A Wood Group, uma das principais empresas de consultoria e engenharia do mundo, com 35.000 profissionais em 60 países, enfrentava grandes desafios na gestão de sua documentação interna e no controle de contratos e fornecedores. Em 2010, a empresa decidiu utilizar a ferramenta ArqDoc para organizar a documentação em sua estrutura, iniciando um processo de modernização.
Durante 5 anos, a Wood Group foi modernizando sua gestão interna de documentos com o apoio da Arquivar, incluindo novas soluções, até que em 2015 devido ao volume crescente de documentos, a Wood Group decidiu terceirizar a guarda documental com a Arquivar.
Em 2020, iniciamos dois novos projetos, o primeiro em janeiro, com o objetivo de construir um workflow para qualificação e gestão dos fornecedores e assim, conseguir a certificação ISO 9001, e o outro em junho focado na gestão de documentos e em automações nos processos do Departamento Pessoal (DP), auxiliando nas auditorias, rastreabilidade e otimização do tempo de processamento da documentação dos Colaboradores.
Antes de tudo vamos entender o que é a ISO 9001; se trata de uma norma internacional que estabelece requisitos para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) de uma organização, desta forma exigindo que as empresas qualifiquem seus fornecedores a cada 18 meses para assegurar a qualidade da cadeia de suprimentos.
Antes da solução da Arquivar, a Wood Group enfrentava dificuldades em monitorar o vencimento dos contratos, resultando em custos elevados e atrasos na renegociação. Com a implantação do ArqFlow, o sistema passou a alertar sobre o vencimento dos contratos, permitindo que a Wood Group renegociasse a tempo, resultando em uma economia substancial.
Após a implantação do GED da Arquivar (ArqGED), foi possível a integração de maneira nativa da assinatura digital, o que simplificou a gestão de contratos, eliminando a necessidade de processos manuais e externos. Com a flexibilidade do ArqGED, a Wood Group ganhou mais controle sobre a documentação, com a possibilidade de personalizações rápidas sem a necessidade de longos chamados de suporte, algo que era uma limitação em softwares já utilizados por eles.
Atualmente, a Wood Group utiliza um fluxo ativo de qualificação de fornecedores, que foi aprimorado desde sua implementação em 2020. A equipe responsável realiza auditorias e análises contínuas para garantir que os fornecedores atendam aos requisitos necessários. Com a automação desse processo, qualquer pendência identificada é rapidamente corrigida e validada, otimizando o ciclo de contratação.
Um dos grandes diferenciais que a Arquivar consegue entregar em seus projetos é a adequação e personalização das suas soluções a realidade de cada cliente. O segundo projeto com o WOOD Group, a implantação de uma solução para o Departamento Pessoal (Gestor DP), teve início quase que em paralelo com o primeiro, sendo iniciado em junho de 2020.
A implantação da solução Gestor DP foi feita de forma personalizada para a realidade do Wood Group, demandando uma imersão completa da Arquivar na realidade do cliente. Desta forma foi possível estabelecer prazos para alerta de vencimentos, analisar grupos documentais, planilhas para identificar as tipologias documentais e qual melhor forma para criar toda estrutura da árvore organizacional.
Após a implantação o Gestor DP foi sendo aprimorado e revisado, atualizando sempre os critérios dos gestores do departamento para atender normas internas, desta forma se tornando uma ferramenta única e específica para o WOOD Group.
O sistema implementado pela Arquivar nos dois projetos também abrange a gestão documental interna, com triagem e digitalização de documentos, auditorias e a indexação de documentos. Desta forma se tornou possível realizar Auditorias e melhorias continua no fluxo de trabalho nas áreas de DP e Suprimentos, garantindo um processo transparente e eficaz.
Com essas soluções, a Wood Group não apenas otimizou sua gestão de documentos e contratos, mas também aumentou a eficiência operacional, gerando maior controle sobre os fornecedores e DP, reduzindo custos de forma significativa. Essa parceria com a Arquivar exemplifica como a tecnologia pode transformar processos complexos em operações simples e eficazes.
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