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Acadêmica

São muitos os papeis gerados pelos milhares de alunos que passam por uma instituição de ensino ao longo de suas trajetórias no local. A gestão desses dossiês sem o uso de recursos tecnológicos pode ser onerosa e pouco eficaz. Veja como a instituição na qual você trabalha pode melhorar os processos e otimizar os resultados com a solução desenvolvida pela Arquivar.

O QUE É O GESTOR ACADÊMICO?

O Gestor Acadêmico engloba em uma solução exclusiva o software de Gestão Eletrônica de Documentos (ArqGED), combinado com os módulos ArqDoc, ArqFlow, ArqScan, ArqAudit, ArqOCR e ArqSign.

Isso permite que a instituição gerencie os históricos dos alunos de maneira estruturada, criando fluxos de trabalho, além da realização de uma rápida e prática digitalização e indexação da documentação de cada aluno, com regras de auditoria que apontam a falta ou a inexistência de documentos dos alunos.

A Solução Gestor Acadêmico atende as exigências do MEC voltadas para a gestão do acervo acadêmico.

EXIGÊNCIAS DA PORTARIA Nº 315 DO MEC ATENDIDAS PELA SOLUÇÃO:
– Implantação do Código de Classificação de Documentos;
– Implantação da Tabela de Temporalidade Documental;
– Comissão Permanente de Avaliação – CPA.

Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ no 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de vinte e quatro meses, de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios:

I – os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais;

Art. 46. O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:
I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e
IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

FUNCIONALIDADES DO SOFTWARE:
– Gestão da documentação física e eletrônica de alunos;
– Controle de acesso à documentação física;
– Emissão de relatório de descarte conforme Tabela de Temporalidade Documental;
– Permite nativamente a classificação documental conforme requisitos do MEC;
– Possibilita a digitalização nas pontas na geração ou na entrada do documento do aluno;
– Realiza auditoria com a geração de relatórios apontando os documentos faltantes conforme tipo de matrícula do aluno, atendendo as exigências do MEC;
– Permite a criação de fluxos de trabalho com a ferramenta Workflow do sistema;
– Possibilita integrações com outros sistemas através da metodologia HASH;
– Assinatura digital, certificado IPC Brasil;
– Solução toda em nuvem – Azure Microsoft;
– A mesma configuração e base de dados atende todas as unidades da instituição;
– Sem limite de usuários;
– Controle de usuário conforme perfil de acesso.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS:
– Critérios de análise para avaliação de curso e Instituição através do IGC;
– Redução do tempo de atendimento do setor acadêmico (comunidade acadêmica e demandas internas);
– O dossiê do aluno passa a ser tratado por sua tipologia documental, gerando um melhor aproveitamento do arquivo físico;
– Melhoria significativa da produtividade, com redução de custos operacionais e economia de tempo;
– Definição de critérios descarte resolvendo o problema de acumulo de documentos e gastos excessivos com arquivos deslizantes.