A digitalização de documentos está cada vez mais presente no dia a dia das organizações. E apresenta resultados bem vantajosos para os negócios. Com constantes evoluções tecnológicas e aperfeiçoamento dos serviços, a digitalização é fundamental para a estratégia de crescimento da sua empresa.
Se você tem dúvidas sobre como o serviço é executado e de por que vale a pena investir em digitalização, acompanhe o post de hoje e fique por dentro.
O processo de digitalização vai além de transferir os documentos para o formato virtual. E também começa bem antes do escaneamento. O primeiro passo é o entendimento dos objetivos e das necessidades do cliente, bem como suas condições e a dimensão do projeto. Após isso, seguem-se estas etapas:
– Triagem do acervo: é feita uma análise do acervo, para decidir primeiramente o que é necessário manter e o que pode ser descartado. Em seguida, acontece o tratamento dos documentos, como por exemplo retirada de grampos e eliminação de poeira.
– Separação: após a triagem, vem a separação dos documentos em categorias pré-definidas de acordo com o projeto. Essa etapa também é um passo para outros processos de gestão documental e serve de base para a organização dos arquivos no formato digital.
– Digitalização propriamente dita: é a conversão do documento físico em documento digital. Esse processo conta com scanners de alta qualidade e tecnologia avançadas que garantem a integridade do papel, como também dos dados escaneados.
A digitalização é recomendada para empresas que…
… pretendem proteger seus acervos, reduzir custos e aumentar a produtividade de seus funcionários. Isso é bom para todas as empresas, não é mesmo? Sejam microempresas ou grandes corporações, essas necessidades são recorrentes a todas as naturezas de negócios.
E com o investimento em digitalização dos documentos, sua empresa alcança:
– Segurança dos dados – todas as informações estão contidas no sistema e são devidamente monitoradas.
– Preservação do acervo – redução da perda de documentos por acidentes, extravio, perdas e deterioração.
– Agilidade no uso de documentos – com a organização e categorização dos dados, o tempo gasto com acesso e localização diminuem drasticamente.
– Liberação de espaço físico – muitos documentos podem ser eliminados e o uso e acúmulo de papeis são reduzidos
– Economia de recursos financeiros – redução de cópias, impressões, transporte e taxas para retirada de segunda via de documentos.
– Aumento da produtividade – com o espaço mais organizado, o acervo seguro e uma facilidade incrível no uso diário dos arquivos, o trabalho dos colaboradores que lidam com documentos ganha um novo gás, rende mais e traz resultados melhores e mais estratégicos para o negócio.
Digitalizar documentos não é o futuro. É o presente. E sua empresa precisa aderir já a esse a outros processos de gestão documental. Para entender melhor como nossas soluções podem se ajustar ao seu negócio, entre em contato com nossa equipe.
Assista nosso vídeo sobre Digitalização e a Nova Lei:
Dê o primeiro passo para alavancar os resultados do seu negócio
