A diminuição da ocupação de espaço físico, a otimização na busca por informações, a definição de fluxos e de rotinas operacionais documentais, sem falar na economia e controle geral de arquivos e informações com maior precisão. Estes são somente alguns das dezenas de benefícios da aplicação correta da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) em uma empresa.
Em órgãos públicos, a TTD é uma ferramenta comum, pois são instituições que geram um grande volume de documentos. É um recurso que define o prazo de existência de um documento em guarda e o que a empresa deverá fazer com ele após o término deste prazo.
Uma TTD deve “seguir” normas definidas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, criado em 1994 e vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. Vamos, então, conhecer mais sobre a TTD!
No setor de RH, a Tabela de Temporalidade identifica, de forma separada, cada documento que integra a ficha pessoal do profissional. Ela destaca informações a respeito do ciclo de vida, período de guarda, frequência de utilização até a destinação final.
A TTD pode receber informações adicionais conforme as características de cada negócio.
Em resumo, a Tabela de Temporalidade Documental determina:
Para concluir essa primeira parte, vamos dizer como o Glossário de Termos Arquivísticos define a TTD: “instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos”
A Tabela de Temporalidade Documental deve ser vista como um documento e normativa institucional, principalmente em empresas com grande volume de documentos físicos.
Processos de gestão de documentos que não estejam orientados por uma TTD passam por constantes renovações de fluxos de gerenciamento, pois a geração e volume de documentos é exponencial em qualquer segmento de empresa.
Enfim, a TTD é viável para todas as empresas, de qualquer ramo, que gerem uma quantidade elevada de documentos físicos, principalmente instituições públicas.
Para algumas empresas, sejam de pequeno, médio ou grande porte, a temporalidade de permanência de documentos em arquivo pode variar dependendo da área relacionada. As áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal são aquelas que demandam um tempo maior de manutenção de documentos.
A classificação básica dos documentos, conforme a arquivologia, é dada de acordo com a destinação adequada. Assim, temos:
Na TTD, veremos outras classificações para os documentos, relacionadas ao ciclo de vida e à frequência de uso, que não deixam de se relacionar com a classificação dos técnicos dos Arquivo Nacional (setoriais, centrais e intermediários).
Cada organização deve estabelecer a sua comissão para o gerenciamento de documentos e institucionalizá-la. Contando com membros de todos os setores envolvidos nos processos diretamente ligados à geração dos documentos.
E, para maior efetividade, esta comissão deve responsabilizar-se por ações e procedimentos referentes a esta gestão de documentos. Ações e procedimentos que podem ser de simples análises e avaliações até a elaboração de projetos que facilitem esta gestão, como a implementação de softwares que tornem mais eficientes e produtivos o controle destes documentos que seguirão a sua temporalidade de existência dentro de uma TTD.
Vamos mostrar um exemplo de Tabela de Temporalidade Documental com os seus elementos básicos. Deve-se, a princípio, definir qual será o item-documento que será analisado, como atestado de saúde ocupacional, cartão de ponto, livro de inspeção do trabalho, contrato de prestação de serviço, holerite. Depois, é preciso considerar os critérios de avaliação listados abaixo.
Essa coluna avalia a fase do documento, considerando o trajeto que começa na produção e termina na destinação final. O ciclo de vida divide os documentos em três idades:
Há três divisões que explicamos abaixo.
Os documentos dessa categoria são consultados eventualmente. Eles são originados dos arquivos correntes. A documentação espera o encerramento de seu prazo de precaução para que seja eliminada ou direcionada para o arquivo permanente e ainda apresenta valor primário.
Esses documentos apresentam valor secundário e devem ser armazenados de forma permanente. Isso significa que não podem ser descartados em hipótese nenhuma por causa do valor probatório e/ou informativo para a sociedade e o governo.
Os documentos cuja frequência de uso é alta correspondem àqueles que estão tramitando ou que são consultados frequentemente por causa da importância fiscal, administrativa ou jurídica. É o caso do cartão de ponto, que contém informações relevantes para fundamentar a composição da remuneração dos funcionários.
Essas são as últimas colunas da Tabela de Temporalidade Documental. O prazo de guarda do documento que integra a ficha pessoal do profissional é estabelecido de forma legal, mas a lei pode passar por mudanças com o passar do tempo.
Para determinar o período de armazenamento de documentos correntes e intermediários, é necessário considerar as leis relacionadas e as necessidades da administração. Em relação ao destino, ela é determinada pelo prazo de guarda.
Entre as formas de destinação, estão a eliminação, a digitalização de documentos, o arquivo inativo e o armazenamento em microfilme.
Novo decreto
Além de se atentarem para o prazo de vigência, os responsáveis pela manutenção da TTD têm que atualizar as informações constantemente. Para essa atualização, eles precisam considerar a data de inserção de cada documento na Tabela de Temporalidade Documental e a situação do profissional.
O gestor deve classificar os documentos conforme a hierarquia de importância e o tipo. É preciso, ainda, determinar o período de guarda desses documentos, incluindo a data da etapa em que foi aprovada as contas até a data em que o encargo foi quitado.
É importante saber que a documentação cuja guarda é permanente precisam ser recolhidos e armazenados por uma organização pública especializada em arquivamento. Existem empresas privadas que também realizam esse trabalho por meio de orientação pública.
Para deixar a tabela mais completa, vale a pena destinar um espaço para registrar observações e dados extras, bem como justificativas — tudo relacionado ao documento, pois contribui para tornar mais fácil a destinação.
O tempo de arquivamento, conforme determina a lei, não vai além de cinco anos. Essa medida evita o acúmulo de papel e de espaço por um tempo longo demais. Esse prazo se refere, na maioria das vezes, apenas à fase corrente, ou seja, aquela em que o documento ainda vigora.
A finalidade do gerenciamento de documentos é o controle da produção documental e a racionalização do seu fluxo, com o uso de técnicas e tecnologias mais desenvolvidas. Como resultado, os serviços de arquivo são melhorados e as decisões de natureza político-administrativa ficam mais eficazes.
Vejamos alguns exemplos de prazo de documentos conforme o assunto, considerando o ciclo de vida e a destinação final:
Na Tabela de Temporalidade, o gestor pode fazer previsões e assim impedir prejuízos e erros na guarda da documentação, pois a ferramenta possibilita a análise de critérios e o monitoramento das etapas de armazenamento, com organização, segurança e praticidade.
Muitos benefícios ficam assegurados para a empresa, como:
O gerenciamento de documentos está diretamente relacionado à Tabela de Temporalidade Documental. Para otimizar o processo de guarda e destino de determinados arquivos, recomenda-se o uso de tecnologias mais avançadas. Estamos falando de um bom software especializado na gestão e digitalização de documentos. Hoje, você pode encontrar plataformas online com soluções completas.
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