A implantação da gestão documental dentro das empresas tem se tornado cada vez mais necessária. Existe uma dificuldade muito grande para manter a organização e o controle de todo o volume de documentos gerados. E isso acaba tornando os processos administrativos mais lentos e mais onerosos, além do risco da perda de informações essenciais para a empresa.
Por isso a importância de se investir em soluções de gestão que ofereçam ações estratégicas e tecnologia que dê suporte a todas as etapas do ciclo documental.
Um bom trabalho de organização e de gerenciamento dos documentos deve começar por um bom projeto. Cada empresa possui documentações específicas e obrigações legais variadas, portanto deve ser feito um estudo anterior que considere todas estas questões.
A Arquivar, com quase 3 décadas de experiência na realização da gestão documental das mais variadas empresas, desenvolveu uma metodologia própria e diferenciada. Trata-se da Gestão Estratégica de Documentos, Informações e Conhecimento Corporativo – GEDIC.
A Gestão Estratégica de Documentos, Informações e Conhecimento Corporativo é feita com base nos conceitos e teorias da Arquivologia, Biblioteconomia e Ciência da Informação. São aplicadas ainda as melhores ferramentas de Tecnologia da Informação voltadas para a gestão documental.
E claro, aliam-se todos estes conceitos, teorias e soluções tecnológicas com o know-how de uma equipe preparada para identificar as características específicas das demandas de cada empresa.
Existe um passo a passo que deve ser seguido para que o GEDIC tenha sucesso durante sua definição e implementação. São três etapas que seguidas corretamente levam ao resultado desejado:
Como primeiro passo para elaboração do Projeto, existe a etapa para realização da avaliação dos tipos documentais. Feito isso será possível determinar a melhor maneira para gerir os mesmos.
Após essa análise inicial, serão criados os planos de Classificação e Retenção de Documentos, já levando em consideração todas as necessidades identificadas junto ao cliente.
Com o diagnóstico da etapa anterior concluído, inicia-se a elaboração de uma estratégia organizacional. O objetivo nesse momento é construir uma Gestão de Documentos da empresa que tenha capacidade para potencializar os negócios da mesma.
Com estas medidas torna-se possível a criação da solução mais adequada, coesa e abrangente para cada demanda específica, mediante a aplicação híbrida de diversas técnicas, produtos e serviços de Gestão de Documentos e Informação.
Realizadas as etapas anteriores, fundamentais na montagem e entrega do Projeto GEDIC, começa então o processo de implementação do mesmo. Neste momento é muito importante que aconteça um trabalho conjunto entre o cliente e a Arquivar.
Os funcionários da empresa são treinados e recebem suporte no uso e manutenção do projeto. Caso o cliente opte pela contratação do serviço, são feitas ainda auditorias periódicas para averiguação da correta aplicação do mesmo. Isto é uma forma de garantir que a gestão de documentos permaneça ocorrendo com sucesso a longo prazo.
Gerir documentos de maneira inteligente e estratégica reduz gastos, otimiza processos e aumenta o controle e a segurança de documentos e informações vitais para a empresa. Os transtornos decorrentes da falta de gestão são determinantes para se alcançar ou não os resultados planejados e desejados.
Torne a gestão documental de sua empresa mais profissional e eficaz. Desde o levantamento de dados para montagem de um Projeto aderente até o efetivo controle das rotinas dos documentos através de um sistema, tudo isto em conjunto levará sua empresa para um outro nível de otimização e de sucesso.
Conheça mais detalhes sobre o trabalho da Arquivar e mande suas dúvidas para nossas equipes!
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