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Por que investir na Gestão de Documentos em meio às transformações digitais?

Uma das principais discussões da atualidade sobre gerenciamento de documentos e informações está relacionada a aplicação da tecnologia. Mais precisamente falando, as transformações digitais da área. Gerir boa parte da papelada física ainda continuará sendo necessária, porém já existe uma migração em andamento para os processos digitais. E isto é um caminho sem volta.

É preciso então mergulhar nesse mundo tecnológico. Descobrir quais são os recursos existentes e os benefícios que podem ser alcançados. Você já parou para avaliar como está a gestão dos documentos de sua empresa? Existe algum investimento para que o controle e os processos se tornem mais ágeis e seguros?

Se você ainda não conhece bons motivos para ter uma gestão documental inteligente em sua empresa, veja agora em nosso post alguns dos principais ganhos que sua empresa poderá obter no dia a dia.

Preservação dos documentos

Não dá para ficar dependente o tempo inteiro apenas do documento físico. Seja para buscar alguma informação, conferir dados ou realizar algum novo trâmite, o constante manuseio de papeis acaba gerando desgaste. Aumentam os riscos de danificá-los e também os riscos de perda.

O documento digitalizado somado ao uso de um software apropriado permite sua localização via web apenas com a busca por palavras. Para isto utiliza-se o recurso de leitura ótica de caracteres. É possível ainda assinar digitalmente, classificar cada documento e organizá-los seguindo um fluxo pré-definido.

Atualmente existe a legalidade para diversos documentos digitais, desde que cumpridas algumas exigências. Inclusive algumas leis estimulam a conversão do físico para o digital.

Redução de custos

Quanto menor a estrutura necessária para armazenamento de arquivos e de papeis, menor o custo para a empresa. Quanto menor o tempo gasto na localização dos documentos, menos custos a empresa terá. Já parou para pensar quanto tempo é perdido diariamente na busca por um documento? Isso é prejuízo para suas equipes envolvidas.

E tem mais, e os custos envolvidos no caso da perda de documentos ou informações vitais para a empresa? Podem ocorrer até mesmo processos judiciais em determinadas situações.

Ter toda a documentação organizada, digitalizada e armazenada em um software na nuvem evita transtornos como estes e fatalmente impacta na redução de custos operacionais.

Controle e segurança dos documentos

Com a documentação devidamente digitalizada e indexada dentro do sistema, você passa a ter totais garantias de controle dos mesmos. Isso acontece com as permissões de acesso e o monitoramento das movimentações realizadas.

Não é bom poder definir quem tem autorização para ver esse ou aquele documento e saber todos os passos do trâmite interno de cada documento? Via software você tem o controle de tudo. Isto facilita o gerenciamento e garante a segurança da informação.

Atendimento aos aspectos legais

Hoje em muitos segmentos existem leis e portarias que torna obrigatório o processo de conversão dos documentos para o meio digital. Isso acontece por exemplo com as Instituições de Ensino Superior, que terão alguns meses para se adequar às exigências estabelecidas pelo MEC.

Em todo segmento onde existirem obrigações legais de conversão do acervo para o meio digital, é muito complicado que empresas, órgãos ou instituições se adequem sem a utilização de recursos por fornecedores especializados.

De maneira geral, realizar a gestão documental de maneira estratégica e com a aplicação de tecnologia é fundamental para o sucesso das empresas atualmente. Independente de porte ou segmento, todas as organizações geram muitos papeis e precisam gerir um volume elevado de informações.

Não deixe de se adequar às transformações digitais e gerencie suas informações com precisão e qualidade.