Blog Arquivar

Rotinas e processos será o desafio de gestão em 2019

Viradas de ano nas empresas possibilitam, além de reflexão para correções das oportunidades de melhorias em suas rotinas e processos, uma projeção de ações concretas que vislumbram o alcance de resultados realistas do faturamento para 2019.

Através de pequenas ações de boas práticas de gestão, bons resultados podem ser percebidos logo em seus primeiros meses de implementação.

Sim, estamos falando da gestão de documentos e processos nas empresas. A otimização de rotinas pode trazer resultados significativos para qualquer negócio.

Mas acreditar naquilo que não se mensura imediatamente, torna a atenção na gestão documental e nos processos das empresas algo pouco comum na maioria dos segmentos. Seja pela expectativa de que o custo será alto, ou pelo fato do gestor dar um “jeitinho” de empurrar uma caixa a mais na prateleira daquele depósito improvisado nos fundos da sua empresa.

Em 2018 fecharam-se no Brasil mais de 64 mil empresas. Em 2017 foram mais de 224 mil, segundo dados do IBGE.

Boa parte dessas empresas tiveram dificuldades por não gerenciar corretamente suas rotinas em todas as áreas do negócio. E essa falta de entendimento da operação, quando percebida pelo gestor já não se há recursos suficientes para as ações corretivas adequadas.

Um exemplo claro de efetividade de ações no controle de processos é a Rede Ale Combustíveis, que através do diagnóstico prévio feito pela consultoria da Arquivar  (que identificou prazos e atividades necessárias para o cumprimento de cada etapa apontando seus respectivos responsáveis) implantou um software de workflow para controlar o tempo de execução de cada tarefa definindo seus respectivos donos em cada rotina operacional da Rede.

Ganhou em tempo, segurança e custos nos processos com a identificação e direcionamento de responsabilidades.

Outro exemplo é a Global COB que conseguiu otimizar seus processos e centralizar as informações do Departamento Pessoal com o sistema de Gestão de Documentos desenvolvido pela Arquivar.

Para a implantação do sistema, a Arquivar elaborou um mapeamento detalhado das rotinas e processos operacionais que envolviam os documentos do setor e, em seguida, realizou a digitalização e indexação da pasta funcional de aproximadamente 2.700 funcionários inativos e 2.200 funcionários ativos. Atualmente o software audita a documentação e age previamente indicando faltas e inconsistências no dossiê dos funcionários.

Seja qual for o contexto, tamanho ou segmento da empresa, certo é que o momento para reflexões e análises das rotinas e processos é agora. A conclusão de um ciclo torna essencial a avaliação de erros e oportunidades nos negócios.

Com o ano se iniciando, cria-se o momento de planejar ações sólidas para 2019. Caso contrário, correções de rotas no meio do caminho podem ser tarde ou onerosas para a manutenção do negócio.