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Organização de arquivos é na Arquivar!

A organização de arquivos é um serviço que tem como finalidade principal, criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Ambiente de trabalho organizado e limpo. Confira!

Ambiente de trabalho organizado e limpo, entre diversas outras vantagens que o correto acondicionamento e catalogação dos arquivos internos pode proporcionar!

O ponto de partida do processo é a elaboração do projeto inicial, onde são definidos os objetivos a serem atingidos. Estabelecidas as metas, o serviço pode abranger as atividades de criação de Tabela de Temporalidade Documental (TTD), triagem, conferência, tratamento e recuperação de documentos, ordenação em sequência lógica pré definida, agrupamento por títulos documentais, elaboração de índice no sistema Web Arquivar, armazenamento da massa documental em suportes adequados (caixas – arquivo, pastas, estantes, mapotecas etc), reformulação da disposição física do arquivo e treinamento dos usuários do sistema informatizado.

O sistema Web encontra-se disponível para uso no site www.arquivar.com, com armazenamento no servidor da Arquivar de todas as informações e índices nele lançados, possibilitando o acesso remoto aos dados, via internet, sete dias por semana, 24 horas por dia a todos os funcionários e colaboradores autorizados.

O módulo de informatização de arquivos físicos possui inúmeros recursos:

  • Indexação dos documentos mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e campos configuráveis: departamento, título, nomes, datas e números, possibilitando personalizar o sistema a características específicas da sua empresa;
  • Impressão dos rótulos das caixas e pastas;
  • Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para alocação de cada unidade integrante do acervo na sede da empresa;
  • Definição automática do local de arquivamento de novos documentos, conforme seu título documental;
  • Criação da central de atendimento;
  • Controle de empréstimo de documentos, com impressão de protocolos;
  • Histórico das solicitações e devoluções;
  • Controle de temporalidade, com relatório de documentos a serem expurgados;
  • Realização de consultas com possibilidade de filtragem em variados níveis;
  • Categorias de permissão conforme o usuário, com restrições de acesso a índices e documentos predeterminados, e ainda delimitações para consulta, inclusão, exclusão de documentos e operação de funções avançadas.

Vantagens da organização de arquivos:

  • Disponibilização de espaço físico;
  • Organização física adequada;
  • Sistema de identificação visual;
  • Padronização dos métodos de arquivamento;
  • Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
  • Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
  • Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
  • Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
  • Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.