A transformação digital chegou para revolucionar todos os espaços. No mundo corporativo, então, ela se mostra cada vez mais potente. A assinatura eletrônica no RH é exemplo disso, tendo em vista que a prática alterou de forma definitiva o modus operandi do setor. Além do mais, a assinatura digital tem se mostrado uma grande aliada da sustentabilidade.
Se você quer saber como funciona a assinatura eletrônica e como ela tem transformado o RH, siga com a gente neste artigo!
Impactos da transformação digital no RH
Impossível não notar o avanço acelerado da tecnologia durante a pandemia de Covid-19. Desde 2020, o ritmo das inovações digitais tem sido cada vez maior, impactando diferentes áreas da vida. De maneira idêntica, a transformação digital nos últimos anos alterou a forma de trabalho, independente do setor de atuação de cada negócio.
Segundo a Pesquisa sobre o uso das Tecnologias de Informação e Comunicação nos domicílios brasileiros (TIC Domicílios), o uso de tecnologias digitais no Brasil passou de 71% em 2019 para 83% dos domicílios com acesso à internet em 2020. O valor, em questão, corresponde a 61,8 milhões de domicílios com algum tipo de conexão à rede. Esses dados evidenciam a necessidade das conexões e dos recursos digitais, sobretudo em períodos de isolamento social.
Seja no trabalho ou na educação, é inegável que a tecnologia deve ser vista como uma grande aliada, facilitando diversos processos e tornando possível novos tipos de acesso à informação. Fato é que a urgência de se aderir às inovações tecnológicas tornou-se uma realidade. Ou seja, as empresas que não buscam se atualizar, saem perdendo nesse contexto.
Como funciona a assinatura eletrônica no RH?
É nesse novo cenário tecnológico que as empresas passaram a abraçar diferentes ferramentas, buscando automatizar processos ou visando inovações diversas. Assim, surge a assinatura eletrônica no RH.
Mas, como funciona a assinatura eletrônica no RH? Para que ela serve, afinal?
Uma assinatura eletrônica, nada mais é que qualquer mecanismo eletrônico, não necessariamente criptográfico, para identificação pessoal. Em outras palavras, até por meio de escaneamento de assinatura, impressão digital ou uma simples escrita do nome completo, é possível identificar o remetente de uma mensagem eletrônica qualquer. Em processos simples assim, a assinatura eletrônica é classificada como Assinatura eletrônica Simples.
No entanto, ela só passa a ter maior robustez quando acrescenta processos para garantir mais segurança de integridade do documento, autoria das assinaturas e aceite entre as partes.
Esses processos podem ser executados em Plataformas de assinatura eletrônica e digital confiáveis e geram assinaturas classificadas em Assinatura eletrônica Avançada e Qualificada, sendo que na assinatura Avançada o signatário não utiliza um Certificado ICP-Brasil e na assinatura Qualificada o signatário utiliza o seu Certificado ICP-Brasil.
Assim que validados, os contratos ou documentos assinados eletronicamente passam a ser assegurados juridicamente. É o que diz a Lei Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020. Portanto, não se preocupe! Os seus documentos terão validade e terão garantia, ok?
Quais são os maiores benefícios da assinatura eletrônica?
A adoção da assinatura eletrônica no RH não aconteceu à toa. A ferramenta oferece diversos benefícios para a empresa e para os colaboradores. Veja, abaixo, alguns deles!
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Agilidade em processos internos
A agilidade em processos internos é o primeiro benefício que costumamos apontar quando mencionamos o impacto da assinatura eletrônica para a gestão de pessoas. Isso porque é evidente como ferramentas desse tipo otimizam os processos manuais diários.
O mesmo vale para outros tipos de tecnologia, a exemplo do sistema de ponto eletrônico, também responsável por trazer facilidade nos processos burocráticos e proporcionar ao setor ganho de tempo.
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Admissão digital
Outro processo que toma bastante tempo dos profissionais de RH é o de admissão. Tantos são os documentos para serem conferidos e cláusulas para serem assinadas, essa atividade, de forma analógica, demanda atenção total do profissional da empresa.
Por esse motivo, a admissão digital chega como uma solução para o RH das empresas, permitindo que grande parte dos processos sejam feitos de forma automática.
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Segurança de dados
Por beneficiar as transações digitais, essa ferramenta oferece segurança de dados para as corporações. Isso porque as informações dos funcionários e da própria empresa ficam mais seguras quando circulam protegidas sob IPs diversos.
Dessa forma, os colaboradores podem ter mais tranquilidade a respeito de seus dados, que ficam guardados pela empresa responsável.
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Menor uso de papel
A imagem que construímos de um setor de Gente e Gestão são as pilhas de documentos, papéis de conta e folha de pagamento. Com o foco na assinatura eletrônica, entretanto, os gastos com papel estão reduzindo no RH.
Além do menor impacto para o meio ambiente, isso ainda permite que o setor gaste menos com itens de papelaria, que antigamente representavam um custo elevado para as empresas. Então, além do seu bolso, o planeta também agradece!
Como sustentabilidade e tecnologia podem se complementar?
Umas das maiores tendências tecnológicas atuais estão alinhadas com a sustentabilidade. Exemplo disso são as apostas de Governança ambiental, social e corporativa (ESG), investimento em energia limpa e, até mesmo, a digitalização de documentos.
Fato é que a redução dos impactos ambientais tem sido pauta constante no setor de inovações, mostrando que no futuro – não tão distante, as empresas valorizadas serão aquelas que visam a preservação ambiental.
A redução do uso de papel graças à assinatura eletrônica representa muito bem essa nova visão do mercado. Cerca de 40% das árvores derrubadas são utilizadas como matéria prima, e o material pode demorar até um trimestre para se decompor completamente. Essa preocupação é notável quando analisamos a alta demanda de papel nos ambientes corporativos.
Por esse motivo, sustentabilidade e tecnologia andam lado a lado. A inovação tecnológica impulsiona criações responsáveis por gerar menor impacto no meio ambiente, colaborando com uma gestão mais sustentável.
Conclusão
A assinatura eletrônica transformou o RH e tornou-o mais sustentável. Isso porque, além da otimização de processos realizada pela ferramenta, seu uso gera danos menores para o meio ambiente.
Assim, podemos concluir que as novas tecnologias chegaram para auxiliar os profissionais de Gente e Gestão como nunca foi feito antes. O tempo, que antes era tomado pelos processos manuais, agora pode ser utilizado de forma estratégica para o desenvolvimento da empresa.
