Blog Arquivar

Rastreabilidade: segurança total dos arquivos

Entregar os documentos da sua organização para guarda externa é uma medida inteligente e muito favorável ao seu negócio, sem dúvida. Mas quando se fala em segurança dos arquivos, proteção ao acervo, você imagina como isso é feito? Acompanhe este post e entenda como e porque na Arquivar seus documentos estão em boas mãos (literalmente!).

Todo o processo de gestão de documentos é embasado pela automação. É na prática o que chamamos de automação da guarda de documentos. Esse nome complexo diz respeito a uma combinação de softwares, que permitem o acompanhamento e o monitoramento de todas as etapas dos processos de guarda de documento desenvolvidos para cada cliente.

É a partir da utilização dos softwares de organização, gestão e monitoramento que se pode garantir a total visão do que “acontece” com o documento. Estamos falando de rastreabilidade.

O conceito de rastreabilidade surgiu na produção industrial. Tudo começou com a necessidade de se acompanhar os estágios e as condições dos produtos e efetuar o controle de qualidade. No contexto da gestão documental, isso se aplica no sentido de saber quem, quando, onde, porque e por quanto tempo o documento foi manuseado e/ou acessado. Tanto em sua versão digital, no sistema, quanto seus originais físicos nas caixas de armazenamento.

Como saber se meu documento está realmente sendo monitorado?

Já no início do projeto, os documentos são analisados, separados e organizados da maneira que atenda melhor à demanda do cliente.

Falamos sobre isso neste  post, veja também.

Em seguida, todos os documentos definidos no projeto, recebem um código de barra. Esse código é o meio pelo qual eles serão identificados. A partir daí qualquer movimentação é registrada.

Ah! E tem mais, além disso, é possível definir no projeto GEDIC Arquivar o acesso restrito aos documentos, permitindo a consulta somente a pessoas autorizadas pelo cliente.

Ok, mas e os documentos nas caixas?

Eles são acompanhados pelos códigos de barra que falamos acima. O código por si só não garante a segurança. Ele é uma ferramenta que aliada à nossa política de trabalho e tecnologia, faz com que o documento tenha seu caminho traçado desde o momento em que ele sai da caixa, até quando ele volta para lá.

Contamos ainda com infraestrutura adequada para a guarda do material, tratamento dos papeis e prevenção de adversidades como enchentes e incêndios. Além de equipes treinadas e comprometidas com o propósito da Arquivar.

Viu só? Nada de gerar preocupações. Na Arquivar todos os seus dados estão seguros e você pode acompanhar cada movimento realizados com cada documento.

Ainda não conhece nosso trabalho? Entre em contato com a gente e conte com soluções estratégicas para sua empresa.