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Prefeitura Municipal de Aracaju executa projeto de gestão documental que gera economia mensal de R$ 45 mil

A busca constante de soluções eficazes e inovadoras para problemas inerentes ao funcionamento da Prefeitura Municipal de Aracaju (PMA) é um dos focos da Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplog). Nesse sentido, já está em curso um programa de Gestão Documental, que atua na perspectiva de preservar o importante acervo histórico relativo aos servidores, que passa a ter tratamento profissional, com a respectiva digitalização, eliminando os riscos de danos como inundações e incêndios. Além de preservar o importante acervo, a iniciativa, desenvolvida por uma empresa vencedora de licitação específica, proporciona uma economia de aproximadamente R$ 45 mil/mês.

Antes desse processo, a administração municipal gastava cerca de R$ 78 mil/mês com aluguel de galpões, insumos e 13 funcionários envolvidos nessa atividade. Com a adoção da Gestão Documental por empresa especializada, os custos estão na ordem de R$ 33 mil/mês, com a garantia de acesso imediato aos dados e aos prontuários dos servidores ativos e inativos a partir de um sistema próprio que também é oferecido pela empresa.

De acordo com a coordenadora geral de Gestão de Pessoal da Seplog, Fernanda Moura, esta é uma importante conquista, uma vez que estes documentos são elementos fundamentais para a vida funcional dos servidores, eventuais processos judiciais pós-aposentadoria, e para a própria história do corpo funcional da PMA. “Estamos conseguindo, graças à visão de gestão do prefeito Edvaldo Nogueira, incorporar uma conquista que se transformará num legado para a administração municipal. Era um suplício atender às demandas da nossa Procuradoria, por exemplo, buscando em pilhas de documentos e sem a participação de profissionais capacitados em Gestão Documental. Hoje, é satisfatório ver a organização e acondicionamento profissional deste acervo que é a história da nossa administração municipal”, destacou a coordenadora.

Responsabilidade Ambiental

A gestão documental faz parte de um conjunto de medidas que compõem o adensamento tecnológico necessário a uma gestão inteligente. Nessa perspectiva também estão sendo desenvolvidas iniciativas como a remodelagem de processos , transferência do atendimento físico para o virtual , automação de processos de trabalho e investimento em tecnologia e capacitação.

A expectativa é de que, a médio prazo, não se utilize mais papel nas tramitações internas entre as secretarias e órgãos da PMA, reduzindo a chamada “pegada de carbono”, que é um índice correlato aos impactos de cada ação no ambiente de trabalho com o comprometimento de recursos naturais, como a derrubada de árvores para fabricação do papel, por exemplo. Reduzindo papel, reduz-se a necessidade de espaço para armazená-lo. O que é um desafio posto hoje para todas as organizações.

Abordagem Profissional

Ao receber o acervo na condição em que se encontra (muitas vezes deteriorado), a empresa especializada promove a higienização, digitalização e organização dentro de uma lógica mais adequada à sua recuperação, quando isso se fizer necessário. De acordo com o supervisor da empresa Arquivar, Daniel Oliveira, que é a responsável pelo serviço, após digitalizado numa sequência lógica, o acervo é inserido num sistema próprio e colocado à disposição da administração municipal com todo o suporte.

“Todo o nosso pessoal é capacitado especificamente em Gestão Documental e em prevenção de incêndio para assegurar a integridade do acervo. Nós entendemos a importância que ele tem já que aqui está a historia da administração e dos servidores que fizeram e fazem a Prefeitura de Aracaju”, assegurou o supervisor.

Ainda de acordo com Daniel, a empresa, que atua em diversos estados do Brasil e em outros países, também investe na segurança dos sistemas para garantir também o acervo digitalizado. “Temos diversos servidores mantidos exatamente com esta finalidade. E mantemos nosso suporte à disposição dos profissionais encarregados de acessar o acervo e os arquivos. Todos os ambientes, virtuais e físicos, são rigorosamente controlados”, complementou o supervisor ao descrever a área onde são mantidos os arquivos, que supera os 1.700 metros quadrados.

Atualmente, o acervo da PMA já ocupa cerca de 13 mil caixas, com os prontuários de servidores ativos e inativos, e a estimativa é de que até meados do mês de abril seja concluída a etapa de digitalização desse acervo.

Fonte: www.aracaju.se.gov.br