Neste segundo artigo dedicado ao workflow, iremos abordar com algum detalhe a questão do desenho de um processo de negócio num WfMS. No artigo anterior apresentamos o conceito de workflow. Vimos que o sistemas de gestão de workflows implicam a automação de procedimentos onde documentos, informações ou tarefas são passadas entre participantes de acordo com um conjunto predefinido de regras para atingir, ou facilitar, um objetivo de negócio, normalmente no contexto de uma estrutura organizacional, definindo papéis funcionais e relacionamentos.
Isto quer dizer que ao adaptarmos um WfMS passamos a automatizar procedimentos, os quais envolvem documentos/informação, para os quais devem existir participantes (pessoas e máquinas) que, de acordo com um conjunto de regras a inserir no sistema, desempenham tarefas que visam contribuir para a atividade geral da organização, ou seja, contribuem para o seu objectivo de negócio (note-se que o objectivo de negócio não tem de ser necessariamente comercial). Tudo se passa naturalmente num contexto de uma estrutura organizacional (a estrutura da entidade em questão), na qual os diferentes colaboradores desempenham diferentes papeis (administração, quadros técnicos, pessoal administrativo, etc).
O papel central das actividades ou tarefas (enfim, o “nosso” trabalho): Porque as actividades (juntamente com participantes e regras) são parte essencial aos processos, necessitam ser devidamente descritas. A descrição das actividades é feita recorrendo normalmente aos chamados diagramas de actividades: – Os diagramas de actividades capturam acções e os seus resultados – Descrevem como as actividades são coordenadas – Usados para mostrar como uma operação pode ser implementada – Servem para modelar dependências essenciais entre sub-tarefas de uma tarefa
Os diagramas de actividades permitem: – Especificar a ordem das actividades – Especificar regras associadas com a sequência de actividades – Capturar actividades sequenciais e paralelas
Uma actividade ou tarefa é semelhante a um estado e corresponde a uma unidade de trabalho. O sistema de workflow é responsável por atribuir tarefas que precisam ser realizadas para as pessoas necessárias para executá-las.
As tarefas são atribuídas geralmente a papéis organizacionais – Geralmente designado como papel de workflow – Em tempo de execução, é necessário converter um “papel de workflow” num colaborador / funcionário
Estratégias de alocação de tarefas
1) “estática” – Nomear as pessoas responsáveis por executar as tarefas na definição do processo. – Só existe uma única pessoa capaz de executar cada tipo de tarefa.
2) “dinâmica” – balanceamento automático baseado em regras. – balanceamento definido pelo predecessor da tarefa final.
3) “oferta do sistema” – As tarefas prontas são oferecidas a um conjunto de pessoas capazes de executá-las. – A tarefa é atribuída a primeira pessoa que aceitá-la. O estado de um processo progride à medida que as diferentes tarefas vão sendo completadas, havendo uma transição entre cada tarefa.
Nota técnica acerca dos diagramas de actividade e a UML: A linguagem para a representação da modelação de sistemas e processos encontra-se actualmente padronizada na UML (Unified Modelling Language) . A UML é uma linguagem de modelação não proprietária de terceira geração. A UML é um método aberto usado para especificar, visualizar, construir e documentar os artefactos de um sistema. Basicamente, a UML permite que os analistas visualizem os produtos do seu trabalho em diagramas padronizados. Juntamente com uma notação gráfica, a UML também especifica significados, isto é, semântica. É uma notação independente de processos ou metodologias.
Levantamento, optimização e concepção de processos Processo (no latim procedere é verbo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere)). É conjunto sequencial e peculiar de ações que objetivam atingir uma meta. É usado para criar, inventar, projectar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas.
No presente contexto, processo é a sequência de passos, tarefas e actividades que convertem entradas de “fornecedores” numa saída. Exemplos de processos tradicionais incluem a formação, preparação, tratamento ou melhoria de materiais em suas características físicas ou químicas, resultando na sua transformação. De modo análogo, um processo pode consistir na criação, tratamento ou alteração de documentos / informação resultando na sua transformação e consequente andamento / progresso das actividades de uma organização.
