Atualmente, assinar um documento já não precisa ser uma tarefa física. Com a ajuda da tecnologia, é possível garantir que documentos digitais tenham validade jurídica. Mas você sabe a diferença entre assinatura eletrônica, assinatura digital, certificado digital e assinatura digitalizada?
Apesar de parecerem sinônimos, o funcionamento e a aplicação destes termos variam. Por isso, é essencial conhecer quando usar cada um e como eles podem ser úteis no cotidiano.
Para não ter mais dúvidas, veja as diferenças entre assinatura eletrônica, digital, certificado digital e assinatura digitalizada!
Assinatura eletrônica é um método de assinatura de documentos em formato digital, que tem a mesma validade de uma assinatura física. Ela é utilizada para acessar, acordar, compartilhar e aprovar informações em meio digital.
No Brasil, a assinatura eletrônica é regulamentada desde 2001 pela Medida Provisória 2.200-2. Esta legislação permite assinar documentos eletrônicos sem Certificado digital ICP-Brasil com validade jurídica desde que cumpridos os seguintes requisitos:
Para garantia da integridade do documento e autoria das assinaturas um certificado digital ICP-Brasil da Plataforma de assinatura eletrônica de documentos é aplicado no documento no início do processo de assinaturas e também a cada assinatura para identificar a manutenção da integridade e inserir dados do autor da assinatura.
No caso do aceite entre as partes, é necessário evidências que comprovem que ambas as partes estão de acordo com o processo. A evidência pode ser a captura do aceite pela própria plataforma ou uma cláusula no contrato a ser assinado especificando que as partes estão cientes que o contrato será assinado por assinatura eletrônica, um e-mail, mensagens de SMS ou de Whats app, ou até mesmo um áudio. O importante é que prove que as partes estavam cientes que assinariam o documento com assinatura eletrônica.
Geralmente, é necessário também que as partes preencham no documento informações como data, local, nome do responsável pela assinatura. Informações que, posteriormente, servirão como prova de que a pessoa estava ciente de assinar o documento eletronicamente.
O documento com a assinatura digital tem a mesma validade de um documento com assinatura física,
Como ela tem validade ampla, a assinatura eletrônica pode ser usada para assinar a maioria dos documentos em ambiente digital. Contratos B2B ou B2C, acordos, matrículas, termos de aceite podem ser assinados com esse tipo de processo. É importante contar com uma empresa que ofereça um serviço seguro e rápido, para garantir que o processo aconteça da maneira adequada.
Como essa assinatura exige um custo menor, maior agilidade e possibilidade de assinatura de contratos de qualquer lugar e a qualquer hora, sem a necessidade de tokens e aplicativos baixados em computador, está sendo amplamente usada. Gostaria de conhecer a solução ArqSign e agilizar seus processos? Clique aqui.
A assinatura digital ocorre de forma totalmente ligada à tecnologia através de um certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
A assinatura digital é regulada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Nessa modalidade, há um vínculo ao ICP-Brasil, que fica responsável pela emissão do certificado digital utilizado para a realização da assinatura digital. Por conta disso, ela tem a validade jurídica assegurada pela legislação brasileira.
Para que você possa usar a assinatura digital, é necessário adquirir um certificado digital, emitido por uma instituição autorizada. Esse elemento tem validade de 1 a 3 anos e pode
ser instalado em um só dispositivo ou ser do tipo token. Basicamente, ele tem uma chave criptográfica única, que ajuda a identificar quem realiza certas operações.
A solicitação tem início com o pedido feito de maneira presencial ou por vídeo conferência em uma Autoridade de Registro (AR) da Autoridade Certificadora escolhida. Por lá, você validará os dados que foram preenchidos na solicitação, o que garante a segurança.
Para que isso seja possível, é necessário levar os documentos obrigatórios, além de passar pelo processo de cadastramento biométrico. Isso envolve a coleta de biografia facial por meio de foto e das digitais. A chamada validação presencial ou por vídeo conferência garante a idoneidade das informações apresentadas.
