O que é BPM e por que ele é essencial para sua empresa?

Sua empresa não sabe quantos pedidos foram atendidos ou qual o nível de satisfação do seu cliente?
Apenas uma pessoa realiza determinada tarefa imprescindível para o negócio.
Se ela sair de férias ou deixar a empresa, tudo para?
Se você se identificou com isso, acredite! Você pode até não saber o que é BPM (Business Process Management), mas, já sentiu na prática a importância da gestão de processos.

O que é BPM (Business Process Management)?

O BPM, Business Process Management, ou melhor dizendo, Gestão de Processos de Negócio é uma abordagem estratégica para tornar os processos internos da sua empresa mais organizados, eficazes e transparentes.
Seu principal objetivo é mapear, analisar e otimizar os fluxos de trabalho, melhorando tanto a operação interna quanto a experiência do cliente.

Isso quer dizer que a função do BPM é:

• Identificar gargalos e tarefas repetitivas.
• Automatizar processos manuais.
• Reduzir custos e erros.
• Aumentar a produtividade.
• Melhorar a tomada de decisão com dados.

A partir disso, ele redesenha os processos de forma mais eficiente e alinhada às necessidades do negócio, otimizando as tarefas do dia a dia – o que reflete na percepção e experiência do cliente, seja ele interno ou externo.

Essa disciplina é composta por seis etapas: entendimento, modelagem, análise, melhoria, automatização e monitoramento dos processos. Esse ciclo é chamado de ciclo BPM, e é amplamente adotado por empresas que utilizam processos BPM para otimizar sua operação.

Mas, como funciona o ciclo BPM?

1. Entendimento e Planejamento: etapa inicial, é o momento de mapear os processos ou necessidades existentes para definir o que precisa ser criado ou otimizado.
2. Modelagem: o nome soa como algo muito futurista, mas, nada mais é que mostrar, por meio da plataforma, como os processos devem funcionar, destacando as tarefas, os responsáveis e as decisões necessárias em cada etapa.
3. Análise de processos: esta etapa é crucial para identificar gargalos, falhas e consequentemente o desempenho previamente definido. Aqui é realizada a coleta de feedbacks e análise de KPI’s.
4. Melhoria e implementação: a partir dos resultados coletados na análise após a primeira implementação, nesta, identificam-se as mudanças necessárias para tornar o processo mais eficiente.
5. Monitoramento e Controle: como o próprio nome já diz, acompanhar os resultados e garantir que os processos identificados pelo ciclo bpm estejam funcionando conforme o esperado.

A verdade é que divididos assim, esses passos podem parecer simples. No entanto, trata-se de um estudo minucioso em que, por meio de uma estratégia de longo prazo, é possível identificar e destrinchar diferentes necessidades, modelando cada processo de uma empresa para que situações como as que mencionamos no início deste artigo e tantas outras comuns no dia a dia corporativo não ocorram.

Sem uma plataforma específica de BPM, esse trabalho dependeria exclusivamente de ações manuais, planilhas, e-mails, análises isoladas e muito esforço humano, o que poderia levar meses para ser concluído com a mesma profundidade e precisão que processos BPM podem oferecer em semanas — ou até dias.

>> Gostaria de saber mais sobre BPM? Veja esta explicação de uma das especialistas da Arquivar:

Quais são os benefícios dos processos BPM?

Os processos BPM são flexíveis e podem ser adaptados a diferentes necessidades e contextos organizacionais.

Além disso, o uso do BPM permite monitorar e controlar o desempenho das atividades, por meio de indicadores (KPIs). Com essas informações, é possível tomar decisões assertivas e realizar uma gestão de risco preventiva.

Isso quer dizer, mais eficiência, mais tempo e mais lucro no seu negócio.

Vale ressaltar que quando o ciclo BPM analisa as atividades de uma empresa, ele organiza os processos, dentro de 2 grandes grupos:

• Primários (ou principais): sendo eles, os processos essenciais, que entregam valor direto ao cliente final. São aqueles que estão ligados à atividade-fim da empresa, ou seja, o produto ou serviço final.
• Suporte (ou de apoio): que não entregam valor direto ao cliente final, mas são essenciais para dar suporte aos processos primários, suportando a operação e garantindo que ela funcione bem.

