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Você conhece a Tabela de Temporalidade Documental?

A diminuição da ocupação de espaço físico, otimização na busca por informações, definição de fluxos, definição de rotinas operacionais documentais, sem falar na economia e controle geral de arquivos e informações com maior precisão. Estes são somente alguns das dezenas de benefícios da aplicação correta da Tabela de Temporalidade Documental em uma empresa.

Em órgãos públicos, a TTD é uma ferramenta comum, pois são instituições que geram um grande volume de documentos. É um recurso que define o prazo de existência de um documento em guarda, e o que a empresa deverá fazer com ele após o término deste prazo. Um TTD deve “seguir” normas definidas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, criado em 1994 e vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.

Para algumas empresas, seja de pequeno, médio ou grande porte, a temporalidade de permanência de documentos em arquivo pode variar dependendo da área relacionada. As áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal são aquelas que demandam um tempo maior de manutenção de documentos.

Em resumo, a tabela de temporalidade documental determina:
• Os prazos de manutenção dos documentos no arquivo corrente operacional;
• O tempo que eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário (estoque);
• E o período em que eles devem ser mantidos neste arquivo intermediário para depois serem descartados.

A Tabela de Temporalidade Documental deve ser vista como um documento e normativa institucional, principalmente em empresas com grande volume de documentos físicos. Processos de gestão de documentos que não estejam orientados por uma TTD, passam por constantes renovações de fluxos de gerenciamento, pois a geração e volume de documentos é exponencial em qualquer segmento de empresa. Cada organização deve estabelecer a sua comissão para gestão de documentos, e institucionalizá-la. Contando com membros de todos os setores envolvidos nos processos diretamente ligados a geração dos documentos.

E para maior efetividade esta comissão deve responsabilizar-se por ações e procedimentos referentes a está gestão de documentos. Ações e procedimentos estes que podem ser de simples análises e avaliações, até a elaboração de projetos que facilitem esta gestão, como a implementação de softwares que tornem mais eficientes e produtivos o controle destes documentos que seguirão a sua temporalidade de existência dentro de uma TTD.

Fonte:
Livro: Arquivos Modernos: princípios e técnicas. 2004 – Theodore Roosevelt Schellenberg.
Livro: A informação e os arquivos: teorias e práticas. 1996 – Luis Carlos Lopes.
Site CONARQ: conarq.arquivonacional.gov.br