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Veja o que é o certificado digital para MEI e quando é necessário ter um!

A realização de processos por meio digital, como assinatura de contratos ou emissão de documentos, também é uma possibilidade para os microempreendedores individuais.
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Postado em 23 de julho de 2020

A realização de processos por meio digital, como assinatura de contratos ou emissão de documentos, também é uma possibilidade para os microempreendedores individuais. No entanto, alguns deles exigem a utilização de um certificado digital para MEI.

Com o uso dessa ferramenta, seu negócio terá mais segurança e poderá aproveitar outros pontos positivos. Para se manter de acordo com a lei, é indispensável entender como obter o seu.

Que tal descobrir mais sobre essa questão? Veja quando o certificado digital para MEI é necessário e entenda o seu funcionamento!

O que é o certificado digital para MEI?

O certificado digital é a identidade digital de uma pessoa física ou jurídica no meio eletrônico. Ele garante autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio nas operações que são realizadas por meio dele, atribuindo validade jurídica a processos executados no meio eletrônico. No caso da versão para MEI, ele é utilizado em certas operações executadas pelo microempreendedor individual, como por exemplo, emitir nota fiscal eletrônica.

Esse recurso tem várias subdivisões e o certificado tipo A é referente à assinatura digital. Além disso, ele aparece em dois tipos diferentes. Veja quais são:

  • A1: o certificado digital A1 é emitido e armazenado no próprio computador ou em um dispositivo móvel, como tablet ou smartphone. Sua validade é de 1 ano;
  • A3: já o certificado A3 é emitido e armazenado em uma mídia específica, como cartão ou token. Tem validade média de 1 a 5 anos.

Continuando sobre os diferentes tipos, o certificado digital para MEI envolve duas possibilidades:

  • e-CNPJ: esse certificado é indicado para o MEI que é o próprio responsável pela emissão de notas fiscais, já que usa o próprio CPF;
  • NF-e: o MEI pode emitir notas fiscais eletrônicas, cumprindo iguais requisitos de uma empresa que não é MEI, com os benefícios de reduzir custos de impressão e armazenar os documentos em formato digital.

Para que ele serve?

O principal objetivo de usar o certificado digital é possibilitar que diversos processos sejam realizados sem a necessidade da presença física. Isso garante maior agilidade nos processos, redução dos custos e sustentabilidade. Como é uma assinatura reconhecida pela autoridade certificadora, tem-se a certeza da origem e autenticidade nas operações.

Seu funcionamento é à base de criptografia. Cada identidade tem uma chave única, que é oferecida no momento de realização da transação. Tudo é validado pela autoridade responsável, então há a criação de uma Identidade Digital válida no meio eletrônico.

Quando o MEI precisa de um certificado digital?

mulher MEi na porta do seu comércio com tablet com certificado digital

O certificado digital para MEI não é obrigatório. Algumas operações, como a regularização junto ao Portal do Empreendedor, não demandam o uso do certificado digital.

No entanto, o uso se torna necessário em outras etapas. Para emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) para pessoas físicas ou jurídicas, a empresa deve ter certificado digital. Trata-se de uma exigência da Secretaria de Fazenda (Sefaz), para garantir que foi a empresa a realizar a operação. Com o MEI, também vale a exigência.

Então, se você tiver que emitir esse documento eletrônico, será preciso conseguir o certificado para só então receber a liberação por parte da Sefaz. Se preferir, é possível emitir a nota avulsa, mas também será necessário contar com a autorização do órgão público.

A exceção fica para a emissão de nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e). Nesse caso, não é exigido dispor dessa assinatura. A pessoa pode entrar no site da prefeitura, acessar a conta e emitir a sua nota manualmente, ou então recorrer a um software moderno que realiza a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica de forma automatizada.

Quais são as vantagens do certificado digital para MEI?

Quando você tem o certificado digital, consegue uma camada extra de proteção em diversos procedimentos realizados online. Garante autenticidade, confidencialidade e integridade nas operações em meio digital. Observe, então, quais são as maiores vantagens de obter essa identidade digital!

Cumprimento da legislação

Primeiramente, utilizar um certificado digital para MEI é uma forma de atender às demandas da legislação nesse sentido. Quando você for emitir a NF-e, só poderá fazê-lo legalmente com o cadastro nas Sefaz, que exige essa assinatura.

Seu negócio, mesmo se tratando de um microempreendimento individual, estará completamente dentro da lei. É possível manter toda a documentação dentro da lei, o que ajuda na hora de fazer a declaração anual de rendimentos, por exemplo.

Validade jurídica

Por ser emitida por uma autoridade certificadora, essa assinatura digital tem total validade jurídica. Então, qualquer documento ou contrato assinado estará resguardado pelo reconhecimento jurídico.

Isso é indispensável para conquistar mais segurança na atuação comercial. Como consequência, você não vai encarar problemas como questionamentos na justiça, por exemplo.

Mais profissionalismo

Com um certificado digital para MEI, a sua atuação também ganha em profissionalismo. Você passa a emitir nota fiscal eletrônica e tem mais oportunidades disponíveis em seu mercado.

Além disso, é uma forma de se diferenciar de muitos microempreendedores, que não dão a devida atenção para essa questão. Como consequência, o seu negócio se destaca e a competitividade se eleva.

Mais agilidade

Com esse certificado digital, você poderá operar de maneira remota, com tranquilidade. É possível assinar contratos, emitir e enviar documentos e realizar outros procedimentos online em poucos minutos. 

Isso diminui o tempo de resposta do seu negócio e facilita a operação, aumentando a produtividade. Então, há como conquistar mais resultados em menos tempo.

Redução dos custos

Com a possibilidade de fazer vários processos online, todo o custo com deslocamento acaba. Além disso, todo tempo gasto para efetuar uma operação passa a ser executado em questão de minutos, possibilitando melhor aproveitamento de tempo.

A aquisição de um certificado digital acontece apenas uma vez e dura até o seu vencimento. Além de assegurar a segurança, é uma forma de evitar diversos problemas, como questionamentos legais ou multas pela não emissão de nota fiscal. Então, ele é indispensável para reduzir os custos sem prejudicar a qualidade.

Como obter o seu?

Para adquirir um certificado digital para MEI, é necessário buscar uma autoridade certificadora (AC). Ela deve estar autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP -Brasil) a fazer o registro das informações de quem adquire, “atestando” a origem da movimentação.

Depois, você só precisará realizar o cadastro, validar as informações e fazer o pagamento. Em seguida, basta utilizar o certificado digital no momento de acessar o sistema e executar as operações. Quando a validade for atingida, é só concluir a renovação.

O certificado digital para MEI é uma exigência em certos casos, como na emissão de nota fiscal eletrônica. Com a obtenção adequada dessa assinatura, você terá mais proteção e segurança para o seu negócio.

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