Santa Casa Saúde de São José dos Campos
- Indústria: Saúde
- Soluções: ArqGED
O Problema
Santa Casa Saúde de São José dos Campos ganha em organização, rapidez e qualidade nos processos com a gestão documental realizada pela Arquivar.
A Arquivar, por meio da sua unidade em São José dos Campos, tem feito um importante trabalho junto a uma instituição de grande importância para toda a região. A Santa Casa de São José dos Campos, com mais de um século de existência, prima por um atendimento igualitário para todos, oferecendo um serviço de Excelência Médica em todas as especialidades.
O objetivo de se tornar uma referência em assistência à saúde levou a instituição a permanecer, pelo segundo biênio seguido, como ‘Acreditação Hospitalar Nível 3’, certificado de qualidade da ONA (Organização Nacional de Acreditação) que é direcionada aos hospitais que se destacam em estrutura, organização, capacitação e qualidade de atendimento.
Abordagem Arquivar
Para auxiliar a Santa Casa Saúde a gerir de maneira inteligente e estratégica todos esses documentos, a Arquivar realizou o projeto, fez o levantamento de dados, análises e elaborou assim um modelo de Gestão de Documentos e Informação.
Foram feitos também treinamentos no uso do software GED e na execução do processo de digitalização. De acordo com a supervisora Aline Castro, “desde o início a Arquivar se apresentou de forma muito atenciosa, possibilitando todo o treinamento necessário e orientações para a melhor gestão de nossos processos”.
Desafios
Com tamanha responsabilidade, gerir toda a documentação gerada pelos seus diversos setores e pelas variadas atividades seria extremamente complexo. Foi então que a Arquivar, iniciou um trabalho em conjunto com a Santa Casa para otimizar esses processos e garantir mais agilidade e segurança na manutenção de arquivos e informações.
A Associação Santa Casa Saúde, operadora de saúde que tem como missão gerar recursos para a Santa Casa de São José dos Campos, maior rede médica e hospitalar da região, possui grande volume de arquivos e informações de milhares de pessoas e empresas, por meio da realização de planos individuais, familiares, empresariais, dentre outros. São geradas carteirinhas, fichas de adesão, minutas contratuais, e tudo isso precisa estar muito bem organizado e existente também em meio digital.
Soluções propostas
São utilizados atualmente oito scanners locados junto à Arquivar de São José dos Campos para realizar a digitalização de todo esse volume de arquivos e documentos gerados diariamente.
As imagens são então indexadas da forma como foi definida no projeto e enviadas para o GED, facilitando assim a gestão e as buscas. Através do software é possível fazer consultas e gerar relatórios, tudo via web, simplificando os processos e garantindo assim um controle mais assertivo e mais segurança de todas as informações em circulação.
Hoje disponibilizamos para a Santa Casa:
- 16 scanners distribuídos pelos departamentos da Operadora;
- 6 scanners na unidade de Taubaté;
- 2 scanners no Hospital.
Resultados positivos
Com todo esse projeto em prática, a Santa Casa Saúde está com maior “rapidez na geração da informação. Hoje nossos atendentes têm de forma rápida as minutas contratuais e todas as possíveis alterações ocorridas nos contratos, organização dos documentos e a possibilidade de liberação de espaço não sendo necessário um setor específico de arquivo”, garante Aline.
Em relação aos produtos oferecidos pela Arquivar e pela prestação de serviços dos envolvidos na unidade de São José dos Campos, Aline colocou como diferenciais a “disponibilidade da equipe para nos orientar de forma rápida, um excelente sistema de busca e a proposta da guarda documental liberando assim espaço para crescimento da empresa”.