O volume de documentos produzidos diariamente em empresas e escritórios representa não só o histórico de atividades daquele local, mas também seus caminhos de crescimento e produtividade. Toda essa movimentação diária gera documentação. E esta, por sua vez, precisa ser guardada visando sua conservação. O conteúdo existente varia desde processos que fomentam auditorias interna e externa, contratos ainda vigentes, histórico de RH até documentos fiscais.
Esses conjuntos compõe um quadro chamado “tabela de temporalidade”. Essa tabela determina exatamente o prazo de permanência de um documento em um arquivo e qual será seu destino ao vencimento deste prazo. Trata-se de um instrumento de gestão arquivística. E que serve também para instruir na classificação de outros tipos documentais. Cada item possui um valor jurídico, questões legais que são total responsabilidade de guarda da empresa em questão.
Mas guardar não é simplesmente colocar em um mesmo espaço de qualquer maneira. Isso é, na verdade, acumular uma quantidade imensurável de informações que nunca mais serão encontradas. Para que essa dissociação não ocorra, o arquivista tem a função de catalogar cada item e manter a organização dessas informações de uma forma acessível. A arquivologia como ciência consiste em interpretar a funcionalidade documental agrupando suas referências de temporalidade e frequência de acesso.
Tendo estes processos bem executados, ou até mesmo parcialmente executados, geralmente não há mais atuação. E é justamente neste ponto que desejamos abrir um diálogo. Pois ainda existem profissionais que não possuem o entendimento da necessidade de conservação e que essa mesma exige condições específicas. Não basta saber que ela deve estar disponível por “x” anos, não é só questão de organização, mas também uma questão de preservar! Garantir a qualidade física do material e sua a integridade de informações.
Conservação é um grande campo em que atuam três frentes: Conservação Preventiva, Conservação Curativa e Restauro. Cada uma delas possui técnicas e tratamentos específicos para intervenção do dano material.
Quando falamos em preservar, lidamos com a conservação preventiva. Tratamos de forma indireta sob o bem material realizando a gestão de problemáticas que a obra pode vir a sofrer em curto e longo prazo. Entre eles estão fatores como: valores elevados ou variação constante de temperatura e umidade, poluição, sujidade, incidência de luz, mau acondicionamento, materiais de péssima qualidade em contato com a obra.
Já a conservação curativa é composta de ações diretas ao material. Nela está compreendida a higienização do material, estabilização de suporte, desinfestação de insetos.
O restauro também trabalha de forma direta ao material, mas intervindo com mudanças estruturais e químicas dos bens. Utilizando-se de elementos químicos que ocasionam mudanças de pH, por exemplo.
O trabalho de conservação abrange qualquer suporte, seja este papel, foto, negativo, slide, microfilme, escultura, objeto, edifício, tela, mural. Cada um destes demanda técnica e manuseio especializado, encarregando-se em garantir o acesso ás informações e estabilidade física nas melhores condições que o material conseguir responder.
Muitos materiais já possuem uma deterioração intrínseca. Ou seja, nas suas composições originais já existem elementos químicos que contribuem para a não conservação dos mesmos. Neste caso, o conservador desempenha o papel de estancar ou minimizar o processo químico que está deteriorando o documento.
Trabalhando em conjunto com todos esses elementos da conservação, podemos viabilizar a integridade do material por um prazo maior. Isso significa que podemos perpetuar suas funções para o arquivo e para o pesquisador. Garantir acesso de informações é o principal objetivo da conservação em papel.
É necessário criar essa conscientização sobre a importância de conservar nossos arquivos. Criar um ambiente propício, dar elementos de climatização estáveis, garantir que o material não sofrerá com intempéries e ter profissionais familiarizados com esse campo de atuação. O arquivista não precisa dominar a técnica, mas saber identificar a necessidade de intervenção.
Todas essas ações só são possíveis com a interdisciplinaridade. É preciso que conservador consiga dialogar sobre suas necessidades com outros profissionais como arquivistas, pesquisadores, técnicos de manutenção, engenheiros, departamento de limpeza de ambientes e outros. Podemos analisar tudo o que pode ser feito para alcançar essas necessidades. E conscientizar todos que possuem acesso direto ao arquivo que a ação de cada um interfere muito na preservação dos documentos.
Buscamos nesta interdisciplinaridade uma solução conjunta para que todos possam contribuir para a durabilidade de nossos acervos. Para que cada um possa exercer sua função sempre visando a qualidade do material arquivado.
Regiane Alves de Almeida Crispim
Historiadora, conservadora e restauradora de acervos bibliográficos.
Empresa: R.A. Conservação.
raconservacao@gmail.com
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