O ano está acabando e daqui a pouco as empresas terão que decidir o que fazer com a montanha de papéis acumulados durante todo o ano. São documentos armazenados em caixas abarrotadas de arquivos trabalhistas, financeiros, contratuais e fiscais. Sem fazer o gerenciamento da informação, a tendência é ter muita dor de cabeça com tanta papelada.
No dia a dia corporativo, uma série de documentos devem ser guardados: Cadastros de clientes, fichas, documentos trabalhistas e fiscais, dentre outros. Na área trabalhista, por exemplo, há papéis que devem ser arquivados por cinco anos, como os comprovantes de aviso de férias, porém há outros relacionados ao INSS ou tempo de serviço que precisam ser mantidos por 30 anos ou mais.
Veja na tabela de temporalidade de documentos empresariais.
Para não correrem riscos com multas após fiscalizações, as empresas precisam fazer um mapeamento da documentação através de um Projeto de Gestão Documental e definir o que precisa ser guardado para respeitar a legislação, o que é importante para os negócios ou simplesmente descartá-los.
A saída, para muitas instituições, está na busca por soluções como a terceirização da guarda (que envolve uma boa triagem) e a digitalização de documentos que reduz o tempo gasto na gestão dos arquivos e aumenta a produtividade.
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