Como as Instituições de Ensino podem otimizar processos com a Gestão de Documentos

Veja como a gestão de documentos pode lhe ajudar

Você já parou para pensar nas oportunidades que a crise pode oferecer para sua empresa? Sabemos que este cenário gera insegurança e pode parecer difícil enxergar uma saída. Por isso, hoje trouxemos esse tema e vamos mostrar como a gestão de documentos é um caminho para driblar as dificuldades e preparar seu negócio para tempos melhores.

Quando o cinto aperta, a primeira alternativa que vem à mente é a redução de custos. E de fato é uma opção segura. O ponto é: como reduzir custos e manter a qualidade? Ou até mesmo ampliá-la? Ainda que o contexto seja de instabilidade, é preciso enxergar como uma oportunidade de crescimento interno. Isso mesmo! É hora de reavaliar questões internas, rever estratégias, melhorar processos e inovar.

Muitos clientes Arquivar estão seguindo por essa linha. Estão aproveitando o momento para “arrumar a casa” e se preparar para o reaquecimento da Economia. E você, está preparado para quando a crise acabar?

As soluções de gestão de documentos são capazes de alavancar negócios, otimizar rotinas de trabalho, automatizar processos e principalmente: reduzir custos e aumentar a produtividade. Entenda como isso é possível.

Redução de custos inteligente

Cortar custos sem analisar, ponderar e ver realmente o resultado pode ser bem perigoso e trazer o efeito contrário. A gestão de documentos é considerada uma estratégia inteligente, pois gera economia em diversos âmbitos. Olhe só:

  • Redução do uso de papel – pois os dados podem ser acessados virtualmente, sem necessidade de impressão ou cópias físicas.
  • Grande diminuição de gastos com cópias, impressões, transporte, perdas, extravio e deterioração de documentos – pelo mesmo motivo acima e também pela possibilidade de acesso remoto.
  • Liberação de espaço físico – para entender melhor, pense em quanto custa cada m2 da sua empresa e o que você pode fazer nesses espaços que estão ocupados com pilhas de documentos.

Já abordamos o tema economia de recursos financeiros em alguns posts. Leia mais.

Aumento de produtividade

Ao digitalizar seus arquivos e automatizar o acesso aos dados e informações de sua empresa, a consequência mais visível é a diminuição do tempo gasto nas atividades que exigem uso de documentos. Com a facilidade de localização, manutenção e uso mesmo de arquivos é possível investir o tempo dos funcionários em questões mais estratégicas, ou até mesmo deslocar alguns colaboradores para outras funções importantes dentro do negócio.

Para você compreender melhor a relação entre a gestão documental e o crescimento da produtividade, recomendamos estes posts:

Workflow para aumentar a produtividade e alavancar resultados
Produtividade é a a base para o crescimento do Brasil 

Nossa expectativa é que você mantenha o otimismo e acredite em seu negócio. Aproveite esse momento para se preparar e estar mais forte ainda, quando o mercado prosperar novamente. E conte com a Arquivar para tornar sua empresa mais produtiva e estratégica!

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