A implementação da assinatura digital em folhas de ponto eletrônico não apenas aprimora e agiliza as atividades do departamento de Recursos Humanos, mas também reforça a segurança jurídica das empresas.
Dentro desse cenário de mudança digital que está impactando o mercado, diversas organizações já estão embarcando nesse processo como parte integrante de suas operações cotidianas.
No entanto, antes de incorporar esse método inovador de validação das folhas de ponto, é crucial compreender as diretrizes legais pertinentes e o funcionamento dessa modalidade de assinatura, bem como o seu conceito.
Acompanhe a leitura e fique por dentro do assunto!
A assinatura eletrônica é uma forma de validação de documentos ou transações digitais.
Ela substitui a assinatura física tradicional e pode incluir uma variedade de métodos, como digitar um PIN, desenhar uma assinatura digitalizada, usar um certificado digital ou até mesmo usar tecnologias biométricas, como reconhecimento facial ou de impressões digitais.
Essas assinaturas garantem a autenticidade e integridade do documento ou transação.
Com o software de quadro de horários, os funcionários podem registrar facilmente suas horas de trabalho, independentemente de onde ou como trabalham.
Além disso, ao assinar os dados fornecidos pela empresa, eles podem confirmar a exatidão de suas horas trabalhadas.
Assim, acessar o software fornecido por uma empresa é um processo simples, exigindo apenas um sistema de computador ou até mesmo aplicativos móveis. Um exemplo notável disso é a capacidade de assinar documentos importantes por meio de smartphones.
O modelo atual de registro de horas de funcionários é um sistema contemporâneo, funcional e seguro que beneficia tanto os trabalhadores quanto seus empregadores.
É imperativo manter um registro do número de horas trabalhadas por cada funcionário a cada mês para garantir que seu tempo seja monetizado com precisão.
A relevância da assinatura digital é significativa e abrange uma série de áreas e setores, proporcionando benefícios importantes em relação à autenticidade, integridade e eficiência das transações e processos. Aqui estão alguns pontos chave que destacam a importância da assinatura digital:
Em resumo, a assinatura digital é uma tecnologia fundamental para a modernização e eficiência dos processos empresariais, oferecendo segurança, conformidade legal e agilidade em um mundo cada vez mais digitalizado.
Embora não haja na legislação uma regra definitiva sobre quando assinar a folha de ponto, sugere-se que ela seja assinada mensalmente, de acordo com as diretrizes da Portaria 671.
A regulamentação das soluções eletrônicas de ponto e presença rege-se pela presente Portaria. Ele fornece diretrizes abrangentes sobre o uso da tecnologia, seus recursos e suas aplicações.
Uma planilha de horas é um documento que registra o número de horas que um funcionário trabalhou durante um período específico.
Ele serve como um meio de rastrear a quantidade de tempo que um funcionário gastou em várias tarefas e projetos.
Esta informação é então usada para calcular salários e vencimentos, e para fins de orçamento e planejamento pela administração.
A planilha de horas geralmente é preenchida pelo próprio funcionário ou por um supervisor e normalmente inclui a data, os horários de início e término e quaisquer intervalos ou outras folgas durante o período de trabalho.
Embora a Portaria 671 não estabeleça expressamente que um quadro de horários deva ser assinado, há uma implicação legal de tal ação.
Para compreender plenamente este conceito, é necessário examinar de perto a redação do artigo 86:
“A assinatura eletrônica será utilizada como meio de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro eletrônico de ponto e pelo programa de tratamento de registro de ponto, nos termos do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001”.
Como a folha de ponto é um subproduto do programa de ponto, é imprescindível que seja assinada. Este processo é de grande importância tanto para a empresa quanto para seus colaboradores.
A força legal da assinatura eletrônica para planilhas de horas não está na CLT, mas na Lei 14.063 de 2020, que amplia o rol de documentos públicos passíveis de verificação digital.
De acordo com o conteúdo do texto, existem dois tipos de assinaturas eletrônicas:
É com base nessas diretrizes que as referidas leis são utilizadas para verificar o uso de assinaturas eletrônicas em diversos sistemas, inclusive sistemas de controle de ponto eletrônico.
Isso nos traz de volta ao Regulamento 671, que também propôs regras definindo novos padrões para assinaturas eletrônicas, incluindo um cronograma.
Através da Lei 14.063, que se origina na MP previamente mencionada e suas subsequências ao longo das últimas duas décadas, uma gama mais ampla de formas de assinatura eletrônica é reconhecida legalmente.
Isso resulta em órgãos governamentais e entidades da área da saúde, por exemplo, que anteriormente somente aceitavam a assinatura digital, agora podendo aproveitar soluções mais acessíveis.
Afinal, a assinatura eletrônica avançada e qualificada, que anteriormente demandava um certificado digital, também um processo mais moroso e burocrático, agora é permitida em um escopo mais amplo.
Esse avanço amplia as possibilidades sem comprometer a segurança na troca de informações, proporcionando uma maior facilidade nas interações entre pessoas e instituições por meio da assinatura eletrônica simplificada.
A relevância da assinatura digital no encerramento de registros em um sistema de controle de ponto eletrônico é notável.
A assinatura digital desempenha um papel crítico ao validar e autenticar a precisão das informações registradas pelos colaboradores em relação ao horário de entrada, saída e possíveis intervalos.
Em resumo, a assinatura digital desempenha um papel fundamental na garantia da confiabilidade e validade dos registros de ponto eletrônico.
Ela contribui para um ambiente de trabalho mais eficiente, transparente e em conformidade com as regulamentações trabalhistas, beneficiando tanto os colaboradores quanto as empresas.
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