Antes de mais nada, reflita por um instante: como está o arquivo físico de sua empresa? Os funcionários que utilizam documentos e acessam dados com alta frequência o fazem com facilidade ou encontram entraves no processo? Se você detectou problemas no fluxo de trabalho com os documentos e viu que seu armazenamento não oferece a segurança necessária, é hora de conhecer os benefícios da Guarda de Documentos Terceirizada.
A Guarda de Documentos baseia-se em dois pilares para cumprir plenamente sua função:
A cada dia organizações de todos os segmentos produzem diversos documentos e praticamente todos os setores utilizam documentos em suas atividades. Alguns se destacam, como o financeiro e o Departamento pessoal, mas o fato é que a produção é intensa.
Com a correria da rotina e o passar do tempo, todos esses documentos formam uma avalanche de papel. Isso acaba tornando o acesso aos dados uma tarefa cheia de dificuldades e demora. Entenda como a guarda terceirizada pode lhe ajudar.
A guarda de documentos pode ser a peça que está faltando para as estratégias de aumento da produtividade das suas equipes. Parte das soluções de gestão documental, este é o serviço que, grosso modo, cuida do arquivo físico. Como resultados pode-se destacar:
E por que a organização e a segurança são tão importantes para a guarda?
A organização é a base de todo o processo de guarda. Mais do que colocar cada documento no lugar, é por meio dela que se estabelecerá as coordenadas para um trabalho e uma utilização eficazes e realmente estratégicos.
Com os arquivos devidamente distribuídos, todo o processo de localização, identificação e monitoramento se torna possível e consideravelmente mais rápido. Sem os métodos de organização adequados, a guarda torna-se apenas um meio de tirar a “bagunça” de um local e levar para outro.
O trabalho de organização é formado pelas seguintes etapas:
– Triagem, higienização e separação dos documentos;
– Criação dos critérios de indexação (de acordo com a realidade e a rotina do cliente);
– Implantação do sistema de gestão de documentos, que permitirá o gerenciamento virtual do acervo. Esses recursos são disponibilizados pelo software ArquiGed.
Muito falamos de segurança, mas em se tratando de guarda de documentos, o que ela quer dizer exatamente?
Quando se fala em segurança da informação, a primeira ideia que vem à cabeça é o meio digital. E não está errado. O arquivo físico também reserva informações e dados sigilosos, que devem ser de acesso restrito. E ao se falar em documento material, especificamente papel, a segurança envolve também a preservação do acervo, evitando perdas, extravio e deterioração.
Dessa forma, ao se falar em segurança, no que diz respeito à guarda de documentos terceirizada, é preciso ter em vista:
– Condições de Armazenamento:
para que o arquivo seja fisicamente protegido, é preciso ser armazenado em condições ideais de temperatura, luminosidade e com produtos adequados para a prevenção de deterioração em função de insetos e do próprio tempo. Além disso, o local onde as caixas são depositadas obrigatoriamente devem oferecer recursos de prevenção e combate a acidentes como enchente e incêndios.
– Monitoramento e rastreabilidade:
a Arquivar dispõe de um sistema de gestão de documentos capaz de monitorar cada ação realizada, com cada documento. Por meio de recursos do software, é possível rastrear a localização do arquivo, quem pegou, em qual horário foram feitas a retirada e a devolução, e a qual atividade o documento se destinou. Com tais funcionalidades, o risco de vazamento de informações, extravio e perda de documentos é mínimo.
Com essas informações você pode constatar ainda mais a importância de cuidar bem dos seus arquivos. A Arquivar pode te ajudar a encontrar a melhor solução em guarda de documentos terceirizada, entre em contato com nossa equipe.
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