute de forma positiva perante a natureza”, observa Francimara Viotti, coordenadora do grupo de trabalho de certificação digital da Federação Brasileira dos Bancos (Febraban) e gerente-executiva da Unidade de Gestão de Segurança do Banco do Brasil. “O que aconteceu com os contratos de câmbio, por exemplo? Antes era preciso pedir para o motoboy ir ao cartório reconhecer firma. Isso significava gasolina, poluição, custos e tempo. Às vezes o processo demorava três dias. Agora, se gastam apenas 40 minutos, contando o tempo para a internet”.
As vantagens do uso da tecnologia estão sendo percebidas pelas empresas, instituições e governos que trabalham na substituição dos documentos e processos em papel pelos processos eletrônicos com certificação digital. “Até o final de 2012, toda a administração pública fará uso da certificação digital”, assegura o coordenador de certificação digital do Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), Gilberto de Oliveira Netto. O coordenador explica que o Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG) e o ComprasNet, que já eram online, ganharam segurança com o uso do certificado digital padrão ICP-Brasil. E outros como o de Administração de Pessoal e de Patrimônio da União já iniciaram este processo. “A certificação nos dá a certeza dos funcionários que estão usando o sistema e acaba com o problema da senha, que é muito frágil”. Netto informou ainda que todos os documentos de Diárias e Passagens da administração pública já são assinados digitalmente, o que significa deixar de imprimir milhares de documentos por dia e ir acabando aos poucos com os galpões de armazenamento de papeis.
O governo do Rio de Janeiro também já começou a implantar projeto que prevê, nos próximos cinco anos, 85% de todos os processos administrativos tramitando digitalmente. “Os processos em papel colocam a informação em risco, pois o arquivamento inadequado gera umidade, mofo, ácaros, além de atrair insetos. E dificulta o acesso à informação.
Antes se gastava até 12 meses para processar a aposentadoria de um servidor. Hoje se gastam 30 minutos, no máximo”, garante o subsecretário de Gestão da Casa Civil do Estado do Rio, Marco Horta.
Além da agilidade e maior controle do fluxo de informações em todo o Estado, o documento digital vai proporcionar economia significativa ao governo, estimada em R$ 127 milhões em 10 anos, somente com papel, além do trabalho de contínuos, motoristas e espaços utilizados por diversos órgãos públicos para guardar processos, inclusive em áreas nobres da cidade. Dados como os do governo do Rio comprovam a importância da desmaterialização de processos para a chamada economia verde ou green economy que será tema da Conferência Mundial sobre Meio Ambiente promovida pela Organização das Nações Unidas, em junho de 2012 no Rio de Janeiro – a Rio + 20.
Há quase 20 anos, quando foi realizada a ECO-92 – também no Rio de Janeiro – um dos temas em debate era o desafio de se aliar tecnologia, sustentabilidade e meio ambiente.
Na avaliação do diretor de Políticas Públicas da Fundação SOS Mata Atlântica, Mario Mantovani, “hoje, quase duas décadas depois, é possível dizer que esse desafio já foi superado. No Brasil, os exemplos são vários e isso mostra o crescimento que o País teve nas últimas duas décadas”, destaca.
Para o consultor especialista em gerenciamento eletrônico de documentos (GED), Stefano Kubiça, usar a tecnologia da certificação digital para substituir os documentos em papel pelos eletrônicos é contribuir para a sustentabilidade ambiental. “Além de usar menos papel, temos a economia de impressão, transporte, digitalização e outros”.
O presidente do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), Renato Martini, também está seguro da importância do tema da desmaterialização de processos que ocorrerá com a economia verde. “Ainda é um tema abstrato, distante dos pensadores e ativistas da questão ambiental, mas nós, como interessados na questão da certificação digital, podemos e devemos provocar essa inserção”.
