Ainda hoje é muito comum observar, em grandes ou pequenas empresas, entidades públicas ou instituições de ensino, uma completa falta de controle e de organização dos documentos. O volume de dados e informações cresce com uma velocidade muito grande. O problema é que muitas vezes os investimentos destinados à gestão documental não são suficientes para acompanhar esse crescimento.
Acontece que atualmente existem muitas leis, regulamentações e recomendações que tornam a gestão documental uma prioridade. Podemos citar como exemplo a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos. Existem também outras mais recentes, como a Portaria do MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013. Ela institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.
A Lei de Acesso à Informação e o Portal da Transparência, que abordamos em outro post do Blog, trazem compromissos de grande impacto para prefeituras e outras entidades públicas.
O não cumprimento dessas determinações pode acarretar em consequências duras, punições, ações trabalhistas e prejuízos dos mais diversos. Pode parecer que não, mas é alto o número de “pequenas falhas” e “descuidos” que acabam gerando os principais transtornos.
Diante desse cenário, gerir os documentos deixou de ser um luxo e se tornou uma necessidade e um compromisso. Com isso, usar a inteligência e as estratégias adequadas para essa finalidade estão pouco a pouco sendo observadas com outros olhos.
De maneira bem resumida e prática, a gestão profissional de documentos é fundamental para evitar prejuízos e transtornos. Isso por si só já seria suficiente para responder à pergunta do título. Mas além desses fatores, existem outros benefícios também muito importantes para o sucesso de uma organização. Imagine se a empresa onde você trabalha perde informações estratégicas e confidenciais? Quais as implicações que isso poderia causar?
São tantas as possibilidades que isso renderia uma análise interminável. E no dia-a-dia, quanto tempo o setor administrativo/financeiro, a contabilidade e o departamento pessoal perdem localizando arquivos? E gerando mais documentos, refazendo processos e correndo atrás de lacunas nas informações existentes?
Essas perguntas levam à inúmeras reflexões. Talvez a principal delas é a compreensão de que é preciso investir em gestão documental. Seja ela feita por uma empresa especializada ou não, o primeiro passo para evitar danos irreversíveis é entender que isso deve ser feito.
Faça você uma análise da sua empresa ou instituição e procure responder os questionamentos feitos ao longo desse texto. É bem provável que você tenha percebido que é possível otimizar os processos.
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