Potenza Engenharia
- Indústria: Engenharia
- Soluções: ArqGED
O Problema
Uma grande organização gera um número cada vez mais elevado de documentos e amplia a necessidade de controlar e gerir profissionalmente seus arquivos. Com a Potenza isso não foi diferente. Com empresas em franco crescimento e preocupados em otimizar os processos documentais, os gestores foram ao mercado em busca de soluções para essa demanda e chegaram até a Arquivar.
O objetivo inicial era melhorar o gerenciamento dos documentos da empresa e facilitar a consulta e a busca dos mesmos. Após reuniões iniciais para apresentação das soluções da Arquivar por meio da unidade de São José dos Campos, ficou definida a contratação de uma consultoria para implantação da metodologia GEDIC (Gestão Estratégica de Documentos, Informações e Conhecimento Corporativo).
Abordagem Arquivar
Com a elaboração do Projeto GEDIC e a criação do Centro de Documentação da Potenza, que ganhou um espaço exclusivo na nova sede da empresa e se tornou um orgulho dos proprietários, foi proposto também o treinamento da mão de obra da própria Potenza para execução da organização e manutenção do Cedoc, implantação do software GED da Arquivar e realização de Auditoria.
Desafios
Inicialmente não existia uma pessoa responsável pelo acervo, cada departamento era responsável pela sua documentação.
A partir de 2015, com o fechamento do contrato com a Arquivar São José dos Campos e a realização de todos os estudos necessários, a gestão documental foi pouco a pouco sendo padronizada.
Um bibliotecário contratado pela Potenza acompanhou o projeto desde o início, o que facilitou ainda mais a aplicação das novas medidas dentro da empresa.
Soluções propostas
O processo envolveu a padronização do tratamento e da nomenclatura dos documentos. A implantação e configuração do software GED da Arquivar também teve papel importante na garantia de segurança e rastreabilidade dos arquivos.
Por fim, foi fundamental o treinamento e capacitação dos colaboradores no entendimento do Projeto GEDIC, no uso do software GED e no cadastramento dos documentos dentro do sistema. Inicialmente foram trabalhadas cerca de 950 caixas box dentro do acervo.
Atualmente o Cedoc conta com aproximadamente 1.900 caixas e quase 20 mil documentos cadastrados.
Durante cerca de um ano foi realizada auditoria mensal dos trabalhos que estavam sendo executados. Com grande parte dos serviços em andamento com sucesso, recentemente foi concluída também a migração para o software ArqGED. Em 2017 foi iniciado um importante trabalho de digitalização dos documentos com disponibilização para os usuários internos por meio do ArqGED.
Reconhecimentos
Fruto do sucesso desse projeto, a Potenza recebeu em setembro de 2017 a visita da Sra. Ana Célia Navarro de Andrade, presidente da ARQ-SP – Associação dos Arquivistas de São Paulo.
E após conferir de perto o trabalho no Cedoc da empresa, ela emitiu um Certificado de Conformidade com as normas e padrões da Associação, que comprovam a qualidade dos serviços feitos em conjunto pela Arquivar São José dos Campos e os colaboradores da Potenza.