O ano está acabando e daqui a pouco as empresas terão que decidir o que fazer com a montanha de papéis acumulados durante todo o ano. São documentos armazenados em caixas abarrotadas de arquivos trabalhistas, financeiros, contratuais e fiscais. Sem fazer o gerenciamento da informação, a tendência é ter muita dor de cabeça com tanta papelada.
No dia a dia corporativo, uma série de documentos devem ser guardados: Cadastros de clientes, fichas, documentos trabalhistas e fiscais, dentre outros. Na área trabalhista, por exemplo, há papéis que devem ser arquivados por cinco anos, como os comprovantes de aviso de férias, porém há outros relacionados ao INSS ou tempo de serviço que precisam ser mantidos por 30 anos ou mais.
Veja na tabela de temporalidade de documentos empresariais.
Para não correrem riscos com multas após fiscalizações, as empresas precisam fazer um mapeamento da documentação através de um Projeto de Gestão Documental e definir o que precisa ser guardado para respeitar a legislação, o que é importante para os negócios ou simplesmente descartá-los.
Faça o gerenciamento da informação
A saída, para muitas instituições, está na busca por soluções como a terceirização da guarda (que envolve uma boa triagem) e a digitalização de documentos que reduz o tempo gasto na gestão dos arquivos e aumenta a produtividade.
Benefícios da Guarda de Documentos:
- Redução de custos com mão de obra e espaço interno para a administração do acervo;
- Comodidade nas consultas aos documentos físicos, agilizando os processos de auditorias e fiscalizações;
- Controle dos usuários que possuem acesso aos documentos;
- Facilidade de acesso aos documentos via web, evitando extravios e perdas.
Benefícios da Digitalização de Documentos:
- Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
- Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
- Redução de custo com recuperação e duplicação;
- Preservação do arquivo físico;
- Integração de dados ativos e históricos.
Quer saber mais e entender como a Gestão Documental pode melhorar o desempenho das atividades da sua empresa? Entre em contato conosco.