A aquisição de um certificado digital também é feita na Autoridade Certificadora, que emite um e-CNPJ ou e-CPF. Ele serve para garantir a origem de assinatura do documento, com base nessas informações previamente validadas e com o uso de uma “chave”.
A partir da realização desse processo, é possível assinar os documentos eletrônicos por meio da apresentação dessa chave.
Como a camada de criptografia é extremamente protegida, não há espaço para questionamentos. Isso a torna, em todos os casos, juridicamente válida perante a legislação brasileira.
Uma vez que o documento seja assinado digitalmente, não há margem para dúvidas sobre quem é o autor dessa ação. Isso torna quase impossível que alguém entre com o recurso e afirme não ser o responsável pela assinatura.
Afinal, o processo de validação do ICP-Brasil exige seguir toda a burocracia quanto aos dados. Além disso, o autor do token (ou “chave”) é responsável por ser o único a ter acesso a ele, e o certificado digital garante autenticidade, integridade e validade jurídica.
Além do mais, vale ressaltar esse trecho do Instituto Nacional de Tecnologia e Informação:
“O documento assinado digitalmente possui presunção de autenticidade, ou seja, de que os arquivos eletrônicos foram subscritos e encaminhados pela pessoa física ou jurídica detentora daquele certificado digital; presunção de integridade, entendida no sentido de que o documento encaminhado pelo remetente é exatamente o mesmo recebido pelo destinatário, de modo que não sofreu qualquer alteração no iter compreendido entre o emissor e o receptor. Caso tenha havido alguma mudança, por menor que seja (um simples espaço, por exemplo, no final de uma frase), a assinatura restará inválida.”
A assinatura digital serve para assinar qualquer tipo de documento nesse ambiente. No entanto, ela é mais utilizada quando é especificamente exigida, por se tratar de um processo complexo, de custo elevado e que demanda muito tempo.
Normalmente, é adotada em casos de comunicação com o governo, como com a Receita Federal ou com a Secretaria de Fazenda para emitir notas fiscais eletrônicas, ou documentos de alto risco e longo prazo, tais como procurações e apólices.
O certificado digital ICP-Brasil é um documento virtual que permite a identificação segura de uma pessoa ou empresa em transações e mensagens eletrônicas. Ele é gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora (AC) confiável, que deve ser uma entidade do governo.
O certificado digital ICP-Brasil tem validade jurídica por causa da legislação específica que o regulamenta, da sua estruturação e da sua segurança:
A assinatura digital ICP-Brasil tem o mesmo valor legal que uma assinatura em papel. As chaves públicas e privadas garantem a autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos.
O certificado digital ICP-Brasil é um documento eletrônico que serve para identificar o autor de uma mensagem ou transação realizada online. Ele é usado para assinar digitalmente documentos, validando transações eletrônicas e garantindo a validade jurídica de documentos.
O certificado digital ICP-Brasil é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), que deve ser uma entidade do governo com classificação de segurança. Para emitir o certificado, são verificados os dados pessoais do solicitante, de acordo com a Política de Segurança das Autoridades Certificadoras.
O certificado digital ICP-Brasil é usado em diversas áreas, como a assinatura de contratos e a declaração de impostos. Ele é um instrumento confiável para garantir a autenticidade e sigilo das informações, desburocratizando processos.
A assinatura digitalizada é meramente uma versão escaneada de um documento. Não passa de uma cópia digital de um documento físico, portanto não tem nenhuma validade jurídica.
Sendo assim, não é possível atestar a autenticidade da assinatura e nem confirmar onde ou como o documento foi assinado. Se um negócio utilizar essa modalidade, pode se ver em apuros com contratos que, na verdade, não têm peso jurídico.
Porém, a digitalização de documentos em outros casos é muito útil. Ela permite organizar melhor o arquivo, favorece a produtividade e até a segurança.
Além de liberar espaço físico da empresa, comprovadamente reduz custos na busca por documentos, já que todos podem ser organizados em uma plataforma on-line e de fácil acesso.
Portanto, ter uma assinatura eletrônica ou digital é essencial para a segurança.
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