Você já pensou em implementar metodologias de gestão no seu negócio? Aliás, já ouviu falar em 5S na empresa? Cada um desses “S” representa um senso relacionado a estratégias de gestão pessoal ou corporativa.
O programa, que teve origem no Japão, ampara sistemas de gestão de qualidade com o intuito de promover mais eficiência no ambiente de trabalho. A metodologia tem tudo a ver com a gestão de documentos, por envolver organização, padronização e limpeza, além de outros aspectos.
Descubra, a seguir, o que são os 5S e como aplicar o método para uma melhor gestão documental!
5S é uma metodologia que consiste em organização e gestão de qualidade.
O 5S, que surgiu no Japão como um plano de reconstrução do país após a Segunda Guerra Mundial, proporciona condições melhores para a vida cotidiana das pessoas, qualidade do ambiente de trabalho e otimização de tempo para as empresas.
Cada “S” possui um significado. Entenda quais são os 5S no trabalho:
O 5s na empresa é uma das estratégias que pode ser implementada na gestão de documentos, afinal, ajuda a manter a ordem dos arquivos e aumenta a eficácia nos processos internos da companhia.
A gestão documental é um conjunto de atividades que incluem organização e manutenção de documentos, cumprimento de leis, segurança da informação, otimização de espaço físico e assim por diante.
Assista ao vídeo completo e aprenda a organizar seus arquivos físicos!
Certamente, são processos que dependem dos métodos corretos para funcionarem como esperado.
A metodologia do 5S pode ser facilmente aplicada à gestão de documentos. Ou melhor, quatro dos seus cinco elementos podem estar associados à organização documental, já que um deles é o “senso de saúde”, que não entra em questão nesse caso.
Veja como a implantação de alguns princípios de 5s na empresa pode favorecer o trabalho!
A tônica deste senso, no contexto empresarial, é otimizar ao máximo o uso do que é realmente útil. O que não tem mais função nenhuma para o andamento das atividades deve ser descartado.
Desde o início do programa, os japoneses acreditavam que o acúmulo de materiais desnecessários emperra a produtividade. E eles estavam certos! Prova disso é o tempo e a agilidade que os profissionais ganham ao lidar com papelada organizada.
As soluções de organização de arquivos vêm diretamente ao encontro da proposta do Seiri. Ao iniciar o trabalho, os primeiros passos são a avaliação dos documentos e uma triagem, para assim eliminar arquivos obsoletos, duplicados ou desnecessários.
Mas atenção: isso deve ser feito conforme o tempo de guarda determinado na Tabela de Temporalidade. Estas são as principais vantagens da organização com o 5S:
Este “S” poderia ser resumido como “colocar cada coisa em seu devido lugar”. Nas empresas, isso se estende para os fluxos de trabalho, isto é, as devidas tarefas realizadas no prazo correto e executadas pelos responsáveis.
Muitas vezes, as organizações têm no fluxo de trabalho um entrave para o pleno aumento da produtividade.
Para solucionar a questão, pode ser utilizado um software workflow, capaz de gerir cada etapa do trabalho, facilitando o acesso a informações e simplificando processos quando viável. Podemos considerar que os melhores benefícios do workflow são:
“Seiso” é uma expressão utilizada dentro dos programas de 5S na empresa, e objetivamente significa “eliminar qualquer tipo de sujeira” por um conjunto de ações preventivas para manter o ambiente sempre limpo.
É neste “S” que se encontra a maior dedicação à construção de um ambiente limpo, funcional e agradável. Pilhas e pilhas de papel e montanhas de pastas sobre as mesas refletem os aspectos negativos evitados pelo senso de limpeza.
Segundo os japoneses, quanto mais clean e organizado o ambiente, maior a energia que circula e maior será a qualidade das tarefas entregues pelos colaboradores, que se sentirão melhores e mais dispostos em seu ambiente de trabalho.
As soluções de guarda de documentos auxiliam as empresas na redução do acúmulo de papel e outras mídias em suas sedes, ao mesmo tempo que oferecem segurança total do acervo.
A principal vantagem do senso de limpeza é manter a integridade dos arquivos e evitar a proliferação de mofo e afins na papelada. Aliás, esse aspecto tem a ver com a saúde dos colaboradores, que seria o Seiketsu, senso de saúde do 5S na empresa.
Por fim, vamos lembrar que a disciplina é fundamental para que todos os outros “S” sejam efetivos.
Nesse sentido, o Shitsuke pode ser aplicado para manter a continuidade das práticas de organização e gestão de documentos, para que se tornem um hábito no ambiente de trabalho.
Por exemplo, os colaboradores devem ser orientados e devolver o documento ao local de origem após utilizá-lo. Com hábitos desse tipo feitos diariamente, a ordem dos arquivos será mantida por muito mais tempo.
Implantar o 5S na empresa é uma atitude valiosa para garantir uma guarda de documentos correta e eficiente. Mais que isso, você pode unir a metodologia a outras estratégias que vão facilitar a guarda e gestão documental.
Estamos falando da digitalização de documentos, uma medida que, além de trazer seu negócio para a era digital, facilita todos os processos que envolvem os arquivos da empresa.
A digitalização promove:
O processo de digitalização costuma levar um tempo, já que é realizado por etapas. Além disso, alguns documentos físicos devem ser mantidos mesmo após serem digitalizados.
Por isso, tenha atenção às regras de guarda de documentos e não jogue os papéis no lixo sem antes averiguar as necessidades de cada tipo de documento.
Agora que você já sabe como o 5S na empresa ajuda a fazer uma boa administração de arquivos, entenda como a gestão documental é essencial para o sucesso do seu negócio.
Assista ao vídeo:
Dê o primeiro passo para alavancar os resultados do seu negócio
