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A tecnologia a favor da gestão de documentos

O uso do papel está ficando para trás com mais velocidade, pois além de ser um gasto a mais, reduzir a sua quantidade economiza espaço e facilita procedimentos quando a informação está no computador. Dessa forma, com a digitalização dos documentos, é possível não só ajudar o meio ambiente, mas também oferecer a sua empresa uma série de vantagens.

Entre elas, contar com uma maior organização dos documentos, bem como acessá-los de maneira mais rápida e economizar tempo, dinheiro e espaço. Para saber mais sobre a tecnologia a favor da gestão de documentos, você vai conferir nesse artigo os seguintes tópicos:

  • Benefícios da gestão virtual de documentos ;
  • Módulos do software ArqGED da Arquivar;
  • Armazenamento de notas fiscais.

Benefícios da gestão virtual de documentos

Para organizar os arquivos, já existem no mercado soluções eficientes e tecnológicas que atuam a favor da gestão de documentos. A Arquivar é uma empresa que dispõe do serviço de organização de documentos, além de digitalizá-los e armazená-los de modo adequado. Assim, é possível utilizar os documentos em diferentes plataformas e identificá-los.

Outras funcionalidades possibilitadas pelo software da Arquivar são localização facilitada, download dos documentos eletrônicos ou digitalizados e a rastreabilidade e controle da movimentação deles. Dessa forma, você pode ainda garantir a segurança das informações da sua empresa e o acesso controlado a elas.

Módulos do ArqGED da Arquivar

O ArqGED é o software do Arquivar que permite a total organização e gerenciamento dos documentos digitais da sua empresa. Ao total são sete módulos que trabalham de modo integrado, assim, é possível tornar os trâmites necessários mais dinâmicos e a rotina da sua empresa mais eficiente.

Confira a função de cada módulo do ArqGED:

Módulo ArqDOC

Esse módulo torna possível ao usuário gerenciar os documentos que estão arquivados de maneira estruturada e profissional, ou seja, da mesma forma que empresas especializadas em armazenamento fazem.

Além disso, permite que os documentos sejam rastreados e mapeados, assim, ao serem consultados ou devolvidos existe uma emissão de protocolo para controle. Outras funções são a impressão de etiquetas, restrição de acesso e limite de ações.

Módulo ArqSign

Com esse módulo, o usuário pode cadastrar os documentos virtuais no sistema e até mesmo assiná-los. Para tanto, se faz uso do certificado e-CPF e/ou e-CNPJ, que possibilita a correta verificação de integridade.

Módulo ArqOCR

Com essa função é possível aplicar o OCR – Reconhecimento Ótico de Caracteres em documentos que estejam guardados no software. Dessa forma, a pesquisa por documentos pode ser feita por meio de qualquer palavra existente em seu conteúdo.

Módulo ArqAudit

Esse módulo viabiliza a criação de parâmetros de auditoria para os documentos, conforme as regras da empresa. Assim, é possível saber com antecedência que falta algum arquivo, o que poderia levar a processos judiciais ou auditorias.

Módulo ArqFlow

Nesse módulo o usuário consegue criar fluxos de trabalho para integrar os departamentos envolvidos em determinados processos. Assim, as tarefas são controladas com mais eficiência, além de se tornarem mais fáceis, rápidas e acontecerem com total controle.

Módulo ArqScan

Com esse módulo, a digitalização e a indexação dos documentos são muito mais dinâmicas. Além disso, pode ser integrado com os módulos ArqOCR e ArqSign, permitindo que durante a digitalização sejam reconhecidos os seus caracteres para a pesquisa futura. Também é possível assinar o documento com os certificados.

Módulo ArqNF-e

O módulo permite a consulta e o download automático das notas fiscais eletrônicas e conhecimentos de transporte emitidos com os CNPJ’s informados. Também encaminha os documentos automaticamente para o seu destino.

Armazenamento de notas fiscais

O GestãoClick é um software ERP online que atua como sistema de gestão empresarial, sendo outra tecnologia que simplifica processos diários da empresa, inclusive, na hora de armazenar notas fiscais emitidas pelo seu negócio. Assim como os demais documentos, as notas fiscais devem ser bem organizadas.

Assim, elas ficam disponíveis caso a sua empresa tenha que prestar contas ao governo. As notas fiscais eletrônicas, por exemplo, devem ter os seus arquivos armazenados por cinco anos. Além de fazer isso, o GestãoClick integra todos os setores da sua empresa, informatiza os dados, melhorando seu desempenho atuando como um software de automação comercial tornando procedimentos diários simples, evitando o retrabalho e reduzindo custos.