A digitalização do dia a dia de trabalho foi intensificada durante a pandemia. No último ano, vimos processos analógicos passarem a ser realizados pela internet com mais frequência, em especial entre quem precisava minimizar o contato presencial, como os profissionais da saúde.
Dentistas, biomédicos, fisioterapeutas e esteticistas viram sua rotina se tornar protagonista das transformações tecnológicas. Foram eles que trouxeram para o cotidiano empresarial e pessoal as tecnologias que surgiam como tendências do futuro. Um exemplo são as assinaturas eletrônicas e digitais.
Este é um formato de assinatura que dispensa assinaturas manuais e que possibilitou que serviços de saúde, não necessariamente ligados apenas a hospitais, pudessem ser contratados, tendo contato com os clientes somente durante a execução das consultas ou serviços.
As assinaturas eletrônicas são executadas através de dispositivos eletrônicos que permitem a autentificação de uma identidade. Dessa forma, atuam como nosso RG online, inclusive, tendo a mesma validade jurídica que o offline.
Embora tenham se tornado muito conhecidas nos últimos anos, as assinaturas eletrônicas e digitais já existem em território nacional há mais de duas décadas. Em 24 de agosto de 2001 foi adotada a Medida Provisório n°2.200-2 que instituiu a criação da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil e transformou o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia.
Nesse momento, as assinaturas digitais passaram a ser regulamentadas no Brasil e representaram um grande avanço tecnológico e profissional que o país procurava alcançar. Com a pandemia, o distanciamento social e a digitalização de quase todas as transações, sua popularização tomou força e acelerou esse avanço.
Essa mudança de foco permitiu que a burocracia fosse flexibilizada em muitos setores. Documentos que levavam dias para serem assinados, agora são finalizados em poucos minutos.
Com elas, não é necessário se deslocar até um cartório para comprovar a veracidade de um documento. Isso pode ser feito pela internet através do Portal do ITI – Instituto Nacional de tecnologia da Informação.
Essa rapidez nos mostra que sempre há espaço para melhorar e inovar. Todos os dias há algo novo a ser implementado e dar espaço para a mudança pode nos fazer ganhar a confiança de clientes e vencer a concorrência.
Além da necessidade de distanciamento, outro ponto ficou sob os holofotes nos últimos meses, a sustentabilidade. Diante da crise climática e todos os seus desdobramentos, as assinaturas eletrônicas apresentaram para as empresas uma alternativa positiva ao unir forças a quem luta pela mudança. Como as assinaturas ficam apenas no digital, não existe gasto ou desperdício de papel, o que reduz o impacto ao Meio Ambiente.
A redução da papelada e o plano de gestão mais sustentável podem ser fatores de valorização de uma empresa e isso foi visto como uma oportunidade de crescimento por quem investe na ferramenta.
Outro atrativo para que as assinaturas eletrônicas chegassem para ficar em nossa rotina foi a diminuição do custo das operações. Com menos gastos com impressão e uma logística de assinatura agilizada, sobra dinheiro para aumentar a margem de lucro e tempo para melhorar a produtividade.
Como os profissionais da saúde trabalham junto ao cliente, não bastava apenas melhorar a produtividade. Eficiência, nesses setores, é entregar um trabalho de qualidade e manter o consumidor satisfeito.
Nesse caso, rapidez é tornar o processo ágil para quem deseja assistência.
Segundo uma pesquisa feita pelo Grupo Gartner, cerca de 400 horas anuais são gastas em empresas de grande porte na procura de documentos perdidos. Isso porque de 2 a 5% da documentação pode ser extraviada ou armazenada erroneamente, o que causa um entrave de produtividade, distancia o cliente e evita que este seja atendido a tempo.
Com as assinaturas digitais, não há necessidade de armazenamento físico de documentos. Tudo pode ser mantido e acessado em uma plataforma de assinatura eletrônica, sem gasto de memória de dispositivos ou criação de depósitos físicos.
Nesses casos, a organização do local de trabalho também é garantida. Com todos os documentos em ordem e armazenados em um local certo, o ambiente de trabalho torna-se livre e limpo, influenciando em como os clientes veem seu negócio.
Dessa forma, sobra dinheiro para investir em áreas ligadas ao consumidor ou na compra de melhores ferramentas. A rentabilidade acaba sendo um importante fator para os profissionais da saúde que observam novidades para o setor surgirem todos os dias e precisam acompanhar se desejam oferecer o melhor.
Outro benefício oferecido pelas assinaturas aos profissionais da saúde foi proteção. Como são únicas, intransferíveis e não podem ser acessadas ou duplicadas por terceiros, elas permitem que toda a documentação seja mantida em sigilo entre as partes.
Isso entra em acordo com a nova Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, que exige que todos os dados coletados sejam de responsabilidade das empresas e que estas devem garantir a segurança dos mesmos sempre. No caso das assinaturas, isso é garantido por criptografia que prevê a proteção das assinaturas das empresas e dos clientes.
Integrar a qualidade dos serviços oferecidos presencialmente pela expertise dos profissionais com uma experiência digital proveitosa é o que reduz as desistências durante a finalização de transações. Os clientes se sentem mais confiantes e se mantém presentes mesmo após a compra do serviço.
Entretanto, para que as assinaturas e o sistema digital entreguem todas as vantagens necessárias para que seu negócio cresça, é essencial que exista um armazenamento bem planejado dos documentos.
Vale lembrar que além de organização, o que os consumidores desejam é eficiência. Para isso, uma plataforma de assinaturas eletrônicas e digitais de confiança pode agilizar a rotina.
ArqSign é uma plataforma desenvolvida pela Arquivar que oferece vantagens imperdíveis para quem deseja otimizar a organização de uma empresa. É um serviço completo que permite acompanhar e gerenciar a assinatura dos documentos garantindo que não existam erros.
Nela é possível criar novos usuários para que os clientes assinem um documento com total segurança e recebam no e-mail todas as informações sobre a documentação. E com poucos cliques você pode enviar a mesma documentação para diversas pessoas, otimizando o tempo de produção do documento.
E se seus consumidores precisam enviar um arquivo para que a assinatura seja finalizada, a ArqSign permite que seja feito um anexo ao processo.
E para atender todas as empresas, desenvolvemos planos específicos, considerando o número de documentos. Todos os planos têm acesso a todas as funcionalidades da ArqSign e podem aproveitar os benefícios que a plataforma reserva.
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