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Vamos falar de GED, Gestão Eletrônica de Documentos

GED significa Gestão Eletrônica de Documentos, que é a possibilidade de uso e administração de informações e/ou documentos no ambiente virtual. Além disso, esses documentos podem ser em papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, dentre outros. Esta gestão é capaz de otimizar rotinas de trabalho e impulsionar diversas melhorias nas empresas.

Para quais tipos de empresas a Gestão Eletrônica de Documentos é indicada?

GED, sobretudo, é um recurso para gerenciamento de informações mais do que comum nas empresas, seja pela tendência da virtualização de processos, seja pelas inúmeras possibilidade e aplicabilidade em diversos segmentos que ele oferece. Porém é preciso fazer um juízo para avaliar a real utilidade e para qual perfil de instituição que ela é indicado.

Empresas que precisam de organização:

Em resumo, a Gestão Eletrônica de Documentos é indicada para empresas que trabalham com muitos papéis e documentos como instituições de ensino, gestoras de planos de saúde e de recursos humanos teriam grande benefícios em suas operações, sem falar nos cumprimento, em alguns segmentos, de normas legislativas que tornam a GED obrigatória.

Empresas que buscam economia de custos e espaço:

A GED pode ser bem aplicada em grandes, médias e, principalmente, pequenas e micro empresas que buscam tornar suas rotinas mais ágeis e sofrem com problemas da falta de espaço para armazenamento de arquivos e documentos, que tendem a desaparecer com a digitalização das centenas de folhas movimentadas diariamente.

A sustentabilidade da empresa é garantida pela eliminação do uso de papéis e impressões, diminuindo os custos da operação exponencialmente.

Empresas que buscam a segurança das informações:

Obviamente o controle das informações se torna maior com a Gestão Eletrônica de Documentos, uma vez que os processos passam por maiores mecanismos de controle com a definição de permissões de acesso e níveis de segurança, culminando com uma garantia contra a perda de arquivos durante os processos diários é muito maior. Evita-se assim, roubos ou extravio de documentos e dados, que na maioria dessas empresas são informações que exigem total controle e sigilo. É o caso das contabilidades e escritórios de advocacia.

Empresas que buscam maior acessibilidade dos documentos:

Com o propósito de gerir informações e documentos em nuvem, a GED indicada para empresas que precisam buscar e enviar documentos/informações de forma remota para seus clientes e órgãos fiscalizadores.

Por exemplo, podemos citar as operadoras de saúde que demandam de rápidas respostas e envio de informações a seus órgãos fiscalizadores, ou qualquer empresa que demanda um tramite ágil e disponível da informação ao demandante. Empresas de home work ou home office também conquistam grandes benefícios com a utilização da Gestão Eletrônica de Documentos.

E o Software GED?

São tecnologias e soluções que permitem que a gestão eletrônica dos documentos físicos e digitais aconteça.

Certamente, uma das melhores características do software desenvolvido na Arquivar, é que ele não é uma estrutura engessada. É possível adaptá-lo a todos os segmentos de negócios, independentemente do tamanho da demanda documental da empresa, atendendo as necessidades de cada cliente. Para isso, ele disponibiliza ferramentas que abrangem:

– Gerenciamento dos documentos físicos armazenados nas estruturas da Arquivar;

– Gerenciamento dos documentos digitalizados e microfilmados

– Possibilidade de criar fluxos de trabalho (workflows) que garantam que um processo obedecerá a todas as etapas.

– Armazenamento das informações em Nuvem

Quando inserido em um processo de conversão de arquivos físicos para o formato virtual, o GED pode impulsionar ainda mais a qualidade e o sucesso do projeto. Falamos sobre isso aqui.

E quais são as vantagens de contratar a nossa solução em software GED?

Sem dúvida, os maiores benefícios estão relacionados à economia de recursos financeiros e agilização dos processos de trabalho. Destacam-se

– Redução do tempo empregados nas atividades que lidam com documentos;

– Redução de custos com cópias, impressão, transporte e extravio de materiais;

– Controle e rastreamento do acesso às informações da empresa;

– Conservação do acervo físico;

– Integração de dados ativos e já catalogados.

Se a sua empresa já conhece ou já aderiu à gestão eletrônica de documentos, temos aqui mais 03 dicas.

E por fim, organizar informações, fluxos de trabalho e documentos, é benéfico para os mais variados perfis de empresas. Se você está enfrentando problemas com a gestão dos documentos ou deseja gerir melhor seu acervo, entre em contato com a Arquivar, temos a solução ideal para qualquer perfil de negócio.