As instituições de educação superior (IES) estão enfrentando o desafio de agilizar e informatizar seus arquivos para cumprir as exigências do Ministério da Educação (MEC).
A portaria Nº 1.224, de 2013, estabelece a necessidade de investir em projetos e políticas de gestão de documentos, levando muitas faculdades a adotarem soluções eficientes, como a Arquivar.
Neste artigo, exploraremos como a implementação dessas soluções está ajudando as IES a enfrentarem esse problema e os benefícios resultantes.
Com a portaria em vigor, as universidades, faculdades, centros universitários e outros centros de ensino superior têm a obrigação de digitalizar seus documentos, embora a manutenção dos registros físicos ainda seja exigida.
As IES estão buscando soluções que atendam às demandas de organização, guarda, digitalização e gestão eletrônica de documentos.
É nesse contexto que a Arquivar se destaca, oferecendo projetos integrados que aproveitam ao máximo as potencialidades das soluções disponíveis.
A Arquivar oferece uma abordagem completa para atender às normas da portaria.
Todos os documentos são devidamente tratados, indexados e acondicionados em caixas e ambientes adequados para garantir a guarda segura.
O processo de digitalização assegura acesso rápido, rastreamento, confiabilidade e integridade das informações contidas em cada documento.
Os depoimentos de Maria Gilda Azevedo, coordenadora de acervo na Faculdade Pio X, e Dayse Xavier, coordenadora do projeto na Faculdades Pio X e São Luiz De França, destacam a conformidade com a legislação, a segurança dos arquivos digitais e a facilidade de acesso às informações.
Desde o processo de inscrição até a formatura e além, as IES precisam registrar e manter toda a documentação dos alunos.
A chamada “pasta do aluno” abriga uma variedade de documentos, como históricos, inscrições, boletos de pagamento, provas, diplomas, entre outros.
O volume de documentos aumenta a cada semestre, representando um desafio significativo para as instituições.
Além disso, é necessário manter um acervo pedagógico completo, incluindo planos de ensino e correção de provas.
A metodologia da Arquivar oferece soluções abrangentes para enfrentar esses desafios.
O processo inclui organização, separação, armazenamento, digitalização e implantação de softwares de gestão documental.
Embora seja um projeto extenso, as vantagens para as faculdades vão além do cumprimento da legislação e contribuem para a preservação do meio ambiente.
A gestão documental é uma necessidade crescente nas IES, impulsionada pelas exigências do MEC.
As soluções oferecidas pela Arquivar têm se mostrado eficazes ao proporcionar agilidade, organização e segurança na manipulação de documentos.
Ao implementar projetos e políticas de gestão documental, as instituições de ensino superior não apenas cumprem as regulamentações, mas também ganham eficiência operacional, economizam espaço físico e contribuem para a preservação ambiental.
A busca contínua por soluções inovadoras e o investimento nessa área são essenciais para enfrentar os desafios cada vez maiores da era digital.
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