Difícil? Veja como o ciclo BPM classifica diferentes processos dentro de uma empresa:

Ou seja, todos os pontos a serem reestruturados, são divididos entre estes 2 macros para que as empresas possam trabalhar cada necessidade organizacional de forma pontual e focada.

Tudo isso é realizado dentro de um ciclo contínuo de melhoria. Isso quer dizer que tudo é constantemente revisado e otimizado para responder a mudanças no ambiente de negócios e nas demandas dos clientes.

Diante de tanta otimização, não é difícil visualizar as vantagens e benefícios dos processos BPM e sua ferramenta, afinal, ele apresenta benefícios claros mas, mesmo assim, vamos listar as principais aqui pra você:

Principais vantagens do BPM nas empresas

Aumento na produtivi​​dade

Isso mesmo, identificando o que dá pra ser automatizado, é possível gerar mais agilidade e aumentar a produtividade da equipe.

Mais transparência

O BPM permite acompanhar, em tempo real, como a empresa está indo. Assim, fica mais fácil ver onde dá pra melhorar facilitando a gestão, a comunicação e consequentemente os papéis dentro da empresa.

Melhor controle

Com a ajuda da tecnologia, dá pra acessar relatórios completos permitindo a tomada de decisões baseada em dados confiáveis e evitando erros.

Redução de custos

A melhora do fluxo de trabalho com o BPM ajuda a eliminar desperdícios, já que os processos ficam mais enxutos e eficientes.

Além disso, com mais automação e menos erros, também se evita retrabalho e correções, o que reduz ainda mais os custos.

Maior segurança

O gerenciamento de processos também ajuda a empresa a seguir a LGPD e a reforçar a segurança interna. Ao mapear os processos, dá pra identificar onde incluir rastreamento de atividades, controlar quem acessa informações sensíveis e aplicar outras regras de segurança da informação.

Principais características de um sistema de BPM

Até aqui, falamos sobre todos os benefícios que um BPM (Business Process Management) e os processos BPM podem gerar para a sua empresa. No entanto, nada disso é suficiente se o sistema adotado não possuir uma infraestrutura robusta com funcionalidades que garantam flexibilidade, desempenho e integração com o ambiente tecnológico da empresa.

A seguir, destacamos os principais requisitos que um bom sistema de BPM deve contem​​plar:

• Capacidade de integração com outros sistemas: a ferramenta precisa se integrar facilmente a ERPs, CRMs, sistemas legados e demais plataformas utilizadas.
• Métricas de desempenho dos processos: ou seja, o monitoramento dos KPIs, afinal, um bom BPM precisa fornecer em tempo real os indicadores de performance.
• Suporte técnico ágil e especializado: indispensável para resolver dúvidas operacionais, acompanhar a implementação e garantir a evolução contínua da plataforma.
• Facilidade de uso: uma interface intuitiva que permite uma melhor experiência do usuário e, consequentemente, uma melhor adoção pelos colaboradores.
• Relatórios visuais e gráficos personalizados: a ferramenta deve oferecer relatórios customizáveis, com gráficos, filtros e comparações, que facilitem a tomada de decisão.
• Aderência à cultura da empresa: personalizações e fluxos que respeitem a dinâmica organizacional, promovendo uma implementação com menor impacto.
• Alta capacidade de armazenamento de dados: especialmente em empresas de médio e grande porte, é primordial que a plataforma suporte grandes volumes de dados e processos simultâneos, sem comprometer sua performance.
• Importação de arquivos de sistemas legados.
• Controle de permissões e visibilidade por usuário ou função.
• Capacidade de controlar e armazenar diferentes versões.
• Ferramentas de modelagem e simulação.
• Integração com módulos complementares (como assinatura digital, BI, ECM, entre outros).

Ao levar em consideração todas essas características, sua empresa garante não apenas o controle dos processos, mas também uma base sólida para a automação, o compliance regulatório e a escalabilidade operacional.

Confira nosso texto completo sobre como escolher uma ferramenta de BPM.

Imagino que agora você esteja se perguntando: como implementar o BPM na minha empresa?

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