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Departamento Pessoal

A eficiência e produtividade do Departamento Pessoal de uma empresa estão totalmente ligadas à correta gestão da documentação dos colaboradores ao longo de sua vida funcional, ou seja, da admissão ao desligamento.

A Solução Departamento Pessoal Arquivar é uma alternativa eficaz que engloba:

  • Consultoria em gestão Documental
  • Conferência física;
  • Digitalização;
  • Catalogação;
  • Guarda física;
  • Software exclusivo para a Gestão eletrônica de Documentos (GestorDP).

O GestorDP é capaz de executar auditoria e emitir relatórios e gráficos gerenciais. Realiza consulta de documentos, agrupamento por período, funcionário e/ou tipo documental.

MELHORIA DE PROCESSOS E REDUÇÃO DE RISCOS

Baseando-se em um check list de documentos descritos no Projeto GEDIC®, o sistema audita a documentação disponível indicando faltas, pendências e inconsistências. Além disso, a Arquivar utiliza um fluxo operacional, em Workflow, para acompanhar as atividades e reduzir as divergências encontradas nos documentos. O GestorDP garante a segurança na recuperação de informações disponibilizando Prontuários Funcionais completos e atualizados por : nome, número do prontuário, CPF, dentre outros.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS

  • Garantia de conferência, controle e armazenamento de todos os documentos necessários (indicados no Projeto) para cada funcionário;
  • Maior produtividade e agilidade na consulta de informações e documentos;
  • Redução de custos com processos trabalhistas, devido à falha ou inexistência de documentos armazenados;
  • Controle e diminuição do arquivo físico com a conjunção dos serviços da Guarda de Documentos;
  • Solução via web para controle e gestão de documentos e informações 24 horas, via web;
  • Segurança no armazenamento digital com acessos predeterminados, conforme categoria do usuário;
  • Ferramenta de auditoria com o objetivo de rastrear documentos (indicados no Projeto) inexistentes para os funcionários, evitando perdas, extravios e passivo trabalhista;
  • Fácil pesquisa e recuperação dos documentos digitalizados (indicados no Projeto) durante as fiscalizações ou processos trabalhistas;

COMO FUNCIONA?

1. Elaboração do projeto
A Solução Departamento Pessoal é desenvolvida sob medida ao cliente através do Projeto GEDIC ® – Gestão Estratégica de Documentos, Informações e Conhecimento Corporativo, que envolve  diagnóstico, elaboração de gestão documental e a implementação do projeto.

2. Coleta e conferência
Os documentos são transferidos da sede do cliente para a Arquivar, sendo organizados e   classificados de acordo com as especificações determinadas pelo Projeto GEDIC ®.

3. Digitalização
Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner). Em seguida são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto.

4. Guarda Física
Os documentos são guardados em estruturas especiais de arquivos, na Sede da Arquivar, contendo um sistema com código de barras para acesso e controle. Esses podem ser consultados e entregues ao cliente, conforme sua necessidade.

5. Armazenamento e consulta via web
Todas as imagens e dados são disponibilizados na Solução Departamento Pessoal, e ficam disponíveis para consulta, emissão de relatórios e compartilhamento online.