Mesmo que o fator econômico ainda seja a principal mola propulsora do uso da certificação digital, a tendência, segundo especialistas, é que a percepção da relação direta da sustentabilidade com a economia cresça substancialmente nas empresas. “Cada vez mais elas estão descobrindo o mercado de carbono e já é comum haver verbas disponíveis em multinacionais para projetos ligados à sustentabilidade”, observa o presidente da Unidade de Negócios de Identidade Digital da Serasa Experian, Igor Rocha. Ele diz que a AC Serasa já desenvolveu projetos que foram viabilizados por causa da vertente ecológica da tecnologia da certificação digital. Em alguns casos ainda é difícil quantificar os impactos financeiros, mas as empresas que usam a certificação digital garantem que a economia é grande também com a otimização dos processos.
Muitas delas começaram a usar a ferramenta com as declarações da Receita Federal e a nota fiscal eletrônica (NF-e) a partir de 2007 e hoje já usam para uma série de aplicações, vivendo a fase de transição dos arquivos físicos para os eletrônicos. A desmaterialização na área das empresas de contabilidade, por exemplo, é gigantesca, com o _m da escrituração dos livros de entrada e saída e vários outros documentos.
“Além da economia tangível, com a eliminação de papel, redução de impressão, arquivamento, transporte e manipulação de documentos, temos aquela intangível, de otimização do processo e contribuição ao meio ambiente”, garante o diretor de operações da Sul América, Marco Antunes. A Sul América Saúde foi a primeira empresa do segmento a adotar a tecnologia da certificação digital para a troca de documentos eletrônicos com seus prestadores de serviços, o que representa cerca de 300 mil documentos, ou 18% do volume atual de faturamento. A expectativa da empresa para 2011 é de uma economia de 32 toneladas de papel e redução de 15% em itens como impressão, transporte e armazenamento, em relação a 2010
No setor bancário, pioneiro no uso da certificação digital com o Sistema de Pagamentos Brasileiros (SPB), os ganhos aumentam a cada nova aplicação. “O projeto com certificação digital é uma nova forma de fazer processos, o que nos permite revoluções cotidianas”, diz Francimara Viotti. Uma dessas inovações, segundo Viotti, será o projeto de compensação de cheques por imagem, lançado em maio pela Febraban, que trará ganhos não apenas para os bancos, mas para a sociedade. “Acabando com o roubo de malotes, por exemplo, o novo sistema evitará o uso indevido de cheques para a prática de fraudes, como a lavagem de dinheiro”.
Viotti explica que o Banco do Brasil é o executante que vai receber as mensagens dos bancos, digitalizar todos os cheques, assinar as imagens com certificado padrão ICP-Brasil, de forma a garantir que conferem com o documento digitalizado. Depois o arquivo é transmitido para o banco sacado e vai permitir a compensação mais rapidamente. “Acho que, neste momento, no que diz respeito aos bancos, esse é o grande resultado para a sociedade brasileira. Estamos falando de mais de 100 milhões de cheques emitidos por mês e não será mais necessário esperar o malote chegar, pois o banco poderá conferir a assinatura e o valor pela imagem transmitida”, explica.
O gerente nacional de certificação digital da Caixa Econômica Federal (CEF), Wander Blanco Nunes, também destaca a forte redução nos gastos com malotes a partir da implantação do processo de captura descentralizada de imagens dos cheques nas agências. “A mesma infraestrutura de captura será utilizada na desmaterialização de documentos em outros processos e a economia será ainda maior”.
Nunes observa ainda que, com os desdobramentos do processo de troca eletrônica de cheques, também conhecida como truncagem, o sistema financeiro deixará de ter mais de mil roteiros terrestres, evitando de percorrer cerca de 37 milhões de quilômetros por ano. “Isso se traduz em 15 mil toneladas de CO2 que deixam de ser liberadas na atmosfera, economizando R$ 100 milhões. Sem contar os prejuízos com roubo de malotes, que deve propiciar uma economia de R$ 283 milhões aos bancos”.
A CEF também estuda a adoção de novos serviços com certificação digital, como a troca de documentos entre a CEF e o Correspondente Imobiliário, que é um parceiro. Também pretende colocar à disposição dos clientes o acesso ao Internet Banking Caixa (IBC) com certificado digital, permitindo limites diferenciados para transações pela internet.
