Blog Arquivar

Guarda de Documentos oferece segurança e organização ao seu arquivo

Antes de mais nada, reflita por um instante: como está o arquivo físico de sua empresa? Os funcionários fazem a gestão de documentos e precisam acessar os dados com alta frequência, quando isso é necessário, o fazem com facilidade e fazem o controle e guarda de documentos de maneira adequada? Ou encontram problemas no processo?

Se você detectou problemas no fluxo de trabalho com a gestão de documentos e viu que seu armazenamento não oferece a segurança necessária, é hora de conhecer os benefícios da Guarda de Documentos Terceirizada.

Os dois pilares para uma Guarda de Documentos eficiente

  • Organização
  • Segurança

A cada dia organizações de todos os segmentos produzem diversos documentos e praticamente todos os setores utilizam documentos em suas atividades. Alguns se destacam, como o financeiro e o Departamento pessoal, mas o fato é que a produção é intensa.

Com a correria da rotina e o passar do tempo, todos esses documentos formam uma avalanche de papel, tornando a criação de processos de guarda de documentos necessários e fazendo com que o acesso aos dados se transforme em uma tarefa árdua e cheia de dificuldades. Entenda como a guarda de documentos terceirizada pode ajudar.

A terceirização da Guarda de Documentos

A guarda de documentos pode ser a peça que está faltando para as estratégias de aumento da produtividade nas empresas. Parte das soluções para a gestão de documentos, a Guarda de Documentos é o serviço que, a grosso modo, cuidará do arquivo físico. Como resultados pode-se destacar:

  • Redução de custos;
  • Diminuição de riscos para o arquivo;
  • Liberação do espaço físico na sede da empresa;
  • Melhora da qualidade de vida no trabalho;
  • Agilidade em consultas e localização de informações;
  • Preservação correta dos documentos;
  • Guarda de documentos em ambiente monitorado.

Por que a organização e a segurança são tão importantes para a Guarda de Documentos?

A organização é a base de todo o processo de guarda de documentos. Mais do que colocar cada documento no lugar, é por meio dela que se estabelecerá parâmetros para a correta gestão dos documentos, definindo as coordenadas de localização e rotinas para a execução do trabalho, o que tornará a gestão dos documentos, de fato, estratégica. Em um ambiente corporativo, essa gestão jamais ocorrerá com a eficiência e organização existentes nos serviços de guarda.

Com os arquivos devidamente distribuídos, todo o processo de localização, identificação e monitoramento se torna possível e consideravelmente mais rápido. Sem os métodos de organização adequados, a guarda torna-se apenas um meio de transferir a “bagunça”.

O trabalho de organização é formado pelas seguintes etapas:

– Triagem, higienização e separação dos documentos;

– Criação dos critérios de indexação (de acordo com a realidade e a rotina do cliente);

– Implantação do sistema de gestão eletrônica de documentos (GED), que permitirá o gerenciamento virtual do acervo. Estes recursos são disponibilizados através software para gestão de documentos ArqGed.

Muito falamos de segurança, mas em se tratando de guarda de documentos, o que ela quer dizer exatamente?

Quando se fala em segurança da informação, o primeiro caminho a se pensar é migração para o meio digital. A guarda de documentos também reserva informações e dados sigilosos, que devem ser geridos com acesso restrito. E quando se trata de documentos físicos, a segurança não se restringe só a acessibilidade, ela envolve também a preservação física do acervo, evitando deterioração, perdas e extravios.

– Condições de Armazenamento:
Para que o arquivo em guarda seja fisicamente protegido, é preciso ser armazenado em condições ideais de temperatura, luminosidade e com produtos adequados para a prevenção de deterioração em função dos efeitos do ambiente (insetos, tempo etc.). Além disso, o local onde as caixas deverão depositadas para a guarda dos documentos, obrigatoriamente devem oferecer recursos de prevenção e combate a acidentes como enchente e incêndios.

– Monitoramento e rastreabilidade:
O sistema de gestão de documentos utilizado no gerenciamento da guarda documental, deve ser capaz de monitorar cada ação realizada, acompanhando o tramite de cada documento. Por meio de recursos do software, é possível rastrear a localização do arquivo, quem “pegou”, em qual horário foram feitas retiradas ou devoluções, e a qual atividade o documento se destinou. Com tais funcionalidades, o risco de vazamento de informações, extravio e perda de documentos é mínimo, tornando a gestão de documentos na empresa um diferencial estratégico.

Para encontrar a melhor solução em guarda de documentos terceirizada, entre em contato com nossa equipe e solicite uma demonstração.