Empresas de abastecimento enfrentam o desafio de gerenciar um alto volume de documentos, o que demanda soluções eletrônicas eficientes.
A Copasa-MG, por exemplo, optou por contratar os serviços especializados da Arquivar, obtendo resultados altamente positivos em seus departamentos.
Fundada em 1974, a Copasa-MG atualmente emprega quase 12 mil pessoas, resultando em uma quantidade imensa de documentos a serem gerenciados.
Até recentemente, a maioria desses arquivos era exclusivamente física, sem cópias digitais ou microfilmagens.
Assim, além dos riscos de perdas e extravios de dados, o processo de cuidar, transportar e localizar as informações demandava um grande esforço de mão de obra.
Diante desses desafios e buscando práticas sustentáveis, otimização de recursos e aumento da produtividade em seus setores, a Copasa decidiu modernizar seus acervos por meio da gestão eletrônica de documentos.
Essa iniciativa deu origem à parceria estabelecida em 2012 com a Arquivar, e desde então, as melhorias têm sido notáveis, impactando positivamente o dia a dia da organização.
A solução oferecida pela Arquivar começou com o recolhimento das caixas de documentos, seguido pela triagem e separação da papelada.
Devido à alta demanda e às necessidades do projeto, a Arquivar instalou um bureau de digitalização nas instalações da Copasa-MG.
Assim, essa estrutura permitiu tornar o trabalho mais ágil e acessível à equipe encarregada do projeto.
Em seguida, a Arquivar deu continuidade ao processo com as etapas de indexação e transferência para o sistema de gerenciamento digital.
Essa fase foi crucial para garantir que todos os documentos digitalizados estivessem devidamente organizados e facilmente acessíveis por meio do sistema.
A indexação consiste em atribuir metadados aos documentos, como data, tipo, assunto, entre outros, o que possibilita uma busca rápida e eficiente quando necessário.
Além disso, a transferência para o sistema de gerenciamento digital garante a segurança e a preservação dos documentos, eliminando o risco de perdas ou danos físicos.
Com a implementação dessa solução, a Copasa-MG experimentou uma série de benefícios significativos.
A redução do tempo gasto em mão de obra no manuseio de documentos físicos foi notável, liberando os colaboradores para se dedicarem a tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado.
Além disso, a agilidade no acesso às informações e a facilidade de compartilhamento dos documentos digitalizados entre os diferentes departamentos trouxeram ganhos substanciais em termos de produtividade e eficiência operacional.
A Copasa-MG pôde contar com um fluxo de trabalho mais fluido, evitando atrasos e retrabalhos.
Outro ponto importante foi a contribuição para a sustentabilidade ambiental.
A redução do consumo de papel e a eliminação da necessidade de armazenamento físico de documentos resultaram em uma significativa diminuição do impacto ambiental, alinhando a Copasa-MG com práticas sustentáveis e responsáveis.
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