Diversas empresas que adotaram a desmaterialização de documentos e processos com a certificação digital asseguram que os resultados são compensadores. A Tefefônica, de São Paulo, anunciou que vai eliminar o consumo de 2,3 milhões de folhas de papel por ano, economizando R$ 400 mil anuais com o uso da tecnologia digital. “Os investimentos em tecnologia da informação geralmente se pagam em seis meses. Embora seja difícil quantificar os impactos financeiros, as empresas hoje não pensam mais em quanto custa ter um certificado digital, mas sim em quanto custa não ter ”, afirma Julio Cosentino, da AC Certisign.
Apenas com a adoção da nota fiscal eletrônica (NF-e), empresas como a Souza Cruz, Coca-Cola e outras presentes no Brasil tiveram economia considerável. A Porto Seguro, que atua no ramo de seguros, informa que somente com gastos em cartório para reconhecimento de firmas, economiza R$ 15 mil por mês. A certificação digital permitiu que contratos sejam fechados à distância provando que a tecnologia da informação está à serviço da economia e do meio ambiente.
A desmaterialização de processos na Justiça brasileira merece capítulo à parte pela contribuição que vem dando ao meio ambiente, à economia, à saúde de servidores, e, sobretudo, à quebra do paradigma de morosidade do judiciário nacional.
O processo de virtualização da Justiça teve início com a Lei 11.419, de 2006, que criou o processo eletrônico e iniciou uma reengenharia para um novo judiciário comprometido com a tecnologia.
“No momento em que o Poder Judiciário se somou na construção da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil, efetivamente, se transformou em um sistema nacional de certificação digital”, disse o presidente do ITI, Renato Martini, durante solenidade comemorativa aos 10 anos da ICP-Brasil.
O Supremo Tribunal Federal (STF) oficializou o e-STF em 21 de junho de 2007. Menos de 24 horas após o lançamento do sistema, o primeiro Recurso Extraordinário já havia sido julgado eletronicamente, em decisão do ministro Sepúlveda Pertence, já aposentado, proferida na tarde do dia 22, em um recurso interposto pela empresa de informática Digiarte contra a União.
A partir de então, a Corte Suprema vem adotando medidas para ampliar o uso do processo eletrônico com certificação digital padrão ICPBrasil.
O Superior Tribunal de Justiça (STJ) partiu para uma meta ousada no final de 2008: digitalizar todos os processos que estavam no tribunal. Atualmente, quase 90% dos 290 mil processos em tramitação são eletrônicos. Enquanto o processo físico leva aproximadamente cem dias para ser distribuído, o processo eletrônico chega ao gabinete do relator em apenas seis dias. A celeridade ocorre porque são eliminadas as chamadas fases mortas do processo, como transporte, armazenamento, carimbos e outros. “Percebo uma melhora muito grande, não só em termos de celeridade, mas de segurança, de um melhor controle dos processos dentro do gabinete”, avalia o ministro do STJ, Luis Felipe Salomão.
O mais recente Relatório Justiça em Números, divulgado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) no final de agosto, revela que a Justiça Federal segue investindo na implantação do processo virtual, com índices que variam de 43% a 82%. O Tribunal Regional Federal da Primeira Região (TRF1), por exemplo, registrou 64% de virtualização de casos novos na primeira instância
Para se ter uma ideia da complexidade da virtualização dos processos judiciais brasileiros, o Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (TJRJ) é um bom exemplo. Atualmente, há sete milhões de processos em curso para uma população total de 15 milhões de habitantes. “Só o que tem dentro do Tribunal equivale a 403 mil toneladas de papel ou quase 15 mil hectares de florestas. Com o aumento da demanda é preciso expandir cada vez mais o espaço físico dos fóruns, gerando um custo ecológico elevado”, observa Fábio Ribeiro Porto, juiz auxiliar da Presidência do TJRJ.
Uma área em que a Justiça já conseguiu resolver os problemas foi na divulgação de atos oficiais. Com a implantação do Diário da Justiça eletrônico, a edição em papel foi reduzida de 50 mil para cerca de oito a dez mil exemplares diários, economizando o equivalente a 100 toneladas de papel por mês, de acordo com o coordenador da área de editoração da Imprensa Nacional, Alexandre Miranda Machado.
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