Organizar documentos de uma empresa exige cuidado e atenção aos detalhes. Para garantir uma rotina de trabalho produtiva e manter os documentos da empresa dentro da validade jurídica, é preciso ter procedimentos detalhados e feitos, principalmente, com o auxílio de pessoas e recursos profissionais.
No artigo de hoje, vamos apresentar dados sobre a organização de documentos, como reduzir a bagunça, como um ambiente organizado é um ambiente mais produtivo e, claro, como garantir que o acúmulo e a desordem dos papéis não voltará a ser uma realidade.
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Para a gestão documental corporativa funcionar efetivamente, todos os dados precisam estar organizados da melhor forma possível, garantindo que, ao procurar por um arquivo específico, o colaborador não demandará muito tempo para encontrá-lo.
Além disso, não podemos nos esquecer do fator espaço: o ideal é que a organização desses documentos seja responsável, também, pela otimização do escritório, garantindo agora mais espaço livre e menos papéis espalhados pelo ambiente.
A realidade é que, independente do tamanho da empresa, seja ela de pequeno ou grande porte, o volume massivo de informações e documentos é uma realidade. Por isso, o cuidado com a organização e integridade dos documentos não se restringe a empresas maiores, sendo preciso que qualquer empresário, seja ele um microempreendedor ou o gestor de uma grande multinacional, tenha uma rotina organizada para garantir a produtividade das suas equipes.
Nas empresas, existem diversos tipos de documentos: fornecedores, contas a pagar, colaboradores, clientes e notas fiscais, por exemplo. O ideal é organizar cada um desses documentos em categorias adequadas e dividi-los em subcategorias, como datas de vencimento, setores, etc.
Organizar os documentos da empresa traz vários benefícios para o negócio. Além da parte física, existem também outras interferências que esse hábito pode promover no negócio.
São algumas delas:
É hora de colocar as informações em prática. Separamos algumas dicas de organização de documentos que você pode começar hoje mesmo, tanto para arquivos físicos quanto digitais.
Ao organizar os documentos físicos, é preciso se lembrar que alguns documentos precisam ficar armazenados durante anos, pois possuem validade fiscal e são necessários em algumas situações.
O ideal, nesse momento, é começar separando os documentos que precisam ser guardados daqueles que já podem ser descartados, como papéis avulsos e documentos que já venceram.
É comum que alguns papéis se desgastam com o tempo, possam ser inundados e terem sua qualidade prejudicada devida à exposição à poeira, umidade e altas temperaturas.
O ideal, nesse momento, é escolher um local de armazenamento, evitando espaços úmidos e muito estreitos. Busque por soluções limpas, bem arejadas e amplas, para que as pessoas tenham espaço para buscar os documentos que precisam.
No local escolhido, é interessante sinalizar em cada prateleira ou gaveta do que se tratam aqueles documentos.
Essas técnicas organizacionais se assemelham aos métodos utilizados em bibliotecas, por exemplo, onde os livros costumam ser organizados por temas, autores e outros padrões.
Nas empresas, esses padrões podem ser, documentos administrativos, documentações comerciais, balanços de pagamentos, notas enviadas ou recebidas, contratos, escrituras, etc.
Organize o arquivo físico de acordo com o tipo de documento e estrutura organizacional mais interessante para a sua empresa, de acordo com as suas necessidades diárias.
Após criar um padrão para classificar seus arquivos, procure manter o mesmo esquema ao anexar novos documentos, criando também uma cultura dentro da empresa para manter essa prática, garantindo que o ambiente ficará organizado mesmo com a chegada de novos arquivos.
Caso a sua empresa ainda seja pequena e possua documentos em pouco volume, não é necessário direcionar uma sala ou um grande espaço para fazer a organização. Nessa situação, avalie o investimento em arquivos e gaveteiros. O segredo é mantê-los sempre limpos, e garantir que exista uma chave para manter os documentos de cunho gerencial de fácil acesso apenas para pessoa autorizadas.
Essa é uma das fases mais trabalhosas, mas extremamente necessária. É hora de juntar todos os documentos que estão na sua empresa e analisar um por um, separando-os de acordo com o assunto adequado, a necessidade de arquivá-los e aqueles que podem ser descartados.
Na sequência, é hora de sumarizar cada documento: nesse momento, você pode preencher uma tabela, por exemplo, com informações como prazo de validade, data, nome, etc.
Uma vez que os documentos estão devidamente separados por categoria e organizados da melhor maneira possível, considerando a realidade da sua empresa, é preciso criar um mini treinamento para a equipe, para garantir que os arquivos não se misturarão e que elas saibam exatamente onde cada coisa está, e para onde cada novo documento precisa ir após o uso.
Uma das técnicas mais comuns de organização de documentos é usar pastas segmentadas, de acordo com as categorias que foram levantadas anteriormente.
Para tornar o dia a dia com documentos mais prático, é válido contratar ou delegar a alguém da equipe para o papel de gestor documental, responsável não apenas por organizar como também realizar as buscas sempre que necessário, tornando assim o processo muito mais simples e prático para os diferentes setores da empresa.
Empresas multinacionais também possuem o costume de contratar serviços especialistas em gestão documental para ajudar nas tarefas de gestores, o que permite inclusive existir uma integração mais prática de arquivos físicos e digitais, facilitando o dia a dia de funcionários de diferentes áreas.
Tão importante como manter a organização dos documentos, é a tarefa de ter nas mãos a validade jurídica de todos os arquivos físicos. O tempo de validade dos arquivos deve estar presente no sumário das documentações ou em etiquetas de pastas.
