A transformação digital chegou para revolucionar todos os espaços. No mundo corporativo, então, ela se mostra cada vez mais potente. A assinatura eletrônica no RH é exemplo disso, tendo em vista que a prática alterou de forma definitiva o modus operandi do setor. Além do mais, a assinatura digital tem se mostrado uma grande aliada da sustentabilidade.
Se você quer saber como funciona a assinatura eletrônica e como ela tem transformado o RH, siga com a gente neste artigo!
Impossível não notar o avanço acelerado da tecnologia durante a pandemia de Covid-19. Desde 2020, o ritmo das inovações digitais tem sido cada vez maior, impactando diferentes áreas da vida. De maneira idêntica, a transformação digital nos últimos anos alterou a forma de trabalho, independente do setor de atuação de cada negócio.
Segundo a Pesquisa sobre o uso das Tecnologias de Informação e Comunicação nos domicílios brasileiros (TIC Domicílios), o uso de tecnologias digitais no Brasil passou de 71% em 2019 para 83% dos domicílios com acesso à internet em 2020. O valor, em questão, corresponde a 61,8 milhões de domicílios com algum tipo de conexão à rede. Esses dados evidenciam a necessidade das conexões e dos recursos digitais, sobretudo em períodos de isolamento social.
Seja no trabalho ou na educação, é inegável que a tecnologia deve ser vista como uma grande aliada, facilitando diversos processos e tornando possível novos tipos de acesso à informação. Fato é que a urgência de se aderir às inovações tecnológicas tornou-se uma realidade. Ou seja, as empresas que não buscam se atualizar, saem perdendo nesse contexto.
É nesse novo cenário tecnológico que as empresas passaram a abraçar diferentes ferramentas, buscando automatizar processos ou visando inovações diversas. Assim, surge a assinatura eletrônica no RH.
Mas, como funciona a assinatura eletrônica no RH? Para que ela serve, afinal?
Uma assinatura eletrônica, nada mais é que qualquer mecanismo eletrônico, não necessariamente criptográfico, para identificação pessoal. Em outras palavras, até por meio de escaneamento de assinatura, impressão digital ou uma simples escrita do nome completo, é possível identificar o remetente de uma mensagem eletrônica qualquer. Em processos simples assim, a assinatura eletrônica é classificada como Assinatura eletrônica Simples.
No entanto, ela só passa a ter maior robustez quando acrescenta processos para garantir mais segurança de integridade do documento, autoria das assinaturas e aceite entre as partes.
Esses processos podem ser executados em Plataformas de assinatura eletrônica e digital confiáveis e geram assinaturas classificadas em Assinatura eletrônica Avançada e Qualificada, sendo que na assinatura Avançada o signatário não utiliza um Certificado ICP-Brasil e na assinatura Qualificada o signatário utiliza o seu Certificado ICP-Brasil.
Assim que validados, os contratos ou documentos assinados eletronicamente passam a ser assegurados juridicamente. É o que diz a Lei Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020. Portanto, não se preocupe! Os seus documentos terão validade e terão garantia, ok?
A adoção da assinatura eletrônica no RH não aconteceu à toa. A ferramenta oferece diversos benefícios para a empresa e para os colaboradores. Veja, abaixo, alguns deles!
A agilidade em processos internos é o primeiro benefício que costumamos apontar quando mencionamos o impacto da assinatura eletrônica para a gestão de pessoas. Isso porque é evidente como ferramentas desse tipo otimizam os processos manuais diários.
O mesmo vale para outros tipos de tecnologia, a exemplo do sistema de ponto eletrônico, também responsável por trazer facilidade nos processos burocráticos e proporcionar ao setor ganho de tempo.
Outro processo que toma bastante tempo dos profissionais de RH é o de admissão. Tantos são os documentos para serem conferidos e cláusulas para serem assinadas, essa atividade, de forma analógica, demanda atenção total do profissional da empresa.
Por esse motivo, a admissão digital chega como uma solução para o RH das empresas, permitindo que grande parte dos processos sejam feitos de forma automática.
Por beneficiar as transações digitais, essa ferramenta oferece segurança de dados para as corporações. Isso porque as informações dos funcionários e da própria empresa ficam mais seguras quando circulam protegidas sob IPs diversos.
Dessa forma, os colaboradores podem ter mais tranquilidade a respeito de seus dados, que ficam guardados pela empresa responsável.
A imagem que construímos de um setor de Gente e Gestão são as pilhas de documentos, papéis de conta e folha de pagamento. Com o foco na assinatura eletrônica, entretanto, os gastos com papel estão reduzindo no RH.
Além do menor impacto para o meio ambiente, isso ainda permite que o setor gaste menos com itens de papelaria, que antigamente representavam um custo elevado para as empresas. Então, além do seu bolso, o planeta também agradece!
Umas das maiores tendências tecnológicas atuais estão alinhadas com a sustentabilidade. Exemplo disso são as apostas de Governança ambiental, social e corporativa (ESG), investimento em energia limpa e, até mesmo, a digitalização de documentos.
Fato é que a redução dos impactos ambientais tem sido pauta constante no setor de inovações, mostrando que no futuro – não tão distante, as empresas valorizadas serão aquelas que visam a preservação ambiental.
A redução do uso de papel graças à assinatura eletrônica representa muito bem essa nova visão do mercado. Cerca de 40% das árvores derrubadas são utilizadas como matéria prima, e o material pode demorar até um trimestre para se decompor completamente. Essa preocupação é notável quando analisamos a alta demanda de papel nos ambientes corporativos.
Por esse motivo, sustentabilidade e tecnologia andam lado a lado. A inovação tecnológica impulsiona criações responsáveis por gerar menor impacto no meio ambiente, colaborando com uma gestão mais sustentável.
A assinatura eletrônica transformou o RH e tornou-o mais sustentável. Isso porque, além da otimização de processos realizada pela ferramenta, seu uso gera danos menores para o meio ambiente.
Assim, podemos concluir que as novas tecnologias chegaram para auxiliar os profissionais de Gente e Gestão como nunca foi feito antes. O tempo, que antes era tomado pelos processos manuais, agora pode ser utilizado de forma estratégica para o desenvolvimento da empresa.
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