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Simplificar processos é o caminho

Aplicar as melhores práticas para execução das atividades diárias e simplificar processos. Esses são dois dos principais objetivos de uma empresa no momento de prestar um serviço de qualidade. O cliente espera eficiência e quer ver seus resultados otimizados. E a empresa contratada, que é a especializada no assunto, precisa garantir que essas metas sejam alcançadas. Um dos diferenciais da Arquivar no mercado é justamente primar pelo constante aprimoramento dos seus serviços. Seja na organização de arquivos, na digitalização de documentos ou em uma microfilmagem, o que se deseja é produtividade e eficácia.

Com quase 40 unidades espalhadas pelo Brasil, a Arquivar possui a Gerência de Administração de Franquia – GAF. Sob responsabilidade de Kellen Daniel, o GAF é responsável, juntamente com a Gerência Nacional de Negócios – GNN, pelo acompanhamento, treinamento e suporte aos franqueados na execução das atividades do dia-a-dia. O objetivo é garantir que cada unidade consiga atender aos clientes de sua região de maneira eficiente, mantendo o padrão de qualidade da empresa.

Como é feito esse processo? Que tipo de atuação o GAF exerce para otimizar um serviço a ser executado por uma unidade?

A identificação do problema

Um importante exemplo do trabalho realizado pela equipe do GAF ocorreu recentemente com uma das unidades da Arquivar no Nordeste do país. O primeiro passo foi identificar quais eram as dificuldades que a unidade estava enfrentando para atender uma demanda crescente.

Existia um prazo determinado para execução do projeto, e com a produtividade da equipe naquele momento, não seria possível concluir dentro do tempo necessário. Era preciso compreender como os processos estavam sendo realizados a fim de propor algo mais efetivo. Um fator ainda mais agravante era o fato de que o cliente enviaria mais documentos, porém sem alteração no prazo. Ou seja, a capacidade de execução precisava realmente ser ampliada.

Foi feita também uma análise do processo que estava sendo realizado, se baseando no tempo de retorno do registro salvo no software GED x tempo para indexação de novo registro.

Como simplificar processos

A partir do levantamento de todos esses dados feito pela Kellen, o fluxo de trabalho da Operação, Departamento de Guarda de Documentos – DGD e Qualidade foi redesenhado. Com a implementação de uma auditoria, as atividades passaram a ser definidas com responsáveis e prazos de execução.

Outros processos rotineiros também foram observados e melhorados, desde as ações operacionais mais simples. Toda atividade otimizada gera mais agilidade e redução no tempo gasto para sua realização.

O GAF passou todo o direcionamento e orientações mais importantes para que fossem gradativamente sendo realizadas pela equipe da unidade. Os gestores foram treinados para fazer o serviço seguindo o novo procedimento proposto, e a partir dessa medição foram implementadas novas metas de trabalho.

Resultados obtidos

A capacidade da equipe, que já era bastante eficiente mesmo antes da otimização dos processos, foi ampliada. A aderência e adaptação aos novos procedimentos e metas propostas também ocorreu de maneira satisfatória.

A meta de containers a serem indexados e auditados foi atingida. O DGD passou a ter mais controle e acompanhamento dos seus processos. A rastreabilidade dos containers em cada fase do procedimento implantado se tornou uma realidade, assim como do responsável por cada etapa.

As ações realizadas e objetivos alcançados demonstram o foco principal da Arquivar, que sempre foi a inovação de seus softwares e a qualidade dos serviços prestados. Sejam nos projetos de Gestão Estratégica de Documentos, Informações e Conhecimento Corporativo – GEDIC, ou sejam nas consultorias internas para nossas unidades, o objetivo é sempre garantir os melhores resultados para os clientes.