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Gestão de documentos ajuda o Departamento Pessoal a ser estratégico

O Departamento Pessoal (DP) de várias empresas ainda convive com informações e papéis empilhados e sem qualquer tratamento. Mudar isso é um desafio constante, mas que pode ser superado.

Falta algo simples, conhecido e fácil de encontrar no mercado: a gestão de documentos e soluções tecnológicas que eliminem essa desorganização e o volume crescente da papelada corporativa.

Os documentos do Departamento Pessoal

Os documentos acumulados no DP guardam informações importantes para demandas jurídicas, solicitações de funcionários e dados importantes sobre quem trabalha e ou trabalhou na empresa.

A deterioração e o misterioso desaparecimento de informações são um fantasma comum e ataca empresas sem qualquer discriminação. Segundo a AIIM (Association for Information and Image Management), 40% do tempo dos colaboradores de uma organização é perdido na busca de informação e em 80% dos casos as pessoas simplesmente não encontram as informações que precisam.

A falta de um controle efetivo sobre isso traz prejuízos como o aumento de causas trabalhistas perdidas, erros ou inconsistências na coleta e comparação de dados, aumento do volume de cópias e necessidade de investimento em espaço físico.

Com todos esses problemas, os gestores e funcionários deste setor ficam com as agendas carregadas de problemas operacionais e não conseguem tempo e recursos para se dedicarem às questões estratégicas e fundamentais para as empresas.

O que fazer?

Por lei, as corporações precisam guardar documentos sobre seus funcionários. A temporalidade varia e pode chegar, em alguns casos, a 30 anos para fatores de benefício previdenciário. Mas isso não significa que essa papelada necessite ficar no Departamento Pessoal ou que tudo isso precise de ter um encaminhamento de forma manual. Eles devem ser guardados em um local especializado, seguro e consultados de forma que facilite a sua organização e evite a perda e a degradação do documento original.

A Arquivar oferece uma solução específica e completa para o Departamento Pessoal que engloba, em um software exclusivo, um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, relatórios e gráficos gerenciais, gestão documental, guarda física e descarte.

A solução DP aumenta a eficiência e a produtividade pela segurança no arquivamento dos documentos e informações que podem ser recuperados facilmente e serem convertidos em ações estratégicas.

Quer saber mais e entender como a Solução Departamento Pessoal pode melhorar o desempenho das atividades da sua empresa? Entre em contato conosco!