Com o passar dos anos, começou-se a perceber um grande acúmulo de papéis em grandes centros. E essa quantidade vem aumentando a cada dia. Para cuidar da organização e segurança destes documentos, iniciaram-se os estudos em relação ao GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Essa é uma tecnologia que já está mudando o mundo empresarial.
O GED é a soma de todas as tecnologias e produtos que visam o gerenciamento de informações de forma eletrônica. Ela fecha o ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento. É a tecnologia que torna o eBusiness uma realidade, pois alicerça todas as informações referentes a qualquer etapa de qualquer processo de negócio. Para controlar esse “mundo de informações digitais”, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança.
Para exemplificar, o uso de um software GED (Gestão Eletrônica de Documentos), permite a localização de informações via web apenas com a busca por palavras-chave. Para isto, por exemplo, utiliza-se o recurso de leitura ótica de caracteres para identificação de documentos. Um sistema GED possibilita ainda, assinar digitalmente, classificar cada documento e organizá-los seguindo fluxos pré-definidos por gestores.
Com a documentação devidamente digitalizada e indexada dentro do software GED, você passa a ter totais garantias de controle dos mesmos. Isso acontece com as permissões de acesso e o monitoramento das movimentações realizadas.
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