Em um mundo empresarial em constante crescimento, a fluidez e a organização nos fluxos de trabalho são essenciais para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu porte.
A ALE, uma distribuidora de combustíveis com atuação nacional, percebeu essa necessidade ao enfrentar um rápido crescimento em seu negócio.
Foi então que eles decidiram investir no software ArqFlow e testemunharam uma otimização notável em todas as áreas de suas operações.
A ALE, originalmente uma empresa mineira, associou-se à Satélite, do Rio Grande do Norte, impulsionando seu crescimento de maneira significativa e acelerada.
No entanto, com essa rápida expansão, surgiram tanto ótimas oportunidades quanto desafios relacionados à organização e à gestão estratégica.
Para lidar com essa situação, a ALE encontrou na solução da Arquivar a alternativa perfeita para gerenciar suas rotinas de trabalho de maneira simples e eficiente.
O novo software contribuiu para a produtividade da equipe, otimizando o uso do tempo e das ferramentas disponíveis.
O projeto teve início com o mapeamento das atividades nos setores Comercial e Cadastro, com o objetivo principal de simplificar os processos existentes.
Isso porque, a empresa enfrentava uma série de desafios, incluindo a falta de registro das atividades e tarefas, a ausência de gestão de tempo nos procedimentos, pendências.
Consequentemente, resultando em erros, como falta de retorno ao cliente, tarefas incompletas e falta de controle e administração adequados das etapas.
A Arquivar, após analisar minuciosamente as condições encontradas e as demandas do cliente, desenvolveu soluções eficazes que abordavam esses desafios em três frentes principais.
Primeiro, os especialistas em gestão de documentos e processos, elaboraram um fluxo de trabalho personalizado para a ALE, mapeando prazos e tempos necessários para cada etapa e identificando os responsáveis por cada tarefa.
Em seguida, o software ArqFlow foi implantado para automatizar os processos e facilitar o acesso às informações necessárias.
Os resultados alcançados foram extremamente satisfatórios, trazendo benefícios significativos para a empresa.
Com a automação dos processos e dos acessos, a ALE pôde identificar pontos fracos em seus procedimentos e ter maior facilidade no acesso às informações por meio do uso do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
Além disso, o controle do tempo de execução das tarefas, juntamente com a clara atribuição de responsabilidades, ajudou a aumentar a produtividade geral.
Graças a todos esses recursos, a ALE conseguiu melhorar consideravelmente sua capacidade de resposta aos clientes, proporcionando atendimentos mais rápidos, completos e adequados.
Com o software ArqFlow em sua infraestrutura, a empresa está bem equipada para enfrentar os desafios futuros e manter sua posição competitiva no mercado em constante evolução.
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