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A organização de arquivos em sua empresa

Organização de arquivos

Seja qual for o segmento e o porte da sua empresa, a organização de arquivos é fundamental para a rotina e fluidez do fluxo de trabalho. E colocar uma montanha de documentos empresariais em ordem não é uma tarefa tão fácil. Se você tem alguma dúvida de como a organização é parte da alavancagem dos negócios, acompanhe este post.

Puxe aí em sua memória, na sua empresa já aconteceu de você ou um colega perderem horas procurando uma informação? Ou perderem alguma oportunidade por isso? Ou até mesmo não encontrarem de jeito nenhum um documento e acabarem se dando conta de que ele sumiu? Isso é muito mais comum do que se imagina. Um bom exemplo é que recentemente, 81,1% das empresas de contabilidade precisaram retificar as declarações do imposto de renda, por problemas na documentação de seus clientes. De acordo com pesquisa da Wolters Kluwer Prosoft, em 52,6% dos casos, o motivo é a falta de documentos.

Muito são os benefícios de se organizar o volume intenso de documentos gerados diariamente nas empresas. Listamos alguns:

Vantagens que sua empresa tem ao optar pela organização de arquivos

  1. Agilidade para localizar informações
  2. Limpeza do ambiente de trabalho
  3. Preservação e sigilo dos documentos
  4. Sistema de identificação e indexação eficientes
  5. Padronização dos métodos de arquivamento
  6. Eliminação de documentos desnecessários ou expirados
  7. Redução de custos vindos da perda ou extravio de documentos.

Por onde começar?

Com um projeto personalizado para as necessidades de sua empresa, é possível gerar soluções que atendam com excelência às peculiaridades da sua demanda. Na Arquivar, nosso serviço de organização é composto por três etapas:

  • Separação, triagem e preparação dos documentos;
  • Indexação do material;
  • Acondicionamento em caixas de papelão com alta durabilidade e capacidade de proteção dos documentos;

Em seguida, procedemos com a instalação do GED Arquivar, que por meio da nossa metodologia exclusiva GEDIC® , permite pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados.

Não se apavore com a imensa quantidade de documentos para organizar, fale com um consultor da Arquivar.

 

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