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Gestão de documentos reduz custos em pequenas e médias empresas

As pequenas e médias empresas (PMEs) têm expressivo papel na economia do Brasil. A cada dia exercem atividades mais complexas e a tecnologia vem a calhar quando o assunto é crescimento. Você que é empreendedor ou funcionário de uma PME, está na hora de conhecer os benefícios que a gestão de documentos oferece para o negócio.

Há quem afirme que gestão de documentos é apenas para as grandes corporações e para os megagrupos. Então, fica a pergunta: seu negócio precisa aumentar a produtividade, reduzir custos e manter a segurança de processos e informações? Se a resposta for sim, este post vai lhe ajudar.

Imagine só a quantidade de documentos e informações gerados: as PMEs representam uma considerável fatia do mercado brasileiro. É o segmento que mais emprega pessoas e de acordo com especialistas mantiveram-se firmes durante a crise, em comparação a outros setores. Atualmente, o Brasil conta com 15.920.031 pequenas e médias empresas ativas, conforme dados da CNC (Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo).

Gestão de Documentos e Produtividade

Estima-se que em média 08 horas por semana são perdidas com problemas na localização de documentos, duplicação de informações, separação de papeis. São aproximadamente quatro dias de trabalho perdidos a cada mês, a cada funcionário que lida diretamente com as demandas que envolvem uso de documentos.

Antes de pensar que o problema está no colaborador, analise as ferramentas que a empresa usa para gerenciar arquivos digitais e as condições do seu arquivo físico. Será que estão adequados ou será que contribuem para o gasto excessivo de tempo?

A Sergipe Previdência, cliente Arquivar, levava em torno de 30 dias para liberar a consulta de dados e providenciar a cópia de documentos. Após implantarem as soluções de gestão documental, o prazo caiu para apenas duas horas. Economia de tempo, de recursos e melhora considerável da qualidade do atendimento à população. Conheça o case.

Economizando dinheiro

Você já deve estar aí calculando quanto está indo embora com o tempo dos colaboradores. É muito tempo sendo despendido em processos que podem ser otimizados e sem gargalos. A boa notícia é que com as soluções corretas para as necessidades de sua empresa, o ganho de agilidade é altíssimo e os funcionários podem se dedicar a atividades mais estratégicas e rentáveis.

Além disso, como a gestão de documentos lhe ajuda a otimizar sua estrutura de custos das seguintes maneiras:

  • Redução de perdas processuais por não apresentação de documentos;
  • Diminuição notável de custos com cópias, impressões e transporte de documentos;
  • Redução do risco de perda por acidentes como enchentes e incêndios;
  • Índice baixíssimo de perdas e extravios.
  • Eliminação do risco de perdas de informações por deterioração de arquivos.
  • Segurança do acervo.

E por falar em segurança, fique atento aos mecanismos de segurança em seu sistema. Recentemente, as pequenas e médias empresas passaram a ser alvo de cibercriminosos. Isso porque a maioria ainda não investe em soluções eficazes, ou muitas vezes não tem nenhum recurso de proteção. Os crimes mais comuns são sequestro de dados, invasão do sistema para captura de dados sigilosos e danificação do arquivo.

Na maior parte dos casos, os dados e o controle do sistema só são devolvidos após o pagamento de um “resgate”. É uma grande dor de cabeça e gera muitos prejuízos. Quando se conta com gerenciamento estratégico de informações e documentos, backups eficazes e medidas de proteção, o risco de ataque é significativamente menor. Para entender melhor, recomendamos esta leitura: Sequestro de dados: o que é e como se proteger?

É caro investir em gestão de documentos?

Como você viu, os benefícios são diversos. E são capazes de tornar seu negócio ainda mais competitivo. O retorno é visto na melhoria da qualidade de processos, na redução de espaço ocupado com papelada e na otimização da rotina de trabalho.

Na Arquivar trabalhamos com soluções customizadas de acordo com as características, as necessidades e as condições de cada cliente. Assim, o cliente não paga por serviços que ele não precisa e não fica sem as soluções que realmente são necessárias.

Um projeto de gestão de documentos para pequenas e médias empresas pode ser a estratégia que está faltando para decolar ainda mais seu negócio. Conte com nossa equipe para desenvolver um projeto eficaz e na medida do que você precisa. Entre em contato conosco.