ArqAudit e seus benefícios para o controle de documentos

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ArqAudit” é o módulo do software ArqGED, da Arquivar, que permite que você determine auditorias para os documentos de acordo com as regras da empresa. Um serviço que atribui qualidade, segurança e agilidade a gestão de documentos. 

  • Nesse conteúdo você saberá o que ArqAudit; 
  • Por que contratar um software de gestão de documentos; 
  • O que é o ArqGED; 
  • Módulos ArqGED.

E outras informações importantes sobre essa tecnologia. Descubra como otimizar o tempo e fazer a sua empresa render mais e de maneira mais organizada.  

ArqAudit e seus benéficos para o controle de documentos 

A solução ArqAudit, da Arquivar, ajuda a manter a organização e otimiza diversos processos dentro da empresa. Através desse módulo é possível garantir uma auditoria qualificada de seus documentos.  

O que é a ArqAudit? 

controle de documentos de uma empresa deve ser prioridade para organização do negócio. Mas, nem sempre isso é levado a sério, e os problemas provenientes dessa desorganização são diversos.  

ArqAudit é a solução da Arquivar para criar e definir parâmetros para a realização de auditorias internas para controle e tramitação de documentos. 

No entanto, isso é definido sempre considerando as demandas e as regras da empresa. Por isso, se trata de um módulo de auditoria personalizado, capaz de apresentar resultados sob medida para cada negócio.  

Mas, para que serve? 

Manter o controle de documentos é uma missão quase impossível, sobretudo quando ocorre um acúmulo de papéis. Por mais organizado que você seja, acaba se perdendo em meio a bagunça.  

ArqAudit é um dos módulos do ArqGED, que é o software exclusivo da Arquivar que permite total gerenciamento de documentos. Cada módulo é dedicado a uma finalidade, e esse tem a função de auditoria.  

Está faltando algum documento? 

A ausência de documento ou mesmo o vencimento de sua validade pode trazer inúmeros problemas para a empresa. Manter atenção total para isso é fundamental! 

Através do módulo ArqAudit os riscos são diminuídos a quase zero. Isso porque o módulo permite que você tenha total controle a respeito de documentos a partir da criação de auditorias que condizem com as regras internas.  

Andamento de projetos: 

Também é possível acompanhar o cumprimento de projetos relacionados a produção, tramitação, uso, e destinação de documentos. 

Um controle absoluto dos dados e um armazenamento mais organizado de todas as informações.  

Divergências: 

Da mesma forma que fica difícil analisar com cautela o vencimento de documentos essenciais, também é difícil identificar divergências entre uma e outra versão. 

Com ArqAudit esse problema também é superado com maestria. O software permite que os documentos incluídos no projeto sejam analisados com cautela e divergências sejam imediatamente identificadas e solucionadas.  

Dessa forma você evita desencontro de informações e todos os danos que esse tipo de erro pode causar ao seu negócio.  

Alterações de contrato, por exemplo, serão rapidamente percebidas e poderão ser acessadas por pessoas responsáveis e previamente autorizadas. Um histórico importante para manter o devido controle de documentos 

Previna a sua empresa contra perda em processos judiciais 

Com o ArqAudit você previne a sua empresa contra perdas em processos judiciais ou auditorias, já que os documentos estarão em constante análise. Isso diminui consideravelmente os riscos de inconsistências.  

Portanto, se trata de um auxiliar tecnológico que atua também na gestão de riscos, diminuindo as chances de problemas relacionados a perdas judiciais.  

Lista de funcionalidades ArqAudit 

Veja agora uma lista com todas as vantagens que o uso do módulo ArqAudit pode trazer para a sua empresa. São funções essenciais para garantir uma auditoria qualificada e uma gestão de documentos mais eficiente.  

  • Notificação automática de vencimento de quaisquer documentos; 
  • Controle de cartão de ponto do funcionário que é gerado mensalmente; 
  • Controle de um EPI;
  • Controle de ASOs periódicos nos casos de recorrências de documentos; 
  • Controle mais assertivo do acervo; 
  • Diminuição do passivo trabalhista; 
  • Gestão eficiente de renovação de contratos com garantia de todos os documentos;
  • Processos automáticos e periódicos; 
  • Visão geral do processo de trabalho otimizada. 

São funções que, quando negligenciadas, podem trazer inúmeros problemas para a empresa. Mas, com a notificação tecnológica fica mais fácil gerenciar e manter tudo sob controle.  

Por que contratar um software de gestão de documentos? 

Lidar com a papelada é provavelmente uma das tarefas mais árduas de uma empresa. Ainda que se julgue que o volume é baixo, os papéis podem se perder, causam desorganização e acabam atrasando muitas tarefas.  

Os benefícios ao contratar o ArqGED, que é o software da Arquivar de onde ArqAudit faz parte, são inúmeros. Veja a seguir quais vantagens você terá ao utilizar essa tecnologia.  

Armazenamento: 

O primeiro benefício diz respeito a qualidade de armazenamento. Guardar os documentos a esmo, em pastas ou gavetas, acaba colocando-os em risco.  

Afinal, eles são deteriorados pelo tempo ou podem ser danificados em acidentes como inundações e incêndios.  

Ao transformar o papel em arquivo digital, você contará com muito mais segurança. Eles ficaram organizados em pastas armazenados em nuvem. Com isso, se mantém qualificados por período indeterminado.  

