As assinaturas eletrônicas são soluções eficazes para a autenticação de documentos virtuais e contam com métodos que podem validá-las. No caso das assinaturas digitais, que são um tipo de assinatura eletrônica, a validade jurídica é garantida por lei. Ainda assim, o risco de fraude documental é uma questão que não deve ser esquecida pelos usuários desses recursos. Mas, afinal, como identificar fraudes em documentos?
Essa prática ilegal consiste em alterar, falsificar ou forjar documentos com a intenção de enganar ou aplicar golpes em uma pessoa, organização ou entidade governamental. Isso pode incluir a modificação de informações, a criação de documentos falsos ou a imitação de assinaturas e selos oficiais.
Portanto, é de suma importância ter atenção à legislação e às maneiras de detectar possíveis fraudes em arquivos eletrônicos. É isso que abordaremos neste conteúdo. Continue a leitura!
As assinaturas eletrônicas são um método de autenticação que permite assinar documentos eletrônicos, substituindo a necessidade de assinaturas manuscritas. Sua principal função é assegurar que o signatário seja realmente quem afirma ser, oferecendo um nível básico de segurança e conveniência em processos virtuais.
Antes de saber como identificar fraudes em documentos, vamos explicar um pouco mais sobre os tipos de assinaturas e quais as diferenças entre elas.
Apesar da grande semelhança entre os termos “eletrônico” e “digital”, quando se trata de assinaturas, eles não são sinônimos. Entenda, as assinaturas eletrônicas são classificadas da seguinte maneira:
Nesse sentido, as assinaturas digitais são um tipo de assinatura eletrônica que se encaixa na categoria “qualificada”. Essa modalidade é vinculada a um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil.
Entenda mais a seguir!
A Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, estabelece a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que regulamenta o uso de assinaturas digitais. Segundo essa legislação, uma assinatura digital, baseada em certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil, possui validade jurídica equivalente à de uma assinatura manuscrita.
As assinaturas digitais e eletrônicas são projetadas para oferecer segurança e confiabilidade, só é possível que sejam fraudadas, se não forem implementadas ou utilizadas corretamente. Portanto, a dúvida sobre como identificar fraudes em documentos é pertinente, mesmo em suas versões virtuais.
As assinaturas eletrônicas simples são as mais vulneráveis, uma vez que senhas podem ser roubadas e assinaturas manuscritas digitalizadas podem ser facilmente imitadas. De forma similar, os dispositivos de autenticação, como tokens, das assinaturas avançadas também podem ser roubados e usados em fraudes.
As assinaturas digitais, embora ofereçam segurança através de criptografia, também não são totalmente infalíveis. Ações fraudulentas podem ocorrer com o uso de certificados digitais de terceiros — lembrando que um certificado digital é como um documento de identidade, ou seja, é único para cada indivíduo.
Nesse caso, é como se alguém usasse o seu RG ou CPF para fazer uma transação. O uso de assinatura inválida também é uma possibilidade de fraude, o que aumenta o alerta para o prazo de validade do certificado digital.
Além disso, a segurança dos dispositivos onde o certificado é armazenado (como computadores e smartphones) é crucial. Se esses dispositivos forem hackeados, as assinaturas qualificadas podem ser usadas de forma fraudulenta.
>> Entenda a diferença entre documento digital, digitalizado e escaneado!
Primeiro, entenda as vulnerabilidades de cada modelo:
Mesmo com as vulnerabilidades, a assinatura digital é mais segura que a assinatura no papel em vários aspectos. Isso porque, quando feira com o software de assinatura certo, ela garante autenticidade e integridade dos documentos por meio de métodos criptográficos avançados, dificultando a alteração ou falsificação sem detecção.
Além disso, permite a verificação rápida e automatizada da autenticidade, reduzindo tempo e esforço. Sistemas de assinatura digital mantêm registros eletrônicos detalhados, fornecendo um histórico claro de quem assinou e quando, fortalecendo o princípio de não-repúdio.
Por outro lado, as assinaturas em papel dependem de verificação manual e podem ser facilmente contestadas ou falsificadas. Documentos digitais também são menos propensos a serem perdidos ou danificados devido ao armazenamento seguro e backups automáticos na nuvem, enquanto documentos em papel requerem espaço físico e estão sujeitos a danos físicos.
Veja um comparativo dos principais aspectos de cada tipo:
Mesmo que ambas as formas de assinatura tenham suas vulnerabilidades, a assinatura digital oferece uma combinação de segurança, eficiência e conveniência superior, fazendo dela a escolha mais segura e prática para a maioria das aplicações modernas.
Manter algumas práticas de verificação pode te ajudar a identificar documentos fraudados. Abaixo, explicamos a quais elementos você deve ter atenção ao lidar com documentos eletrônicos. Observe:
Diferentemente dos documentos físicos assinados manualmente, os documentos eletrônicos contam com uma única assinatura que valida todo o documento. Portanto, saiba que assinaturas eletrônicas e digitais não são repetidas em cada página, afinal, isso dificulta o processo de validação.
Ao contrário dos documentos físicos, que precisam de uma comprovação manual de integridade, os eletrônicos não devem ser rubricados. A integridade em arquivos eletrônicos é confirmada através dos códigos criptográficos, garantindo que não houve alteração em seu conteúdo.
Se houver rubricas, pode ser um sinal de que o documento foi convertido de papel para eletrônico de forma inadequada.
Os documentos assinados eletronicamente são válidos somente em seu ambiente de origem. Se forem impressos, eles automaticamente perdem a validade legal, pois a conferência dos dados criptografados fica impossibilitada.
Em caso de suspeita de fraude em um documento, submeta-o à validação do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação). No site do ITI, você encontra o Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil, ferramenta que avalia a conformidade do documento em relação ao certificado digital e às normas relativas às assinaturas.
>> Confira uma explicação detalhada para fazer a validação no site do ITI:
Utilize serviços de assinatura eletrônica e digital reconhecidos e confiáveis, que ofereçam mecanismos eficazes de verificação, transparência e segurança. A seguir, você vai conhecer a solução da Arquivar para assinar eletronicamente sem preocupações!
A ArqSign é uma plataforma de assinaturas eletrônicas e digitais que funciona em total conformidade com a legislação. Nosso serviço permite a assinatura de documentos com certificado digital próprio ou, caso o signatário não possua, o software aplica a certificação da Arquivar.
Dessa maneira, todas as assinaturas realizadas na plataforma possuem validade legal, mantendo a integridade do conteúdo documental e um registro de todas as atividades feitas no arquivo. Então, agora que você aprendeu como identificar fraudes em documentos e sabe que precisa de uma solução confiável, conte com a Arquivar para garantir a segurança das suas assinaturas!
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