Documento arquivístico é a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.
Tais elementos são:
- Suporte: base física do documento;
- Forma: textual, gráfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo, carimbo e outros;
- Anotações: urgente, arquive-se, ciente e outros;
- Contexto: jurídico-administrativo: leis, normas, regimentos, regulamentos, estrutura organizacional, etc. relativos à instituição criadora do documento.
Documentário: regras de workflow, código de classificação, temporalidade, assunto e outros.
No caso dos documentos eletrônicos, acrescentem-se outros elementos tais como:
- Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros.
- Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação de anexos e outros.
- Contexto: contexto tecnológico (hardware e software).
Fonte: CONARQ