A tendência à redução do uso de papel nas organizações, a otimização da produção de documentos e a automação de processos cresce a cada dia: cada vez mais o mundo corporativo adere a soluções tecnológicas e, em se tratando de gestão de documentos, os números são bem expressivos. Grande parte das vezes em que se fala sobre esse assunto, automaticamente pensamos em digitalização de documentos. Poucos se lembram da microfilmagem. Vamos então refrescar sua memória e lhe apresentar as vantagens de se investir nessa tecnologia.
Muito utilizada por bancos e entidades financeiras, a microfilmagem é um processo de armazenamento de dados em microfilme. Grosso modo, é uma foto do documento. Trata-se de um método bastante seguro, já que impede alterações no conteúdo original. Em função disso, tem respaldo jurídico e pode substituir a apresentação do documento em formato físico.
Ainda que em alguns casos tenha sido substituída pela digitalização, a solução ainda está em alta e possui diversas vantagens (que você pode conferir logo abaixo). Acompanhando a evolução tecnológica, os processos foram sendo aperfeiçoados e hoje contamos com a microfilmagem eletrônica.
Logo que a microfilmagem eletrônica surgiu e se estabeleceu como formato de segurança preferencial, a Arquivar rapidamente aderiu à nova tecnologia, em busca de serviços cada vez melhores para seus clientes. Durante muito tempo, o processo convencional atendeu bem à demanda empresarial. Todavia, com o crescimento da produção de dados e a necessidade evidente de automação, a microfilmagem eletrônica veio a calhar. E chegou para ficar.
E qual a diferença entre elas? A natureza dos procedimentos e a plataforma de armazenamento. Enquanto a convencional acontece de forma analógica e registra os documentos exclusivamente em película, a eletrônica oferece também a versão digital do arquivo. Ou seja, além da gravação em microfilme, o serviço disponibiliza a cópia do acervo para acesso remoto e descentralizado.
Além disso, a microfilmagem eletrônica continua sendo o método mais seguro para preservação de um arquivo, pois ainda se tem o uso da película, que é imune à obsolescência de hardwares.
De acordo com a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 e o Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996: após microfilmado, o documento tem o mesmo valor da versão física e a mídia original pode ser descartada.
Todavia, ainda há muita discussão acerca da validade jurídica da versão digital do arquivo que passa pela microfilmagem eletrônica. Assim, até que se tenha um parecer definitivo, recomenda-se a manutenção dos documentos originais ou microfilmes bem armazenados e conservados.
A microfilmagem eletrônica é uma alternativa eficaz para as organizações que almejam digitalizar e automatizar processos, mas também precisam da tranquilidade de uma tecnologia segura e confiável.
Atualmente, em se tratando de microfilmagem, a Arquivar trabalha exclusivamente com a solução eletrônica. Entre em contato conosco e saiba como podemos lhe ajudar a impulsionar a produtividade e os negócios de sua empresa!
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