O Levantamento de Processos de Negócio consiste na identificação das tarefas necessárias e relacionadas entre si de forma a completar um processo de negócio. Um processo de negócio é constituído por um conjunto de actividades estruturadas, mensuráveis e destinadas a produzir um resultado para a organização.
Planeamento – Modelação da estrutura organizacional – Modelação da ordem dos processos – Determinação dos relacionamentos (transições) – Determinação das actividades com recursos, dados e funções operacionais (papéis funcionais) – Utiliza-se linguagem de texto formal ou linguagem visual.
Um workflow funciona com base em: – Regras de Negócio: Regras que coordenam o fluxo de tarefas no sistema – Uma Estrutura Organizacional: Relacionamento entre as pessoas, cargos e as entidades departamentais – Objectos de Informação: Actividades, documentos e pessoas.
Caracterização dos Workflows: – Ad hoc – envolve coordenação humana, colaboração e co-decisão. Estes workflows aparecem muitas vezes em processos de escritórios tal como em propostas de vendas. – Colaborativos – Coordenação de processos colaborativos. Exemplos incluem a criação de documentos técnicos e desenvolvimento de software – Administrativos – envolvem processos repetitivos e previsíveis, com regras de coordenação simples, tal como o encaminhamento de relatórios de despesas ou processos de autorização de viagens – Produção – processos de negócio repetitivos e previsíveis, tal como pedidos de empréstimos bancários e processamento de acidentes por parte das seguradoras
O desenho de processos: -A representação abstracta de um processo de negócio de forma a suportar uma modelação. -É composta por tarefas ou actividades, seus relacionamentos, os participantes, dados e aplicações de informática
Inclui:
– Um conjunto de tarefas, (Um processo pode ser composto em diversas tarefas; As tarefas podem ser organizadas em caminhos simples (sequenciais) ou complexas (paralelas e condicionais)) – Governadas por um conjunto de regras de negócio (Algumas decisões de encaminhamento podem ser tomadas automaticamente pelo sistema) – Realizadas por intervenientes humanos e/ou realizadas por computador – Transições, e – Regras
Representação Gráfica de um Workflow – Um exemplo de um (sub)processo, neste caso a 1ª fase relativa a uma candidatura de um projecto a um determinado programa de financiamento. Neste exemplo, a 1ª fase representa um (sub)processo no processo global de candidaturas.
Suporte dos Sistemas de Informação: – Objectivo principal: suportar os processos de negócio – Componente pilar da Arquitectura Empresarial
Tendo em conta: – Garantia e controlo de qualidade dos SI – Balanceamento entre inovação TI e exigências negócio – Complexidade e interfaces entre Sistemas de Informação (SI) – Custos de desenvolvimento e manutenção, portabilidade – Promover o alinhamento entre Negócio, Sistemas de Informação e Tecnologias de Informação!
Necessidade de uma arquitetura a 3 níveis: – Arquitetura Informacional: Representação e identificação dos principais tipos de dados que suportam o desenvolvimento do negócio da organização – Arquitetura Aplicacional: Organização Funcional das aplicações necessárias à gestão dos dados e suportar o negócio da organização – Arquitetura Tecnológica: Tecnologias que implementam ou fornecem um ambiente para o funcionamento das aplicações
O sistema de workflow é responsável pela atribuição das tarefas pelos recursos humanos e computacionais, para serem realizadas.
A análise de Workflows pode ser feita através de:- Validação (ex. com Simulação) – Verificação – Estabelecer se um workflow esta correctamente desenhado – Técnicas avançadas de análise (análise de Petri nets) – Análise de Desempenho – Propriedades Estruturais – Control flow, Data flow, Restrições temporais – Alcançabilidade, Terminação, Deadlocks, inconsistência de dados, falta de parâmetros de entrada
Autor: Lúcio Quintal
Fonte: A Webzine do NESI
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