Sistema de Digitalização deve ser concluído em março. O projeto feito pela Arquivar tem o objetivo de proporcionar aos servidores públicos maior agilidade nos serviços solicitados referentes a documentos.
Facilidade, agilidade e praticidade. Palavras que caracterizam bem o novo sistema de digitalização implantado pela Secretaria da Administração desde agosto deste ano. O principal objetivo é proporcionar aos servidores públicos estaduais maior comodidade na busca de serviços como: aposentadoria, processos diversos, confecção de contracheques, dentre outros.
Segundo a estudante de Processamento de Dados, Samara Alexandre todo o projeto foi elaborado por uma equipe formada por bibliotecários, arquiviologistas,administrador e analistas de sistema. “Nosso trabalho está em ritmo acelerado, a previsão para conclusão será até março de 2011. Já passamos pela triagem dos documentos, depois houve a organização técnica do material e finalmente a processo de indexação que consiste na verificação das caixas físicas com o sistema”, explicou.
Samara Alexandre declarou também que a indexação permitirá ainda que seja fornecido o endereço dos usuários.E estão em fase de conclusão os pontuários dos servidores inativos. “Haverá uma triagem de alguns documentos para aplicação da tabela de temporialidade, onde serão avaliados por uma comissão, o que garantirá a diminuição da massa documental,” afirmou.
De acordo com o Coordenador de Arquivo da Sead, Raimundo Batista na realização dos trabalhos são utilizados os seguintes materiais: Scanner de produção, Internet e principalmente pessoas capacitadas na função. “O sistema funciona exclusivamente pela rede mundial de computadores e é de fácil acesso, após o termino do projeto haverá um treinamento com os servidores , o que contribuirá para a otimização dos serviços”, explicou.
Raimundo Batista disse ainda que outros setores da Sead demonstram interesse pela digitalização de seus arquivos. “ Por enquanto estamos trabalhando apenas com documentos da Unidade de Gestão de Pessoas, mas caso haja a necessidade deste serviço seja expandido aos demais setores, estaremos disponíveis para atendermos a demanda”, finalizou.
Fonte: SEAD
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