Para se sentir mais seguro (a), você pode até digitalizar documentos que já expiraram, antes de descartar o arquivo físico.
A cada 6 meses o gestor de documentos deve fazer um check-up no arquivo físico e eliminar a papelada que não é mais válida, evitando novos acúmulos.
Na prática, mais de 85% dos documentos empresariais podem ser digitalizados sem a necessidade de uma cópia física.
Documentos comerciais, documentações administrativas, dados contábeis e outras informações extensas são passíveis de digitalização, isto é, não precisam ocupar espaço no arquivo físico.
Em termos gerais, é importante digitalizar a maioria dos documentos do negócio como uma medida efetiva de evitar acúmulos de papéis, danos ou pedras.
Vamos ver agora as 7 formas mais indicadas de organização dos documentos.
Para armazenar documentos digitais existem 3 opções:
Armazenar nos próprios computadores é útil se não existirem muitos dados importantes para guardar. Porém, se você ocupar todos os computadores inserindo um volume excessivo de informações, as máquinas deixam de executar aplicações com rapidez, prejudicando no tempo de trabalho.
Também existe a possibilidade de armazenar informações nos servidores físicos, que podem apresentar problemas operacionais na medida em que ficarem repletos de informações, sendo necessário o encaminhamento para a manutenção e a pausa nas operações da empresa.
A cada dia, mais empresas migram seus dados para a nuvem, o que pode ser feito no serviço de armazenagem do Google Drive ou Dropbox de graça. Porém, na busca de um serviço mais personalizado e extensível, muitas empresas usam plataformas de gestão online, que são oferecidas pelas empresas especialistas na digitalização de documentos no mais elevado nível profissional.
Com as plataformas online para gestão de documentos digitais, o serviço de administração documental, consultas ou outras tarefas com documentos se torna mais prático, inclusive porque, com acesso online, o conteúdo é acessível à distância por pessoas autorizadas.
Seja na armazenagem no computador, nos servidores físicos ou na plataforma de gestão online, você precisa organizar um esquema de pastas simples de ser acessado, com arquivos nomeados em padrão organizacional que facilita a localização das informações.
Dentro de uma pasta digital, você consegue colocar outras diversas subpastas, e manter tudo organizado da melhor forma possível.
Abaixo você vê um exemplo de como organizar documentos de uma empresa com base na estrutura de pastas:
Outro exemplo você acompanha a seguir:
Uma vez que você contrata determinada empresa para fazer digitalização e anexar documentos na plataforma de gestão, é possível informar qual é a melhor forma, considerando as prioridades e necessidades da sua empresa, de segmentar os materiais.
Ao armazenar os arquivos no computador, é preciso realizar, uma hora ou outra, a limpeza de pastas temporárias, seja para evitar o acúmulo inútil de informações ou com objetivo de manter a máquina organizada e leve.
Analise toda a máquina, na área de trabalho do computador e nas pastas “meus documentos” ou “downloads”, para encontrar os documentos que não estão sendo usados ou que possuem utilidade e se encontram fora de seu local de destinação.
É preciso nomear os arquivos utilizando palavras-chaves que facilitem a busca da documentação.
Por exemplo, não adianta apenas nomear arquivos com os temos “Notas fiscais 2020”. A nomeação também precisa de outras palavras-chave como: Fornecedor A – notas fiscais – 2020.
Apenas três tipos de informações diferentes são necessárias para facilitar a pesquisa. Procure não usar números superiores de termos para evitar dificuldades nas leituras dos arquivos.
Arquivos nomeados de um modo prático permitem que os colaboradores acessem as listas de documentos sem precisar abrir cada conteúdo!
Conhecido também pelo termo “cópia de segurança”, o backup de todos os dados é uma tarefa importante, e fica a cargo do gestor documental. Empresas que armazenam arquivos nos computadores podem utilizar um HD externo para realizar este trabalho.
Outra vantagem de usar armazenagem de dados em nuvem é que, para fazer backup, o processo é muito mais simples e rápido. Apenas com um clique no celular ou computador, os gestores conseguem realizar a cópia de segurança completa rapidamente, desde que exista conexão com a internet.
As melhores ofertas de servidores em nuvem para armazenar documentos da empresa possuem diversas camadas de segurança, criptografia avançada, senhas de acesso e potentes servidores que asseguram a velocidade ao armazenamento ou acesso de dados.
Usar plataformas de gestão de dados digitais para backup é um método mais seguro, rápido e confiável do que a utilização de HD externo, pendrive, disco rígido de computador ou outros hardwares para armazenar informações.
Continuidade, esta é uma palavra que caracteriza muito bem o verdadeiro significado da organização documental. Portanto, você precisa manter uma rotina para averiguar se está tudo na mais perfeita ordem, se existem documentos fora do lugar ou se todos os colaboradores estão seguindo as instruções da melhor maneira possível.
Especialistas acreditam que um dia por mês é o bastante para verificar a organização e organizar melhor o sistema de documentações digitais, se necessário.
A Arquivar é uma das empresas nacionais mais especializadas em organização de documentos, oferecendo soluções para o arquivamento de documentos físicos ou digitais, seguindo padrões de qualidade brasileiros e internacionais e fornecendo, inclusive, robustas plataformas de gestão online.
No portfólio da empresa existem diversos clientes de pequeno, médio e grande porte.Aproveite para tirar suas dúvidas e solicitar um orçamento aos planos de serviços que se encaixam nas necessidades do seu negócio. Acesse o site Arquivar e conheça mais.
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