O uso de contratos é muito comum e está presente de maneira recorrente em negociações B2B ou B2C.
De fato, é um documento importante, pois formaliza o detalhamento de tudo que foi acordado entre as partes, inicializa a entrega do que foi contratado e consequentemente a geração de receitas.
Só por esses motivos já pode ser classificado com um dos documentos mais importantes para as empresas.
O grande gargalo em torno desse assunto é a morosidade com que tudo acontece, no caso de a empresa ou profissional liberal ainda não fazer uso de contratos e assinaturas digitais.
No entanto, em tempos em que a transformação digital ganha cada vez mais espaço, a agilidade em assinar contratos se tornou um diferencial competitivo.
Desse modo, aderir às novas tecnologias que permitem mais fluidez no processo é de suma importância. Caso contrário, se manter relevante frente a concorrência será um desafio.
Não importa o quanto um vendedor se aplica para fechar um negócio, sem o contrato assinado, não é possível contabilizar realmente a venda.
No entanto, a demora para assinar o documento pode comprometer os resultados não apenas desse profissional, mas, sobretudo, da própria empresa.
Isso porque, o faturamento real só vai acontecer depois que essa etapa for finalizada. E, caso a concorrência consiga entregar com mais rapidez, não tenha dúvida de que esse cliente poderá migrar para o time adversário.
Além disso, as empresas têm tido cuidado ao selecionar seus parceiros de negócios. A grande maioria observa se o fornecedor adota processos digitais modernos, e quais ações estão sendo feitas em relação à sustentabilidade e cuidado com meio ambiente.
Sendo assim, quem ainda trabalha com o uso massivo de papeis e impressões pode perder negócios e relevância de mercado, além de manter alto custo de impressão, logística, cartório, digitalização, armazenagem e mão de obra operacional.
Sendo assim, quem trabalha com o uso massivo de papeis e impressões pode perder negócios e relevância de mercado. Soma-se a isso, outros custos como:
Portanto, além de afetar os resultados relacionados às vendas, modernizar o processo de assinaturas pode impactar outros aspectos.
Não é novidade que independente do nicho, são as vendas que geram os resultados. Mas, a área comercial depende de outras para concluir todas as etapas de entrega ao cliente.
Muitas vezes, o vendedor realiza tudo que lhe cabe para promover uma boa experiência ao cliente. No entanto, quando existem atividades que vão além de sua alçada, ele não tem como atuar.
Esse é o caso da documentação que pode depender de outra área da empresa.
Mesmo que o executivo de vendas tenha visitado, convencido, fechado a venda e até coletado a assinatura do cliente – o negócio não está 100% concretizado enquanto a outra parte não assinar também.
Além disso, o que mais pode chamar a atenção do cliente é a falta de padrão no atendimento.
Se a parte comercial é ágil e eficiente, mas outra área se comporta de maneira inversa, pode trazer ao cliente uma má impressão quanto aos processos internos da empresa.
Quando o processo envolve papéis, a coleta de assinaturas pode levar semanas, e acredite, até meses dependendo da situação.
Achar um espaço na agenda dos responsáveis para receber um agente logístico ou se deslocar para assinar um documento pode ser mais demorado do que se imagina por conta de compromissos profissionais. Além disso, é totalmente contraditório com a necessidade de utilizar da melhor forma possível o tempo.
Ou seja, insistindo no papel todos perdem, mesmo que no final a venda tenha acontecido.
O cliente se sente incomodado com o processo para assinatura, recebe seu produto ou serviço muito tempo depois de ter comprado; a empresa que vendeu demonstra ser antiquada, com processo ineficiente e proporciona uma experiência ruim; o vendedor só recebe a comissão muito tempo depois do esperado.
Sem muitas delongas vamos diretamente à resposta: através do uso de contratos digitais e de assinatura eletrônica ou digital. Simples assim!
Porém, sabemos que não são todas as empresas que já tomaram providências para se livrar da papelada e finalmente aumentar a produtividade de toda a empresa.
Isso acontece porque, os gestores têm dúvidas quanto às necessidades de se adequarem e não tem clareza quanto as vantagens.
Nesse aspecto, as vantagens de curto prazo começam com uma expressiva redução de custos, vão para a melhora na performance dos funcionários e avançam para o aumento da competitividade.
Negócios que ainda utilizam papeis para formalização de contratos, certamente não compreenderam o quanto isso dificulta o processo.
Quem ainda faz tudo à moda antiga, coloca seus documentos sob risco de falhas humanas, incentiva retrabalhos e demanda inúmeras revisões.
Além disso, não é nada sustentável ou prático, uma vez que será necessário imprimir tudo e só depois assinar.
Nessa etapa, é preciso contar com a sorte. Afinal, se um dos responsáveis não estiver acessível, será preciso esperar até que presencialmente ele possa assinar o contrato.
Enquanto isso, tudo que depende de tal documento fica suspenso.
Sendo assim, entenda que modernizar processos é a maneira mais eficaz de trazer melhorias genuínas para a rotina dos funcionários e para todo o negócio.
Um contrato físico ou digital é o documento jurídico que formaliza uma negociação entre duas ou mais partes.
No caso do contrato digital, a concordância se dá através da manifestação das partes que assinam esse documento por meio de assinatura eletrônica ou digital. A agilidade e segurança em assinar contratos através desse meio é alta.
Além disso, torna tudo muito prático e seguro. Isso porque, qualquer um dos tipos de assinatura possui validade jurídica respaldada pela Medida Provisória n° 2.200-2/2001.
Se quiser saber mais sobre os dois tipos de assinaturas, recomendamos que acesse esse conteúdo, onde explicamos tudo sobre o assunto.
Benefícios de aderir à assinatura eletrônica ou digital de contratos
Para que não tenha mais dúvidas quanto aos ganhos que terá ao investir em um software que traga mais agilidade na assinatura de contratos, vamos listar abaixo os principais benefícios:
Com processos digitais, a fluidez nas atividades é rapidamente percebida. Isso porque, a refação ou ajustes de contratos, ou mesmo a coleta manual de assinaturas deixa de existir.
Com um software adequado é possível desenhar um fluxo de envio automatizado que cuida de todas as como envio, status, coleta e armazenagem de documentos.
Todo o acompanhamento é digital, então os interessados podem acessar o fluxo de qualquer local onde estiverem.
É possível hierarquizar a gestão de contratos, mesmo que haja múltiplos usuários.
Quem gerencia a plataforma pode atribuir ou retirar privilégios de acesso a diretórios, e deixar configurado quais são as permissões de edição ou visualização que cada usuário terá.
Conforme o documento for visualizado, e/ou assinado, notificações podem ser enviadas para os interessados. Desse modo, além de um fluxo organizado, é possível acompanhar o status do documento.
Conclusão
A agilidade em assinar contratos é importante para qualquer segmento de mercado.
Conforme se pode perceber, os benefícios são consideráveis e é o tipo de solução que certamente fará uma grande diferença nos resultados da empresa.
Se você ainda tem dúvidas ou precisa de apoio para contratar um software apropriado, mantenha contato conosco.
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