Armazenamento em nuvem: 

O armazenamento em nuvem permite que você acesse os documentos em questão a qualquer hora e de qualquer lugar. Tudo o que você precisa é ser autorizado para isso, possuindo, portanto, um login e uma senha.  

Economia de espaço: 

Dê adeus às pilhas de papeis que se acumulam em suas mesas, gavetas e armários. Todos os documentos serão digitais, transformados em arquivos que são acessados por dispositivos como computadores e notebooks.  

Economia de dinheiro: 

Pare de gastar com folhas para impressão. Contratos, cartas, processos…tudo isso será resumido a arquivos digitais. Ah! E não se preocupe: eles possuam validade igual aos documentos impressos e podem ser validados através de uma assinatura digital.  

Sustentabilidade: 

Todos nós sonhamos com um planeta mais saudável e limpo. No entanto, a produção e o descarte exagerado de papel são dois dos impedimentos mais agressivos para isso.  

Ao diminuir o consumo de papel você passa a contribuir diretamente com o planeta, fazendo dessa uma prática sustentável importantíssima.  

Não perca tempo procurando por documentos 

Se antes você ficava horas procurando por documentos quando precisava acessar algum, com o ArqGED composto pelo módulo ArqAudit isso muda completamente.  

Basta acessar a pasta para conseguir abrir o arquivo e encontrar o que precisa. Você poupa tempo e disponibiliza a sua equipe para atuar em outras funções importantes para a empresa.  

Rastreabilidade e movimentação: 

“Quem alterou esse documento?”. “Quem incluiu essa cláusula?”. Em empresas de médio porte, em que mais de uma pessoa costuma ter acesso aos documentos, é comum que esse tipo de problema surja.  

No fim, sem saber quem alterou não é possível responsabilizar os autores diante de erros ou mesmo elogiar as alterações assertivas.  

Com um software para controle de documentos isso muda! Você conta com muito mais segurança e fidelidade na rastreabilidade e movimentação.  

Ou seja, consegue acessar o histórico de alterações e descobrir quem mexeu no arquivo, em que momento e o que foi alterado. Muito mais segurança para a empresa e para as informações contidas nos documentos.  

O que é o ArqGED? 

ArqGED é o software composto por 7 módulos que lhe ajuda a gerir os seus documentos de maneira eficiente e qualificada.  

O software funciona via web e pode ser personalizado, adquirindo um aspecto mais agradável e útil para a sua empresa. Os módulos são uteis para qualquer segmento de negócio.  

Além do ArqAudit, que é o módulo destinado à auditoria de documentos, você também contará com outros 6. São eles: ArqDOCArqSignArqOCRArqFlowArqSCAN e ArqNF-e. vamos conhecê-los melhor. 

Todos os módulos ArqGED 

Agora que você já conhece a fundo o ArqAudit vamos apresentar rapidamente os outros 6 módulos que compõem o ArqGED, o software da Arquivar para controle de documentos 

Módulo ArqDOC: 

Esse é o módulo de gerenciamento dos documentos. Para usá-lo você deve subir os arquivos no software, de modo que possam ser consultados e acessados sempre que necessário.  

Através dele você consegue rastrear, mapear e emitir protocolos para controle de alterações nos documentos. Além disso, o módulo permite que você imprima etiquetas e restrinja o acesso aos documentos.  

Módulo ArqSign 

ArqSign é essencial pois, permite que você cadastre, acesse e assine documentos digitais. Para conseguir gerar essa assinatura é preciso ter um e-CPF e/ou e-CNPJ, que são certificados que autenticam a assinatura. Eles garantem a segurança e integridade do documento.  

Módulo ArqOCR 

O módulo OCR – Reconhecimento Ótico de Caracteres – permite que você determine buscas por qualquer palavra que exista no documento.  

Isso facilita muito a rotina de qualquer empresa, já que será muito fácil encontrar o documento que você precisa, quando você precisa.  

Módulo ArqFlow 

ArqFlow é o módulo referente ao fluxo de trabalho. Portanto, ele serve para integrar departamentos, tornando as tarefas mais ágeis e otimizadas em diversos aspectos.  

Se trata de um módulo essencial para controle de fluxo de trabalho. Por isso ele contribui com a otimização da rotina e o melhor aproveitamento do turno.  

Módulo ArqScan 

Como o nome sugere, o ArqScan permite que você digitalize e faça a indexação dos documentos. Ou seja, você os “escaneia” de maneira prática e rápida. É um módulo que, quando utilizado em parceria com ArqOCR e ArqSign se torna ainda mais eficiente.  

Ao fazer essa integração você permite que durante a digitalização sejam reconhecidos os seus caracteres para a pesquisa futura. Com o ArqSign sua integração está diretamente ligada a função de assinar o documento com os certificados. 

Módulo ArqNF-e 

Um módulo completamente voltado para o download e controle de notas fiscais, alguns dos documentos mais importantes de uma empresa. Além disso, ele consegue encaminhar imediatamente a nota ao seu destinatário.  

Todos eles somados ao ArqAudit formam a superpotência que é o ArqGED. Se você quer mais soluções para sua empresa, entre em contato com a Arquivar e converse com a nossa equipe de especialistas.

E aproveite para assistir ao nosso, sobre Transformação Digital nas empresas:

 

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