O Grupo Horizonte enfrentava sérios problemas em sua gestão interna de documentos.
Com dificuldades na identificação e personalização dos metadados, além da descentralização do sistema em suas mais de 10 unidades espalhadas pelo Brasil, o Grupo buscava uma solução eficiente para substituir seu software de gestão.
Neste artigo, exploraremos como a Arquivar, por meio do ArqGED, ofereceu uma abordagem completa e soluções personalizadas para atender às necessidades do Grupo Horizonte.
Desafios enfrentados pelo Grupo Horizonte:
O Grupo Horizonte se deparava com desafios complexos devido à grande quantidade de unidades e ao volume de dados que ultrapassava 1TB de imagens e documentos.
Assim, a gestão descentralizada e as particularidades de cada filial dificultavam ainda mais a alimentação do sistema com informações atualizadas.
Além disso, havia receio em relação à segurança e integridade dos dados, tanto do Grupo quanto de seus clientes.
Soluções propostas pela Arquivar:
A Arquivar identificou prontamente as necessidades do Grupo Horizonte e propôs soluções eficazes. As principais adoções sugeridas foram:
- Adoção de um software de gestão personalizado para atender às demandas específicas do Grupo.
- Melhorias nos processos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal para otimizar as atividades relacionadas aos mais de 2 mil funcionários.
- Implementação de uma ferramenta de WorkFlow para o gerenciamento de contratos, aliviando a carga do departamento jurídico.
- Utilização de WorkFlows específicos para o Departamento Pessoal e RH, permitindo um fluxo de trabalho mais eficiente e seguro.
- Implantação de módulos de auditoria para garantir a integridade dos dados e a conformidade com as regulamentações.
Resultados obtidos:
A parceria entre o Grupo Horizonte e a Arquivar trouxe resultados significativos e inúmeros benefícios para a empresa. Dentre os principais resultados alcançados, destacam-se:
- Redução drástica do uso de papel, contribuindo para a sustentabilidade ambiental.
- Compartilhamento rápido e seguro de informações entre as unidades, promovendo a colaboração e a eficiência.
- Agilidade na assinatura de contratos e validação técnica, impulsionando o fluxo de negócios.
- Diminuição de erros e problemas na gestão de documentos, melhorando a qualidade dos processos.
- Facilidade na localização de dados e documentos, mesmo com o grande volume de informações.
- Mapeamento detalhado dos processos, permitindo um controle mais preciso e eficaz.
- Integração dos dados em toda a rede, possibilitando uma visão global das operações.
Conclusão:
A implementação das soluções propostas pela Arquivar revolucionou a gestão de documentos do Grupo Horizonte.
A empresa obteve ganhos consideráveis em produtividade, eficiência e sustentabilidade.
A parceria com a Arquivar possibilitou um novo patamar de controle e segurança na gestão de dados, permitindo que o Grupo Horizonte se concentre em suas atividades principais, sabendo que seus documentos e informações estão devidamente organizados, acessíveis e protegidos.
A experiência positiva do Grupo Horizonte com a Arquivar destaca a importância de contar com uma solução especializada em gestão de documentos.
Ao adotar um software personalizado e implementar processos otimizados, a empresa obteve resultados significativos e alcançou maior eficiência operacional.
Se sua empresa também enfrenta desafios semelhantes na gestão de documentos, considere seguir o exemplo do Grupo Horizonte e buscar uma parceria com especialistas em gestão documental, como a Arquivar.
Com soluções customizadas, tecnologia avançada e suporte especializado, é possível transformar a maneira como sua empresa lida com informações e impulsionar seu crescimento.
Não deixe que a gestão de documentos seja um obstáculo para o sucesso da sua empresa.
Descubra como a Arquivar pode ajudá-lo a alcançar uma gestão eficiente, reduzir o uso de papel e garantir a segurança dos seus dados.
Entre em contato conosco hoje mesmo e dê o primeiro passo rumo a uma gestão documental moderna e eficaz.
