Sistemas de Workflow

Considerando os processos de negócio os pilares fundamentais de sucesso de uma organização, tecnologias de informação que focalizam na gestão e melhoria do processo são boas candidatas para ajudar as organizações a cumprir as suas visões colectivas e melhorar as suas posições competitivas. Como são os sistemas de Workflow.

Os sistemas de Workflow

Nas últimas duas décadas foi dado especial atenção a duas soluções distintas que melhoram o processo de negócio. São os Workflow Management Systems (WfMS) e os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP). Foi na década de 90 que estas tecnologias tiveram maior penetração nas grandes organizações. E são cada vez mais as pequenas e médias organizações / empresas que agora também adotam estas soluções como suporte à sua atividade de negócio.

Nesta sequência de dois ou três artigos daremos destaque aos primeiros, estabelecendo alguma comparação com os sistemas de ERP nalguns pontos. Embora deva aqui ser referido que a problemática da implementação de ERPs fica a um nível de complexidade superior ao que aqui queremos e podemos analisar. Aliás, o tema dos ERPs foi já abordado em outro artigo. Podemos traduzir WfMS por Sistemas de Gestão de Fluxos de Trabalho ou Sistemas de Gestão de Processos de Negócio.

O tema será abordado em várias partes, desde a introdução (este artigo) até à apresentação de um exemplo concreto de implementação. O mesmo recorrendo a um WfMS Open Source disponível, em princípio o Galaxia ou sistema então do IPortalDoc (o Galaxia integra actualmente a ferramenta de colaboração e gestão de conteúdos TikiWiki).

O que é um Workflow? A utilização de um WfMS implica a Automação de procedimentos onde documentos, informações ou tarefas são passadas entre participantes de acordo com um conjunto predefinido de regras para atingir, ou facilitar, um objectivo de negócio, normalmente no contexto de uma estrutura organizacional, definindo papéis funcionais e relacionamentos (1). Os termos processo de negócio ou simplesmente processo, são muitas vezes usados para referir um workflow. – O workflow pode ser descrito como o fluxo de informação e controlo num processo de negócio – Um workflow envolve sequências de actividades/passos/tarefas que descrevem um processo de negócio. – A informação flui de um tarefa para outra com base num conjunto de regras predefinidas

Porquê o Workflow? – Todas as organizações têm vários processos de negócio! – Exemplos de processos de negócio incluem: Aprovação de empréstimos bancários Ordens de compra numa empresa Processamento de reclamações – O conjunto dos processos de negócio de uma empresa compõem a sua infra-estrutura lógica – Depois de documentar e representar os processes, estes podem ser modificados e reestruturados para melhorar a infra-estrutura lógica

Benefícios: – Melhoramento do serviço a clientes – A consistência dos processos permite uma maior previsibilidade nos níveis de resposta aos clientes. – Adaptação – O controlo sobre os processos permite o seu redesenho de acordo com mudanças nas necessidades do negócio. – Melhoramento dos processos de negócio – A concentração nos processos de negócio leva ao seu refinamento e simplificação. – Eficiência Melhorada – a automatização de vários processos de negócio resulta na eliminação de vários passos ou tarefas desnecessárias; Reduzir custos com pessoal, papel, etc. – Melhorar a habilidade de gerir processos – Possibilidade de transferir tarefas entre os funcionários da empresa. Os Problemas de desempenho são mostrados de maneira explícita e compreendidos.

Perigos: – Resistência dos trabalhadores – Overmanagement – Perda de flexibilidade – Custos Definição dos processos e implementação dos sistemas – Criação de mais trabalho Gestão do sistema

Domínios das Aplicações de Workflow – Financeiro – Governo –  Saúde –  Indústria – Tecnologia – Transportes – Utilidades

Exemplos de Usos do Workflow – Empresas em geral –  Aumentar a eficiência das operações prestadas aos clientes – Processamento de pedidos internos e externos. –  Qualquer processo que necessite verificação ou aprovação –  Relatórios de actividades e justificativas de despesas. – Empresas de seguro –  Acelerar o atendimento de pedidos, e manter o controle sobre eles –  Departamentos do governo –  Aumentar a eficiência dos processos que necessitam de inúmeras aprovações – Aplicações Menos Usuais – Workflow pessoais –  Permitir que as pessoas criem workflows para gerir suas próprias responsabilidades. –  Suporte de processos complexos – Certos aspectos do processo de desenvolvimento de software.

Sistemas de Gestão de Workflow: * São sistemas destinados a suportar processos de negócio –  Controlando a lógica que governa as transições entre as tarefas do processo –  Suportando as tarefas individuais Activando os recursos humanos e as aplicações necessárias para completar as tarefas.

Componentes principais de um Sistema de Workflow: Sistemas WfMS e ERP (breve comparação) Tendo presente a evolução e percurso de maturidade dos sistemas em estudo, damos alguma atenção às diferenças conceptuais entre os dois sistemas. Focalizamos nas diferenças principais das tecnologias e no que eles podem fazer para um negócio. Não discutimos factores como custos, factores humanos, etc. As duas tecnologias são comparadas em três dimensões principais: abrangência do domínio, abrangência tecnológica e implementação do sistema. Cada dimensão ajuda a comparar os dois sistemas de um ponto de vista específico. Estas três dimensões realçam as diferenças fundamentais nos sistemas.